GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

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GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
elizabeth coronel
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elizabeth coronel
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259
2

Resource summary

Question 1

Question
La importancia de la Administración radica en:
Answer
  • - Hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización.
  • Seleccionar al Talento Humano, conforme a los perfiles y necesidades empresariales
  • -Dotar de recursos financieros a la entidad
  • Ninguno de los anteriores

Question 2

Question
La Universalidad de la Administración como una característica de la misma, se refiere a:
Answer
  • Tener características propias que le proporcionan carácter de específica
  • Se realiza en todo momento de la vida de una empresa, en mayor o menor grado intervienen los elementos administrativos.
  • Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
  • El fenómeno administrativo se da donde quiera que exista un organismo social, porque en él tiene que existir siempre coordinación sistemática de medios, es universal porque se puede aplicar en todo tipo de organismo social.

Question 3

Question
- La Administración es aplicada en:
Answer
  • Empresas pequeñas y grandes
  • Unidades productivas
  • Instituciones públicas y privadas
  • En todas las anteriores

Question 4

Question
Señale los principios administrativos de Frederick Winslow Taylor ( 1856-1915):
Answer
  • Disciplina
  • Planeación, preparación, control, ejecución
  • División del trabajo
  • - Unidad de Mando

Question 5

Question
El principio de la División de Trabajo de la Administración de Henry Fayol, se refiere a:
Answer
  • Los gerentes deben guiar para que se hagan las cosas
  • Los miembros de la organización tienen que respetar las reglas
  • Cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar su trabajo
  • Cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona

Question 6

Question
La definición de Empresa en términos comerciales es:
Answer
  • - Conjunto de recursos que aportan a fortalecer la imagen corporativa
  • Razón social y recursos para la producción
  • Empresa es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a unas demandas y deseos de clientes a través de la actividad económica.
  • Ninguna de las anteriores

Question 7

Question
- La misión de una empresa debe responder a
Answer
  • El origen del capital inicial
  • La razón de ser, objetivos, tácticas, estrategias y políticas de actuación
  • El número de integrantes
  • - Ninguna de las anteriores

Question 8

Question
- La clasificación de las Empresas, se realiza de acuerdo a:
Answer
  • Por el número de personas que las integran
  • Por la legislación que las rige
  • Por la función social que cumple
  • Todas las anteriores

Question 9

Question
Las Empresas se clasifican en individuales o sociedades, de acuerdo a:
Answer
  • La legislación que las rige
  • El número de personas que las integran
  • Por su actividad fundamental
  • Por el volumen de operaciones

Question 10

Question
- Las Empresas se clasifican por la Legislación que las rige en:
Answer
  • Individuales o sociedades
  • Civiles, mercantiles
  • Pequeña, mediana y gran empresa
  • Públicas, privadas, mixtas y autónomas

Question 11

Question
Las empresas se clasifican por la Acividad Fundamental que cumplen en:
Answer
  • Civiles, mercantiles
  • Individuales o sociedades
  • Extractivas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, benéficas, entre otras
  • Pequeña, mediana y gran empresa

Question 12

Question
- Las empresas se clasifican por la Función Social que cumplen en:
Answer
  • Públicas, privadas, mixtas y autónomas
  • Extractivas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, benéficas, entre otras
  • Individuales o sociedades
  • Civiles, mercantiles

Question 13

Question
Las empresas se clasifican por el Volumen de sus Operaciones en:
Answer
  • Extractivas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, benéficas, entre otras
  • Individuales o sociedades
  • Civiles, mercantiles
  • Pequeña, mediana y gran empresa

Question 14

Question
Los objetivos de la Empresas en el ámbito Económico-Empresarial son:
Answer
  • Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas
  • Mantener el capital a valor presente
  • Reinvertir en el crecimiento de la empresa
  • Todos los anteriores

Question 15

Question
Uno de los objetivos de la Empresa en el ámbito de Operación, es:
Answer
  • Mantener el capital a valor presente
  • Proporcionar empleo
  • Investigar las necesidades del mercado para crear nuevos productos y servicios competitivos
  • Sustituir importaciones y en algunos casos generar divisas y tecnología

Question 16

Question
- Los objetivos de la Empresa en el ámbito Social, son:
Answer
  • Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado
  • Sustituir importaciones y en algunos casos generar divisas y tecnología
  • Proporcionar empleo
  • Todas las anteriores

