ACTIVIDADES DE AUDITORIA

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• INICIO DE LA AUDITORIA

• ESTABLECER CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

• Programación de fechas de auditorías. Confirmar la autoridad para la realización de la auditoría. Determinar requisitos legales y aplicables y otros requisitos relevantes a las actividades y productos del auditado. Proveer información sobre los objetivos, alcance y métodos de auditoría.

• DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORÍA

• PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

• Reunir información para preparar actividades de auditoria y documentos de trabajo aplicables, ej. Sobre los procesos, funciones. Determinar la conformación de acuerdo con los criterios de la auditoria. Determinar requisitos legales y aplicables conforme a la documentación. Establecer una visión general del grado de documentación del sistema de gestión para detectar.

• PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA

• ASIGNACION DE TRABAJO AL EQUIPO AUDITOR

• PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

• REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE APERTURA

• REVISIÓN DOCUMENTAL DURANTE LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

• COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORIA

• ASIGNACION DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GUIAS Y OBSERVADORES

• Esquematizar el plan de auditoria. Planear los temas del reporte de auditoria. Precisar acciones de seguimiento al plan de auditoria. Fijar la composición del equipo auditor.

• Determinar las responsabilidades del equipo auditor Dentro de las responsabilidades, establecer las funciones, áreas, lugares y actividades específicas. Valorar el alcance de la auditoría, incluyendo la puntualización de la asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.

• Determinar los objetivos de la auditoría.  Determinar los criterios de auditoría y los documentos de referencia. Valorar el alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y los procesos que van a auditarse. Concretar las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría. Concretar la duración estimadas de las actividades de la auditoría, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor Puntualizar la asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.

• Recolección y revisión de información de tareas asignadas Preparar documentos tales como: Listas de verificación Planes de muestreo de auditorías Formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoría y registros de las reuniones.

• Saludar Presentar al equipo auditor Establecer los objetivos de la auditoria Definir fechas y horarios Explicar procedimiento (entrevista, muestreo aleatorio, revisión de documentación e información) Definir tipo de hallazgos (fortalezas, observaciones, no conformidades) Como se informarán los hallazgos (durante el proceso, formalmente en la reunión de cierre) Confirmar plan de auditoria Preguntar por medidas de seguridad Preguntas de dudas y cierre de reunión

• Asignar responsabilidad a cada miembro del equipo auditor para auditar: Procesos Funciones Lugares Áreas u otras actividades.

• Determinar la conformidad del sistema Información que soporte actividades de auditoria

• Comunicación del equipo auditor, así como con el auditado, el cliente de auditoria y potenciales entes externos. El equipo de auditoria deberá reunirse periódicamente para intercambiar información

• FIN

• Guía: Asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el auditor líder  Responsabilidades: Ayudar a identificar a las personas que participan y confirman los horarios para las entrevistas. Asegurar conocimiento y respeto de las reglas de la organización Seguridad y protección

• RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION

• Se realiza a través de: Entrevistas Observaciones Revisión de documentos, incluidos registros Es recopilada por muestreos apropiados y deberían ser verificables las evidencias, deben ser registradas.

• GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIAS

• PREPARACIÓN DE CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

• REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE

• PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL REPORTE DE AUDITORÍA

• DISTRIBUCIÓN DEL REPORTE DE AUDITORÍA

• Hallazgo: Evidencia evaluada contra los criterios de auditoria: Conforme: Puede Registrarse No conforme: Debe registrarse No conforme: Puede clasificarse y estás deben ser revisadas con el auditado a fin de obtener reconocimiento de que las evidencias de la auditoria son correctas y entendidas. El equipo auditor debe reunirse las veces que sean necesarias para revisar los hallazgos.

• El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre con el fin de: Revisar los hallazgos de la auditoría. Llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones Preparar recomendaciones, si esto está especificado en el plan de auditoría

• El reporte de auditoría debe: Ser emitido dentro de un periodo de tiempo acordado, Estar fechado, revisado y aprobado, según aplique, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría Distribuido a los receptores designados en los procedimientos o plan de auditoría.

• PREPARACIÓN DEL REPORTE DE AUDITORÍA

• El reporte de los resultados debe ser de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria y proveer un registro complete, exacto, conciso, claro y debería incluir o hacer referencia a lo siguiente:

• También puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, según sea apropiado: El plan de auditoría incluyendo la programación de tiempos; Un resumen del proceso de auditoría Confirmación de que se han alcanzado los objetivos de la auditoría dentro del alcance y áreas no cubiertas incluidas dentro del alcance de la auditoría Un resumen con las conclusiones de la auditoría y los principales hallazgos de auditoría que las soportan NOTA: El reporte de auditoría puede ser desarrollado antes de la reunión de cierre..

• REVISIÓN DE DOCUMENTOS EN PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA

• Las conclusiones de auditoría pueden tratar aspectos tales como los siguientes: El grado de conformidad, la robustez y la efectividad del sistema de gestión para cumplir con los objetivos establecidos. La disposición y aptitud de la alta dirección para el proceso de revisión asegurando la continua idoneidad, capacidad, efectividad y mejora del sistema de gestión. El alcance, cumplimiento de los criterios y logro de los objetivos de la auditoria Raíz de los hallazgos y hallazgos similares encontrados en diferentes áreas. Recomendaciones para la mejora o futuras actividades de auditoría (Si el plan de auditoría así lo especifica).

• El líder del equipo auditor solicitara una reunión de cierre, para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Se debe incluir en la reunión de cierre a: La gerencia del auditado Los responsables por las funciones o procesos que han sido auditados Al cliente de auditoría u otras partes

• Los participantes deberían llegar a un acuerdo sobre el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acción para dar tratamiento a los hallazgos de auditoría. La reunión puede ser formal y las actas, incluyendo los registros de asistencia deberían conservarse. En el caso de auditorías internas, la reunión de cierre es menos formal y puede consistir solo en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría.

• se debe explicar lo siguiente al auditado durante la reunión de cierre: Que la evidencia recolectada está basada en una muestra de la información disponible El método de reporte El proceso de manejo de hallazgos de auditoría y las posibles consecuencias Presentación de los hallazgos y conclusiones de auditoría Actividades post-auditoría relacionada (ej. implementación de acciones correctivas, manejo de quejas de auditoría, proceso de apelación). Se pueden presentar recomendaciones de mejora. (Si el objetivo de auditoría así lo especifica).

• a) Los objetivos de la auditoría b) El alcance de la auditoría c) Identificación del cliente de auditoría; d) Identificación del equipo auditor y los participantes del auditado en la auditoría; e) Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría; f) Los criterios de auditoría; g) Los hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada; h) Las conclusiones de la auditoría; i) Una declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría.

• Determinar información suficiente y apropiada para la planeación y realización de la auditoría. Cooperación adecuada por parte del auditado. Determinar tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoría.