Actividad # 5: Diagrama de Flujo de Plan de Gestión.

Flowchart nodes

•   Plan de Gestión.  

• Objetivo: Identificar los procesos de planeación y organización para el desarrollo de un evento en Turismo de Reuniones. 

• Ciclo Deming 2004 PHVA.

• Consiste en: P-- Planificar una estrategia. H-- Hacer una Táctica. V-- Verificar la Táctica. A--Actuar de forma operativa.

• Permite alcanzar métodos eficientes para: *Reducir costos. *Mejorar la calidad de servicios 

• Dinámica Administrativa.

• Es practica y/o operativa.

• Elementos: *Integración. *Dirección. *Control.

• Contenido de Planeación.

• Objetivos y metas: * Claras. * Realistas. * Coherentes. *Medibles y motivantes de acuerdo a los tiempos del evento.

• Las especificaciones del servicio en el evento las proporciona, el cliente  de acuerdo a las necesidades a cubrir en dicho evento.

• El organizador de eventos también conocidos como (Event Plannet),  tendrá a su cargo junto con el dueño del evento.

• Dar seguimiento a cada uno de los elementos del proceso  de planeación.

• ¿Es importante la Planeación?

• No

• Influyen una serie de riesgo de fracaso en el evento.

• *  No tener elección de fecha. * No establecer objetivos. * No definir el Público. *No fijar presupuesto

• Si

• Se llegara al éxito de la gestión del evento.

• *Tipo de evento. *Objetivo *Nombre del evento. *Programa.

• *Sede. *Fecha. *Materiales Promocionales. *Catering.

• ¿Toda persona es apta para llevar acabo la organización?

• No.

• Es importante que exista la persona capacitada que cumpla con el perfil para organizar y llevar a cabo un evento.

• Si

• Organizador de Eventos.

• Dar seguimiento.

• Comité Organizador.

• Coordinador General.

• *Comercialización y difusión. *Técnico. *Relaciones Públicas. *Finanzas

• Integración de recursos.

• * Materiales. *Financieros. *Técnicos. *Factor Humano.

• Dirección.

• * Realización del  evento. *Montaje. *Programa.

• *Invitados. *Participantes. * Asistencia

• Desarrollo del Evento.

• *Recepción de participantes. *Registro. *Inauguración. *Cóctel de  Bienvenida. *Programa de actividades.

• Modo de empleo: *Llevar a cabo un control en todo momento. * Cada una de las actividades. *En el  inicio. * Durante el evento. *Final del evento. *Después del evento.

• ¿Se necesita un Post -Evento?

• No

• No se quiere saber  los resultados obtenidos y los objetivos que se plantearon , fueron alcanzados.

• Si

• Es necesario tener una recopilación  y archivo de la información pertinente al evento.

• Ejemplo.

• Opinión de : *Participantes. *Expositores o ponentes. *Comité organizador.

• Evaluación: Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, ejecutado, y lo alcanzado.  

• *Al inicio del evento. * Durante el evento. *Al final del evento. *Después del evento.

• Todo este proceso se lleva  a cabo , donde resulta más fácil la elaboración de un plan de gestión para un evento , dependiendo del   éxito o fracaso del mismo.