Question 17

Question
Los recursos materiales de la empresa, están constituidos por:
Answer
  • Fórmulas, patentes, marcas
  • Posibilidad de desarrollo
  • Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados
  • Dinero en efectivo

Question 18

Question
Los recursos técnicos de la empresa, pueden ser:
Answer
  • Instalaciones, edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos
  • Aportaciones de socios, acciones
  • Fórmulas, patentes, marcas, sistemas de producción, de ventas, de finanzas
  • Ideas, imaginación, creatividad, habilidades

Question 19

Question
- El Talento Humano es indispensable para cualquier grupo social o empresa, porque:
Answer
  • De ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos, generan la posibilidad de desarrollo, ideas, imaginación, creatividad, habilidades, sentimientos, experiencias, conocimientos.
  • Sirven como herramientas o instrumentos auxiliares en la coordinación de otros recursos
  • Son bienes tangibles de la empresa para poder ofrecer sus servicios
  • Ninguno de los anteriores

Question 20

Question
La comunicación puede definirse como:
Answer
  • Proceso de interacción social a través de símbolos y sistemas de mansajes que se producen como parte de la actividad humana.
  • Proceso humano de interacción de lenguajes que se encuentran más allá del traspaso de la información.
  • - Es más un hecho socio cultural que un proceso mecánico
  • Todos los anteriores

Question 21

Question
- En los elementos o factores de la comunicación humana el Emisor es:
Answer
  • Contenido de la información
  • Conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que se utiliza para transmitir el mensaje
  • Es el punto (persona, organización) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje, es decir, los codifica para poder llevarlos de manera entendible al receptor.
  • Medio de comunicación entre el emisor y receptor

Question 22

Question
En la redacción de comunicaciones se observan cualidades, como:
Answer
  • Puntualidad
  • Brevedad, claridad, precisión, coherencia
  • Calidad del Papel
  • Tecnología de punta
  • Ninguna de las anteriores

Question 23

Question
Ejercicio de Precisión Semántica: Llene los espacios en blanco con sus correspondientes vocablos, tomados de los que aparecen al pie del ejercicio: No bebía licores, era……[blank_start]abstemio[blank_end] En materia de religión era un ………..[blank_start]escéptico[blank_end] Se consideraba ciudadano del mundo, era un……..[blank_start]cosmopolita[blank_end] Por su vestimenta y modales parecía un ………[blank_start]palurdo[blank_end] Presumía de sabio, sin serlo, era un ….[blank_start]sabihondo[blank_end] Vivía en soledad, entregado a la oración y meditación, era un ….[blank_start]anacoreta[blank_end] Era un hombre deshonesto e inmoral, era un……….. [blank_start]impúdico[blank_end] Era imperturbable ante el dolor, era …….[blank_start]estoico[blank_end] Era nuevo en la ciudad, era un …[blank_start]forastero[blank_end] Gritaba y manoteaba como un ….[blank_start]energúmeno[blank_end] Poseía muchas tierras, era un ….[blank_start]terrateniente[blank_end] Prestaba dinero con más interés que el debido, era un ….[blank_start]usurero[blank_end] Tenía la piel y los cabellos de color blancuzco, era un …..[blank_start]albino[blank_end] No sabía leer ni escribir, era un ……[blank_start]analfabeto[blank_end] Era un hombre irresoluto, era un ….[blank_start]abúlico[blank_end] Había cometido muchas fechorías, era un ………..[blank_start]delincuente[blank_end] Tan poseído de sí mismo estaba, que era un perfecto …[blank_start]ególatra[blank_end] Era muy breve y conciso al hablar, era un ……….[blank_start]lacónico[blank_end] Era entendido en cálculos de seguros, era un …[blank_start]actuario[blank_end] Soñaba con ser un…..[blank_start]epígono[blank_end]…. de su mentor Sólo se preocupaba de dar satisfacción al populacho ( plebe) era un……..[blank_start]demagogo[blank_end] Discurría e inventaba con prontitud y facilidad, era …. [blank_start]Ingenioso[blank_end] Era siempre grave y compuesto en su actitud, era….[blank_start]mesurado[blank_end] Difundía su religión entre los paganos, era un……[blank_start]misionero[blank_end] Derrochaba sus bienes, era un …[blank_start]pródigo[blank_end]
Answer
  • abstemio
  • Estoico
  • forastero
  • terrateniente
  • escéptico
  • albino
  • epígono
  • demagogo
  • cosmopolita
  • pródigo
  • misionero
  • abstemio
  • palurdo
  • cosmopolita
  • sabihondo
  • anacoreta
  • sabihondo
  • impúdico
  • palurdo
  • escéptico
  • anacoreta
  • abúlico
  • usurero
  • . lacónico
  • impúdico
  • ególatra
  • analfabeto
  • delincuente
  • estoico
  • energúmeno
  • mesurado
  • ingenioso
  • forastero
  • Estoico
  • terrateniente
  • albino
  • energúmeno
  • epígono
  • actuario
  • demagogo
  • terrateniente
  • pródigo
  • misionero
  • abstemio
  • usurero
  • cosmopolita
  • sabihondo
  • anacoreta
  • albino
  • impúdico
  • palurdo
  • escéptico
  • analfabeto
  • abúlico
  • usurero
  • lacónico
  • abúlico
  • ególatra
  • analfabeto
  • delincuente
  • delincuente
  • energúmeno
  • mesurado
  • ingenioso
  • ególatra
  • Estoico
  • forastero
  • terrateniente
  • lacónico
  • albino
  • epígono
  • actuario
  • actuario
  • demagogo
  • pródigo
  • misionero
  • epígono
  • abstemio
  • cosmopolita
  • sabihondo
  • demagogo
  • anacoreta
  • impúdico
  • palurdo
  • Ingenioso
  • escéptico
  • abúlico
  • usurero
  • mesurado
  • lacónico
  • ególatra
  • analfabeto
  • misionero
  • delincuente
  • energúmeno
  • mesurado
  • pródigo
  • Estoico
  • forastero
  • terrateniente

Question 24

Question
La función del profesional en Secretariado en la actualidad ha cambiado sustancialmente, debido a:
Answer
  • Aplicación de alta tecnología
  • Valoración del aporte profesional en todas las áreas de servicio y producción
  • Capacidad de toma decisiones dentro del ámbito de su competencia
  • - Todas las anteriores

Question 25

Question
Las aptitudes del profesional en Secretariado Gerencial, están relacionadas a:
Answer
  • -Posición y sueldo en la empresa
  • - Recomendaciones y referencias personales
  • - Destrezas en la elaboración de la hoja de vida
  • -Ninguna de las anteriores

Question 26

Question
La aptitud del profesional en Secretariado Gerencial, implica la competencia entre otras, las siguientes áreas:
Answer
  • Redacción Comercial
  • Matemática Comercial
  • Organización de Oficina
  • Todas las anteriores

Question 27

Question
La información es importante porque:
Answer
  • Permite intercambiar mensajes, actitudes y sentimientos
  • Es un recurso vital para las empresas
  • Sirve de base para la toma de decisiones
  • Todas las anteriores

Question 28

Question
Las instituciones no pueden depender de la información “conservada” en la memoria de los individuos, porque:
Answer
  • Incide un deficiente clima organizacional
  • Es necesario producir, enviar y conservar la información en algún medio, para que pueda servir de referencia futura
  • Cambio frecuente de directivos
  • Ninguna de las anteriores

Question 29

Question
Un documento es:
Answer
  • El que está reconocido legalmente
  • Cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios
  • Solamente las actas e informes
  • Ninguna de las anteriores

Question 30

Question
La administración de documentos es:
Answer
  • Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas a la creación de los documentos
  • Llevar un control adecuado de ingresos y préstamo de documentos
  • Consignar la rúbrica o sumilla para despacho
  • Ninguna de las anteriores

Question 31

Question
Por qué los documentos son necesarios para tomar decisiones y planificar el futuro:
Answer
  • La información debe ser oportuna y completa para que se pueda proveer al menor costo posible y a tiempo a las personas que lo necesitan.
  • Están legalizados
  • Constituyen evidencias
  • Todas las anteriores

Question 32

Question
Cuáles son los métodos para mantener los registros de documentos?
Answer
  • Manuales y computarizados
  • Inductivo-deductivo
  • Analítico
  • Ninguno de los anteriores

Question 33

Question
Los métodos manuales son:
Answer
  • Alfabético, por asunto, numérico, geográfico
  • Agrupamiento de documentos
  • Enviados, recibidos, varios
  • Ninguno de los anteriores

