gestão de Documentos

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
1. Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos).
2. Utilização: ( tramitação e Uso)
  1. protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos; (Tramitação).
  2. expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando estiverem nas fases corrente e intermediária; (Tramitação)
  3. política de acesso aos documentos do arquivo; (Uso)
3. destinação: Avaliação e Arquivamento
4. valor do Documento.
  1. Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo, fiscal ou legal.
  2. Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário (secundário, mediato, acessório, histórico ou cultural),
  3. Agora, observe: o valor primário de um documento é temporário, enquanto o valor secundário é eterno. Os documentos que possuem este último traço não serão descartados ou eliminados, nunca.
5. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)
  1. Corrente
    1. aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes
    2. São mantidos próximos aos usuários diretos
    3. Seu acesso é restrito ao órgão produtor, respondendo por sua integridade o setor de origem do documento.
    4. valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal)
    5. Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: avaliação, protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.
  2. Intermediário
    1. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
    2. guarda temporária ou pré-arquivo. purgatório, limbo e arquivo morto.
  3. permanente
    1. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
    2. valor secundário
    3. são inalienáveis e imprescritíveis.

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	Erstellt von Alice Nascimento vor mehr als 9 Jahre