Flugrama de compras

Flussdiagrammknoten

• Inicio

• Requerimiento de sugerencia

• Ingresa por koha?

• Se genera el reporte 378 desde KOHA de sugerencias realizadas para gestión se clasifican

• Si

• Por Correo

• No

• Son de usuarios?

• Se crea la Sugerencia en koha

• Se aplica el modelo de Evaluacion de sugerencias y se envía a los Profesionales de clasificación para revision y aprobacion

• Unidades Academicas

• Si

• No

• Es aprobada la sugerencia

• Se envia correo a los proveedores solicitando cotizacion del material requerido

• Si

• Se envio correo personalizado informando el motivo del rechazo y se cancela en KOHA

• No

• Se verifican existencias en el CRAI,usos de material, insusficiencias y versiones actualizadas

• Se compila la informacion de las cotizaciones enviadas por el proveedor en el formato "Planilla de gestión de pedidos de material Bibliografico" y se selecciona al proveedor con mejor oferta

• Se envia el formato "Planilla de gestión de pedidos de material Bibliografico" a las unidad academica o CRAI para verificación y aprobación de compra.

• Es aprobada por la unidad academica

• Si

• ¿Proveedor Nacional e Internacional?

• El proveedor envia por correo la factura.

• Si

• Se envia correo a la jefe de Desarrollo y Colecciones para aprobacion

• Se notifica al proveedor los libros que le fueron asignados

• Se aprueba la sugerencia en KOHA y se asigna a los proveedores y el fondo del presupuesto

• Se realiza seguiento de los pedidos y se envia correo al proveedor solicitud de entrega del material.

• El proveedor entrega el material y se recibe en koha, se pone código de barras, sello y se transfiere a procesos técnicos

• Se contabiliza la orden de compra en SAP

• Amazon: se descarga informe directamente en su plataforma

• No

• se solicita libración de la orrden de compra a la jefe de Desarrollo de Colecciones.

• se envia orden de compra por correo al proveedor

• ¿Proveedor Nacional?

• El proveedor radica la factura en la sede administrativa

• Proveedor Internacional: Adquisiciones envia por correo a contabilidad la factura y orden de compra

• se realiza seguimiento de contabilización y pago de la factura. (reporte SAP)

• Es entregado el material?

• Si

• Se reasigna a un nuevo proveedor

• El Valor de la reasignacion supera el 10%

• No

• Si

• NO

• Fin

• No

• Si

• No