Question 34

Question
La correspondencia, se refiere a:
Answer
  • Conjunto de cartas, informes, solicitudes, memorandos, actas y otros mensajes escritos
  • Documentación que se envía
  • Documentación que se recibe
  • Ninguna de las anteriores

Question 35

Question
El sistema de archivo manual es:
Answer
  • Arreglo sistemático de equipos y materiales que permiten la conservación de documentos de acuerdo a un plan establecido y procedimientos específicos
  • Colocar membretes en cada carpeta
  • Utilizar archivadores y estanterías
  • Ninguna de las anteriores

Question 36

Question
Señale el concepto de Archivo
Answer
  • Es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto.
  • Destreza para coleccionar los documentos
  • Llevar un registro de toda la información generada en la empresa
  • Ninguna de las anteriores

Question 37

Question
En un sistema de archivo manual, los expedientes se utilizan para:
Answer
  • Archivar memorandos, cartas, formularios, órdenes de compra, informes, entro otros documentos relativos a una persona, institución, asunto o negocio.
  • Archivar documentos en instituciones de salud
  • Archivar documentos en el área judicial
  • Ninguna de las anteriores

Question 38

Question
En el método de archivo computadorizado, el programa frecuentemente utilizado es:
Answer
  • Base de datos
  • Excel
  • Word
  • - Ninguna de las anteriores

Question 39

Question
De la clasificación de los documentos los documentos vitales, son:
Answer
  • Esenciales para la existencia de la organización, no deben destruirse mientras estén vigentes. Ejm.: títulos de propiedad, planos, contratos, testamentos, entre otros
  • Facilitan las operaciones diarias de la empresa. Ejm. Órdenes de compra, fracturas, cuentas por cobrar, inventarios.
  • Incluyen correspondencia general, memorandos, estados de cuenta bancarios. Su utilidad es temporera.
  • Incluyen información rutinaria como invitaciones, hojas de trámite, material publicitario. Se pueden destruir tan pronto como se tramitan.

Question 40

Question
El ciclo de vida de un documento es:
Answer
  • Creación- recibo, distribución, archivo, protección, localización, uso, transferencia y disposición o destrucción.
  • Uso, transferencia, creación-recibo, archivo, distribución, localización, protección, disposición o destrucción
  • Archivo, creación-recibo, transferencia, localización, distribución, localización, uso, disposición o destrucción
  • Ninguna de las anteriores

Question 41

Question
La creación o recibo de un documento es:
Answer
  • Cuando en una institución se produce, se redacta, digita e imprime un documento, o se lo utiliza digitalizado por correo electrónico. Cuando se recibe un documento.
  • Cuando se distribuye el documento hasta hacerlo llegar a las personas que lo necesitan
  • Cuando se conservan y protegen en gabinetes de archivos o en bóvedas especiales
  • Todas las anteriores

Question 42

Question
La correspondencia se clasifica en:
Answer
  • Externa e Interna
  • Alfabética
  • Numérica
  • Geográfica

Question 43

Question
La clasificación externa de la correspondencia, se refiere a:
Answer
  • La que se mantiene con instituciones fuera de la empresa
  • La que corresponde al archivo pasivo
  • La que corresponde al archivo administrativo
  • La que corresponde al archivo histórico

Question 44

Question
La clasificación interna de la correspondencia, es:
Answer
  • Aquella que se produce para distribución interna de la empresa, entre sucursales, sedes, departamentos, dependencias, incluyen memorandos, circulares, nóminas, entre otros.
  • La que se genera entre instituciones de la misma región geográfica
  • La que se distribuye a través de mensajes electrónicos
  • Ninguna de las anteriores.

Question 45

Question
Señale la rotulación, según el sistema de archivo que corresponda Ejemplos de rotulación Ecuador -Quito................................[blank_start]Geográfico[blank_end] Solicitudes de empleo...................[blank_start]Por Asuntos[blank_end] Martínez José Carlos ......................[blank_start]Alfabético[blank_end] 581-92-7247.....................................[blank_start]Numérico[blank_end]
Answer
  • Geográfico
  • Alfabético
  • Por Asuntos
  • Numérico
  • Por Asuntos
  • Geográfico
  • Numérico
  • Alfabético
  • Alfabético
  • Por Asuntos
  • Numérico
  • Geográfico
  • Numérico
  • Por Asuntos
  • Geográfico
  • Alfabético

