NORMAS BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA

Archivo de oficina
1. Documento producido o recibido por desarrollo de funciones
Objetivo
1. Facilitar el almacenamiento, control, manejo y generación de documentos
Funciones
1. Correcta organización
  1. Conservación original
  2. Soporte de acción administrativa
  3. Alineación organizacional
2. Preparación y transferencia
3. Formación de expedientes
4. Control y desarollo
5. Consulta
Tipos documentos
1. Recomendaciones básicas
  1. Todo documento tiene un origen y pertenece a un expediente
  2. Todo expediente pertenece a una serie documentada
  3. Cada unidad administrativa mantiene archivo organizado
  4. Diferenciación de archivos y documentos
  5. Responsable por área
2. Documentos informativos
Documentos administrativos
1. Expediente administrativo
  1. Unidad básica de documentos generados o producidos por una oficina (productor)
    1. Normatividad
      1. Ubicación en carpeta
      2. Separado por asunto
      3. Titulación de expediente
      4. Rotulación
        Unidad administrativa que lo produce
        Nº de expediente
        Serie documental a la que pertenece
        Título del expediente
        o Fechas extremas
        Índice de los documentos que se le van agregando.
      5. No separar contenído
      6. Realizar tareas con prontitud
      7. No hacer la duplicidad de documentos
      8. No hacer uso de documento original
      9. No incluir material de apoyo
      10. Orden cronológico
      11. Dejar constancia de expedientes en otros formatos
      12. constantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la unidad
2. Series documentales
  1. conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se producen
    1. Normatividad
      1. Identificar serie con procedimiento
      2. Expedientes clasificados por asunto
      3. Registrar cuadro de clasificación de documentos
      4. Criterios de orden
        Cronológico
        Alfabético
        numérico
3. Correspondencia
  1. Registra la materialización de las comunicaciones de la administración y demás áreas
    1. Normatividad
      1. Comunicación archivada en orden cronológico
      2. Clasificar la correspondencia como anexo o correspondencia
Instalación y conservación de documentos
1. Expedientes en trámite deberán ser aislados
  1. Rotulados con
    1. Nombre
    2. Fechas extremas
    3. Asunto
    4. Resumen del asunto
    5. Códigos
    6. Relaciones documentales
  2. Aspectos positivos
    1. Localización
    2. Identificación
    3. reestructuración de expedientes
2. Expedientes Finalizados enviados a archivo
Expurgar documentos
1. Acción que obedece a eliminar algunos archivos respetando primeramente el ciclo vital, ejemplos de los que se eliminan
  1. Copias y duplicados
  2. Notas internas
  3. Mensajería electrónica sin importancia
  4. Propagandas, catálogos o revistas comerciales
Transferencias al archivo principal
1. Objetivo Optimizar los proceso y espacios de la organización
2. Solicitud de espacio
3. Preparación de los documentos
4. Preparación de las cajas
5. Cumplimentación de la Relación de Entrega
6. Formalización de la transferencia
7. Transferencia de sellos
Procedimiento de préstamo
1. Realizar solicitud
2. Búsqueda
3. Formato de préstamo
4. Solicitar retiro
5. El daño o pérdida será asumido por la unidad que lo meneje en determinado momento
Correo electrónico
1. Documento de archivo si es resultado de un proceso o hace parte de un expediente
2. Su envío requiere de parámetros
  1. Identidad emisor-receptor
  2. Marcar el asunto
  3. Hacer uso correo institucional
  4. Cordialidad
  5. Contacto de respaldo
3. Su archivo obedece a la identificación y clasificación
Documentación electrónica

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