Gestión de las Comunicaciones Public

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Plataforma de entrenamiento en Gestión de Proyecto

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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecución o resultado del proyecto. El Gráfico 10-1 proporciona una descripción general de los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, a saber: Planificar la Gestión de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles. Gestionar las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones. Controlar las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto. Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos a menudo pueden presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo, entre otras: • Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el público); • Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrónicos, memorandos, discusiones ad hoc); • Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y horizontal (entre pares); • Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y • Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).   La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección general y a la dirección de proyectos. Éstas incluyen, entre otras: • Escuchar de manera activa y eficaz; • Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión; • Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que éste pueda ser más eficaz; • Investigar los hechos para identificar o confirmar información; • Investigar y gestionar expectativas; • Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo una acción; • Motivar para proporcionar estímulo y confianza; • Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados; • Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes; • Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y • Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos.   Descripción General de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Planificar la Gestión de las Comunicaciones Entradas .1 Plan para la dirección del proyecto .2 Registro de interesados .3 Factores ambientales de la empresa .4 Activos de los procesos de la organización Herramientas y Técnicas .1 Análisis de requisitos de comunicación .2 Tecnología de la comunicación .3 Modelos de comunicación .4 Métodos de comunicación .5 Reuniones Salidas .1 Plan de gestión de las comunicaciones .2 Actualizaciones a los documentos del proyecto ----------------------------------------------------------------------------------------- Gestionar las Comunicaciones Entradas .1 Plan de gestión de las comunicaciones .2 Informes de desempeño del trabajo .3 Factores ambientales de la empresa .4 Activos de los procesos de la organización Herramientas y Técnicas .1 Tecnología de la comunicación .2 Modelos de comunicación .3 Métodos de comunicación .4 Sistemas de gestión de la información .5 Informes de desempeño Salidas .1 Comunicaciones del proyecto .2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto .3 Actualizaciones a los documentos del proyecto .4 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización ----------------------------------------------------------------------------------------- Controlar las Comunicaciones Entradas .1 Plan para la dirección del proyecto .2 Comunicaciones del proyecto .3 Registro de incidentes .4 Datos de desempeño del trabajo .5 Activos de los procesos de la organización Herramientas y Técnicas .1 Sistemas de gestión de la información .2 Juicio de expertos .3 Reuniones Salidas .1 Información de desempeño del trabajo .2 Solicitudes de cambio .3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto .4 Actualizaciones a los documentos del proyecto .5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
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¿Cuántas veces has borrado un correo de voz sin escuchar el mensaje hasta el final? ¿Tu buzón de entrada está inundado de correos electrónicos? ¿Cuántas veces un miembro del equipo no recibió información importante que podría haber afectado su trabajo? Este tipo de situaciones ocurren con bastante frecuencia en los proyectos e indican que se necesita planificar y gestionar mejor las comunicaciones. Piensa en tus proyectos del mundo real. ¿Cuánto tiempo pasas planeando y gestionando las comunicaciones? En casi todos los estudios, los asuntos relacionados con las comunicaciones son los problemas más frecuentes que enfrenta un director durante un proyecto. Los directores de proyectos pasan hasta el 90 por ciento de su tiempo comunicando. Siendo la comunicación una parte tan importante de la dirección de un proyecto, ¿no deberíamos asegurarnos de planificar, estructurar y controlar nuestros mensajes? Muchos directores de proyectos principiantes no hacen nada por tratar el tema de las comunicaciones en sus proyectos, más allá de presentar informes de estado. A medida que los directores de proyectos adquieren experiencia, a menudo reconocen la necesidad de contar con un plan de gestión de las comunicaciones estructurado, y sus comunicaciones oficiales van más allá de simplemente informar el estado del proyecto. Los directores de proyectos altamente experimentados y eficaces también crean un plan de gestión de las comunicaciones y van más allá de los informes de estado, pero también realizan lo siguiente: preguntan a los interesados lo que necesitan que se les comunique, identifican qué comunicaciones necesitan por parte de los interesados y, con frecuencia, replantean las comunicaciones en las reuniones de equipo, con el fin de limitar los problemas potenciales de comunicación. Este es el tipo de pensamiento que debes tener acerca de la comunicación en los proyectos para poder aprobar el examen. A pesar de que no es particularmente difícil, asegúrate de tomarte en serio este capítulo y encontrar tus brechas con respecto a las comunicaciones. Frecuentemente, las preguntas sobre las comunicaciones están combinadas con otros temas. Por ejemplo, una EDT podría utilizarse como una herramienta de comunicación (ver el capítulo Gestión del Alcance), y las estrategias de la respuesta a los riesgos deberían ser comunicadas a los interesados (ver el capítulo Gestión de los Riesgos). También es posible que veas preguntas que vinculan la gestión de las comunicaciones con la gestión de los interesados. Como podrías esperar, estos dos aspectos están estrechamente relacionados: para gestionar a los interesados y sus expectativas, y poder mantenerlos informados e involucrados se requieren comunicaciones bien concebidas. Para obtener más información, consulta el capítulo Gestión de los Interesados.   Comunicación efectiva El remitente debe codificar cuidadosamente un mensaje, determinar el método de comunicación para enviarlo y confirmar que el mensaje haya sido comprendido. Cuando se codifica el mensaje, el remitente necesita tener en cuenta los siguientes factores de comunicación: • No verbal Una gran parte de la comunicación en persona es no verbal (es decir, se basa en los gestos físicos). Esto también se conoce como lenguaje corporal. • Paralingüística El timbre y tono de voz también ayudan a transmitir un mensaje hablado. • Palabras Las palabras y las frases que elija el remitente son un componente fundamental del mensaje, pero su significado puede variar según los factores no verbales y paralingüísticos que lo acompañen; o incluso la ausencia de estos factores en la comunicación escrita. Para confirmar que se comprendió el mensaje, es conveniente que el remitente pida retroalimentación con preguntas como "¿Puedes reformular lo que dije con tus propias palabras?" Pero, en última instancia, depende del receptor garantizar que haya recibido y comprendido todo el mensaje. El párrafo anterior se aplica a las interacciones individuales, así como a la planificación de las comunicaciones. Es posible planificar no sólo los tipos de comunicación que se utilizarán, sino también las formas en que el remitente pueda confirmar que el receptor interpretó el mensaje según lo previsto. Los interesados consultarían el plan de gestión de las comunicaciones para saber no sólo qué información comunicar y en qué momento, sino también para entender las reglas básicas y los requisitos sobre el modo de comunicarse y confirmar que el mensaje fue comprendido. Escucha efectiva Entonces, ¿qué debería hacer el receptor para decodificar cuidadosamente el mensaje y confirmar que ha sido comprendido? El receptor debería observar al interlocutor para captar gestos físicos y expresiones faciales; enfocarse en el contenido del mensaje sin realizar juicios ni distraerse o interrumpir; pensar en qué decir antes de responder y utilizar la escucha activa. Escucha activa significa que el receptor confirma que está escuchando, expresa acuerdo o desacuerdo y pide clarificación cuando es necesario. Aun si un mensaje no es comprendido, el receptor debe reconocer el mensaje; es decir, expresar cosas como "no estoy seguro de haber entendido. ¿Puedes explicármelo otra vez?" Así como el remitente, el receptor necesita codificar cuidadosamente su respuesta y tener en mente los efectos potenciales de la comunicación no verbal (lenguaje corporal) y paralingüística al brindar la retroalimentación.
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