Question 46

Question
Para seleccionar un sistema de archivo, se deben considerar los siguientes aspectos:
Answer
  • Que sea lo más estable posible
  • Que sea objetivo, es decir que no dependa de los criterios personales del archivero
  • Que se sustente en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos y del proceso administrativo del que son resultado
  • Todas las anteriores

Question 47

Question
Las etapas del Archivo, son
Answer
  • Archivo de gestión, intermedio, histórico
  • Alfabético
  • Geográfico
  • Ninguna de las anteriores

Question 48

Question
Según las etapas de archivo el de Gestión se refiere a:
Answer
  • La documentación en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente, se mantienen en la oficina. Tradicionalmente deben permanecer en esta fase, cinco años al menos
  • La documentación deja de tener valor de gestión, es un lugar parecido al administrativo, donde se depositan de manera masiva los documentos. Aquí se procede a la valoración, selección y expurgo. Está de 15 a 30 años.
  • Una vez que se valora culturalmente, se conserva en el archivo histórico a perpetuidad en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras.

Question 49

Question
- El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, debe ser aplicado en:
Answer
  • Todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado que tengan participación del Estado, en los términos establecidos en los Art. 1 y 3 de la LOTAIP., y será aplicado en todas las unidades administrativas de servicios archivísticos existentes en cada una de dichas dependencias
  • Empresas de producción
  • Instituciones educativas a nivel superior
  • Empresas petroleras

Question 50

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), las Instituciones deberán contar con:
Answer
  • La Unidad de Archivo Central, que dependerá de la Secretaría General o en su ausencia de la Dirección Administrativa y las Secretarías y Archivos de las unidades administrativas, dependerán jerárquicamente de los Directores o Jefes y funcionalmente para la aplicación del sistema, de la Unidad de Archivo Central, con el que mantendrán coordinación permanente.
  • Un delegado de la autoridad para organizar el archivo
  • Una comisión para organizar el archivo
  • Ninguna de las anteriores

Question 51

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), entre las funciones de la Unidad de Archivo Central (AAC), tenemos las siguientes:
Answer
  • Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional, que permitan la planificación, organización, control, supervisión y coordinación con las demás unidades administrativas de la institución.
  • Asignar funciones al personal que integra el Area de Archivo Central
  • Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivos
  • Todas las anteriores

Question 52

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), las Categorías de Archivos en el país se clasifican en:
Answer
  • Archivo Activo, Archivo Intermedio y Archivo Histórico
  • Archivo Inactivo
  • Archivo cronológico
  • Todas las anteriores

Question 53

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), el Archivo Intermedio se refiere a:
Answer
  • Series documentales transferidas por los Archivos Centrales de las instituciones de servicio público, permanece en éste hasta que prescriban sus valores administrativos
  • Documentación producto de la actividad institucional, documentación que es sometida a continua utilización y consulta.
  • Documentación con valores históricos y culturales, custodio del Patrimonio Documental
  • Ninguno de los anteriores

Question 54

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), la Gestión Documental es:
Answer
  • El inicio de la Gestión Institucional que establece los procedimientos de Entrada, Proceso, Salida y Retroalimentación de la Información.
  • Recibir los documentos
  • Redactar la contestación a las comunicaciones
  • Todas las anteriores

Question 55

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), la calificación de las comunicaciones recibidas consiste en:
Answer
  • Determinar si son de carácter oficial o personal
  • Analizar el remitente
  • Determinar lugar de procedencia
  • Ninguna de las anteriores

Question 56

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), los documentos se califican como oficiales cuando:
Answer
  • En el sobre consta el nombre y cargo del funcionario
  • Cuando en el sobre consta el nombre de la persona a quien va dirigido y la institución donde labora (el nombre de la institución se entiende como referencia de dirección)
  • Cuando en el sobre consta impresa la leyenda “Personal”
  • Todas las anteriores

Question 57

Question
- Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), la apertura y sello se refiere a:
Answer
  • Todas las comunicaciones recibidas y calificadas como oficiales, serán abiertas y revisadas por el responsable designado para esta labor, quien determinará si el documento cumple con los requisitos establecidos por la institución, de acuerdo al tipo de trámite, igualmente verificará si el documento tiene la firma de responsabilidad, dirección para la respuesta, existencia de anexos, fechas, entre otros.
  • Acto jurídico y administrativo que responsabiliza a la institución en el cumplimiento eficiente de un trámite.
  • Garantiza al usuario el control y seguimiento de la documentación recibida.
  • Todos los anteriores

