ACUERDO 008 DE 2014

POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOS REQUISITOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE DEPÓSITOS, CUSTODIA, ORGANIZACIÓN, REPROGRAFIA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DEMÁS PROCESOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA EN DESARROLLO DE LOS ARTÍCULOS 13 Y 14 Y SUS PARÁGRAFOS 1 Y 3 DE LA LEY 594 DE 2000.
1. ACUERDA
  1. ARTICULO 1: Las entidades del estado en sus diferentes niveles y las privadas con funciones públicas y demás organismos regulados por la ley 594 del 2000, podrán contratar personas naturales o jurídicas para los servicios de custodia, organización,reprografía y conservación de documentos de archivo.
  2. ARTICULO 2: Las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben cumplir los siguientes requisitos: acreditar que cuentan con experiencia y debe acreditar que cuenta con el personal capacitado en su planta en archivística.
  3. ARTICULO 3: El contratista debe cumplir mínimo con los siguientes aspectos: ubicación en un terreno estable, instalaciones lejos de industrias contaminantes, reunir las condiciones de seguridad ambiente y ventilación, las placas y pisos deben tener buena resistencia, los pisos muros techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos al igual que la pintura, entre otras.
    1. ARTICULO 7: La entidad contratante deberá incluir en los estudios previos, de manera expresa las normas del AGN
  4. ARTICULO 4: Las personas naturales deben acreditar título universitario en conservación y restauración o formación especializada en esta área.
  5. ARTICULO 5: Las personas naturales o jurídicas que presten servicios de microfilmación y digitalización debe garantizar como mínimo: disponibilidad de instalaciones y equipos, personal capacitado, aplicación de las normas técnicas NTC 3723 y 4080, la aplicación de las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6199, 6428, 9848, 10196, crear una base de datos.
  6. ARTICULO 6: La administración pública en sus diferentes niveles y la privada con función pública deberá verificar y evaluar que las ofertas cumplan con los requisitos.
  7. ARTICULO 8: La entidad pública o privada con funciones públicas deberá incluir dentro de las obligaciones del contrato las normas expedidas por el AGN.
  8. ARTICULO 9: El AGN podrá realizar de oficio o por solicitud de parte, visitas de inspección y vigilancia a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
  9. ARTICULO 10: La persona natural o jurídica contratada por una entidad pública o privada con funciones públicas no podrá impedir el acceso a los funcionarios del AGN.
  10. ARTICULO 11: En la contratación de cualquier servicio archivístico, la administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán incluir una clausula que garantice la cobertura hasta 3 años despúes de terminado el contrato.
  11. ARTICULO 12: El contratista está obligado a cumplir las normas expedidas por el AGN que le sean aplicables.
  12. ARTICULO 13: El AGN podrá emitir las ordenes necesarias para que se suspenda de inmediato las prácticas que vulneren la integridad de los archivos públicos.
  13. ARTICULO 14: Las entidades públicas o privadas con funciones públicas, no podrán contratar a terceros para la custodia y administración de documentos históricos.
  14. ARTICULO 15: El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el acuerdo 037 de 2002y demás normas que le sean contrarias.

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