Question 58

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), en el Proceso de la Gestión del Documento, se observarán los siguientes principios básicos:
Answer
  • La Unidad Administrativa debe tener constancia de su creación y definido su nivel jerárquico y funcional en la Estructura Institucional y responsable que la dirija.
  • La instancia responsable de la recepción, secuencia del registro, seguimiento y tenencia de los documentos son las Secretarias a nivel de Unidad Administrativa
  • Registrar la secuencia de gestión
  • Todas las anteriores

Question 59

Question
- Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), para la elaboración de respuestas, se observará:
Answer
  • - Que toda respuesta oficial al igual que los anexos, llevarán en las copias y al pie del documento la sumilla y firma de responsabilidad de los funcionarios que intervienen en la elaboración.
  • Que exista el debido respaldo para los argumentos constantes en el documento
  • Que esté debidamente legalizado
  • Ninguna de las anteriores

Question 60

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), el control y despacho de los documentos es responsabilidad de:
Answer
  • La Unidad de Archivo Central
  • Unidades Administrativas
  • Unidad de Trámite
  • Todas las anteriores

Question 61

Question
Los archivos se organizan de acuerdo a:
Answer
  • Importancia de la calidad.
  • La estructura que generan los documentos.
  • Clasificación de la información

Question 62

Question
La organización de archivos está enfocada a:
Answer
  • Colocar cada documento en su archivo
  • Clasificar los documentos respetando el orden cronológico, numérico y alfabético.
  • Que los archivos de oficina se ordenan.

Question 63

Question
La carpeta o folder se codifica y etiqueta tomando la base de la procedencia del archivo, en el siguiente orden:
Answer
  • Documento que inicia el Trámite
  • Toda la documentación que se genera en el proceso
  • Nombre de Fondo Documental (Nombre de la Institución)
  • Ninguna de ellos

Question 64

Question
Los archivos Auxiliares se constituyen con copias y estos se organizan de forma:
Answer
  • Numérica
  • Cronológica o alfabética a nivel orgánico estructural
  • Todas las anteriores

Question 65

Question
La ubicación, ventilación e iluminación son
Answer
  • Norma de Seguridad
  • Condiciones de archivador
  • Condiciones del sitio del archivo

Question 66

Question
Los documentos que se consultan con poca frecuencia se guardan en el archivo.
Answer
  • Centralizado
  • Gestión
  • Histórico

Question 67

Question
-Para lo difusión información se realiza los siguientes pasos:
Answer
  • Unidad de responsabilidad
  • Descripción a la información
  • Frecuencia de emisión
  • Acceso
  • Todos

Question 68

Question
- ¿Cuál es el primer archivo en el que ingresa un documento administrativo
Answer
  • En el archivo general
  • En el archivo de gestión
  • En el archivo intermedio
  • En el archivo primario

Question 69

Question
- ¿Son de libre consulta los archivos de gestión?:
Answer
  • No, salvo causas de fuerza mayor
  • No
  • Sí, salvo causas de fuerza mayor

Question 70

Question
Las expresiones gráficas o sonoras, ¿tienen la consideración de documento?:
Answer
  • No, nunca
  • Sí, si están recogidas en cualquier tipo de soporte material
  • Sólo los ejemplares no originales de ediciones
  • Sí, siempre que no estén en soporte informático

Question 71

Question
Todo documento del archivo de una Entidad Local, ¿es un documento administrativo?
Answer
  • No
  • Sólo los que tienen valor histórico
  • Solo los que tienen vigencia jurídica

Question 72

Question
Los documentos que emplean la imagen fija para representar la información se denominan:
Answer
  • Audiovisuales
  • Fotográficos
  • Textuales
  • Electrónicos

Question 73

Question
Señale la opción más correcta: En el análisis documental se utilizan técnicas como
Answer
  • La catalogación
  • La indización
  • La clasificación
  • Todas son correctas

Question 74

Question
Son características que constituyen el concepto de archivo
Answer
  • Es un conjunto de documentos
  • Se forma mediante el ejercicio de la actividad propia de una entidad
  • Es un conjunto orgánico
  • Todas son ciertas

Question 75

Question
De las siguientes, ¿cuál no es un sistema de ordenación de la documentación?:
Answer
  • Numérica
  • Cronológica
  • Sistemática
  • Alfabética

Question 76

Question
Cuando los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior, estaremos ante un orden:
Answer
  • Alfabético
  • Cronológico
  • Temporal
  • Todas son falsas

Question 77

Question
Los archivos judiciales se encuadran dentro de:
Answer
  • Los archivos públicos
  • Los archivos singulares
  • Los archivos históricos
  • Todas son ciertas

Question 78

Question
- A la forma de presentar el documento, el tamaño y las dimensiones, se le denomina:
Answer
  • Formato
  • Forma
  • Tipo
  • Estructura

Question 79

Question
- Son formas que puede revestir un documento, las siguientes:
Answer
  • Original
  • Copia
  • Borrador
  • Todas son ciertas

Question 80

Question
El conjunto ordenado de documentos que sirve como antecedente y fundamento para la resolución administrativa se denomina:
Answer
  • Expediente Administrativo
  • Acto administrativo
  • Documento administrativo
  • Procedimiento Administrativo

Question 81

Question
El certificado es un escrito que
Answer
  • Solicita el cumplimiento de los derechos cívicos
  • Invita a asistir a actos protocolarios
  • Justifica o da fe de un hecho o situación
  • Ninguna de las anteriores respuestas es correcta

Question 82

Question
El saludo es una comunicación breve que consta de:
Answer
  • Registro de entrada, asunto y firma
  • Encabezamiento, cuerpo y pie
  • Firma, asunto y fecha
  • Ninguna de las respuestas es correcta

Question 83

Question
Ordena, de mayor a menor, los siguientes tipos de agrupaciones documentales:
Answer
  • Serie, sección, subsección y fondo documental
  • Sub serie, serie, sección, fondo documental y unidad documental
  • Fondo documental, pieza documental o unidad archivística, sección, subsección y serie
  • Ninguna de las respuestas anteriores es correcta

Question 84

Question
Las funciones básicas del archivo son:
Answer
  • Conservar documentos
  • Recibir, conservar y servir documentos
  • Evitar la dispersión de los documentos y su acceso por parte de terceros
  • Ninguna de las anteriores respuestas es correcta

Question 85

Question
En relación con la materia que regulan, los reglamentos locales pueden ser:
Answer
  • Económicos, organizativos o ejecutivos
  • Administrativos o ejecutivos
  • De tantos tipos como materias
  • Ninguna de las alternativas anteriores es correcta

Question 86

Question
No es un documento que la Administración dirige a los ciudadanos:
Answer
  • El oficio
  • La carta
  • El recibo
  • La notificación

Question 87

Question
- Los reglamentos "praeter legem" son los:
Answer
  • Independientes
  • Ejecutivos
  • Ninguno de los anteriores
  • Todas son correctas

Question 88

Question
¿Cuál de los siguientes documentos contiene una determinada actuación material?
Answer
  • Un acta
  • Un certificado
  • Una diligencia
  • Todas son correctas

Question 89

Question
Los reglamentos pueden ser:
Answer
  • - Nulos y anulables
  • - Nulos solamente
  • - Anulables solamente
  • - Todas son correctas

Question 90

Question
¿Qué documentos son de libre consulta?:
Answer
  • Todos los que se haya en poder de la Administración.
  • Los documentos de archivos de gestión, previo pago de las exacciones establecidas.
  • Los documentos de archivos históricos.
  • Ninguna es correcta

Question 91

Question
¿Cuánto tiempo permanecerán en los Archivos de Oficina los documentos de Archivo generados por las diferentes unidades administrativas?:
Answer
  • La permanencia en ellos no será, en ningún caso, superior a cinco años
  • La permanencia en ellos no será superior a cinco años, salvo excepciones razonadas.
  • Sólo permanecerán en ellos en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente.
  • La permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas y excluida la documentación de apoyo informativo

Question 92

Question
Los documentos se conservan en el Archivo General hasta que cumplan:
Answer
  • 15 años desde la fecha en que fueron extendidos
  • 20 años desde la fecha en que fueron extendidos
  • 25 años desde la fecha en que fueron extendidos
  • Ninguna es correcta

Question 93

Question
- Una con lineas correctamente los siguientes conceptos. [blank_start]Temperatura[blank_end] Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede Disponerse de aire acondicionado o correntes provocadas [blank_start]Humedad[blank_end] Se recomienda utilizar archivadores, armarios o estanterías Metálicas. Los documentos del Archivo Pasivo deben ser Protegidos en cajas especiales de retención [blank_start]Polvo[blank_end] Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos con aspiradora, nunca con paño húmedo ni plumero, además será preferible acondicionar filtros por donde ingresa el aire. [blank_start]Ventilación[blank_end] Existen equipos llamados Planotecas o Mapotecas metálicos que sirven para guardarlo en forma horizontal o vertical, aquellos documentos considerados de alta importancia cubrirlos en su totalidad con papel pelón de aprox.60 gr [blank_start]Equipos para archivos[blank_end] La temperatura óptima debe oscilar de 18 a 22 grados centígrados, en ningun momento deberea sobrepasar esta temperatura. [blank_start]Equipos para planos[blank_end] Mapas u otros similiares Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso como por defecto por lo que la medida de humedad debe estar entre 45 y 55 por ciento.
Answer
  • Temperatura
  • Humedad
  • Polvo
  • Ventilación
  • Equipos para archivos
  • Equipos para planos, Mapas u otros
  • Humedad
  • Equipos para planos, Mapas u otros simil
  • Equipos para archivos
  • Ventilación
  • Polvo
  • Temperatura
  • Polvo
  • Equipos para archivos
  • Equipos para planos
  • Humedad
  • Temperatura
  • Ventilación
  • Ventilación
  • Equipos para archivos
  • Equipos para planos
  • Temperatura
  • Humedad
  • Polvo
  • Equipos para archivos
  • Temperatura
  • Humedad
  • Polvo
  • Equipos para planos
  • Ventilación
  • Equipos para planos
  • Humedad
  • Polvo
  • Ventilación
  • Equipos para archivos
  • Temperatura

Question 94

Question
El área fisica de los archivos se da por : El peso por metro lineal de documento es de ….. a …. kilogramos, la altura estará en un máximo de …. metros, la superficie de un deposito de Archivo puede ser de máximo ……….. metros cuadrados.
Answer
  • 60 a 70; 1.50 m. ; 300 m2
  • 60 a 75; 2,20 m.; 250 m2
  • 50 a 60; 2,20 m.; 200m2

Question 95

Question
Los equipos para archivos se: Recomienda utilizar archivadores, armarios o ……….............Los documentos del archivo pasivo deben ser protegidos en ………………………………....?
Answer
  • Estanterías metálicas
  • Estanterías metálicas, cajas especiales
  • Cajas especiales de retención

Question 96

Question
Ordene secuencialmente a) Nombre del expediente (agrupamiento de docmuentos realcionados entre sí) b) Nombre del fondo Documental (Nombre de la Institución) c) Nombre de la Serie Documental Aagrupamiento de expedientes similares) d) Nombre de la Seccion Documental (Nombre de la Unidad Administrativa)
Answer
  • a-b-d-c
  • b-d-c-a
  • c-d-a-b
  • a-c-b-d

Question 97

Question
Una con líneas el área física de los archivos. 1) [blank_start]Ventilación[blank_end] a) Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos con aspiradora nunca con paño húmedo ni plumero, además sería preferible acondicionar filtros por donde ingresa el aire. 2) [blank_start]Humedad[blank_end] b) Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponer de aire acondicionado o corrientes provocados. 3) [blank_start]Polvo[blank_end] c) Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso como por efecto por lo que la medida de humedad debe estar entre 45 y 55 por ciento.
Answer
  • Ventilación
  • Humedad
  • Polvo
  • Humedad
  • Ventilación
  • Polvo
  • Polvo
  • Humedad
  • Ventilación

Question 98

Question
Las etapas del Archivo, son
Answer
  • Archivo de gestión, intermedio, histórico
  • Alfabético
  • Geográfico
  • Ninguna de las anteriores

Question 99

Question
- El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, debe ser aplicado en:
Answer
  • Todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado que tengan participación del Estado, en los términos establecidos en los Art. 1 y 3 de la LOTAIP., y será aplicado en todas las unidades administrativas de servicios archivísticos existentes en cada una de dichas dependencias.
  • Empresas de producción
  • Instituciones educativas a nivel superior
  • Empresas petroleras

Question 100

Question
Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), las Categorías de Archivos en el país se clasifican en:
Answer
  • Archivo Activo, Archivo Intermedio y Archivo Histórico
  • Archivo Inactivo
  • Archivo cronológico
  • Todas las anteriores
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