ordenacion de archivos

Flowchart nodes

• Ordenación documental 

• ¿Hasta donde llega la clasificación?

• ¿Donde comienza la ordenación ?

• El proceso de ordenación 

• Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales.se pueden tener series bien clasificadas, también ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de sus partes.

• Es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas.  Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas 

• los procesos de organización 

• Principio de orden original 

• Sistema de ordenación 

• La serie documental 

• El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental

• Los manuales de procedimiento 

• Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función. 

• Eeeeeeeeeeeeeee (binary/octet-stream)

• para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. 

• Eeeeeeeeeeeeeee (binary/octet-stream)

• Sistema de ordenación numérico 

• quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica

• ENERGIA   Cuenta Interna No. 0464304-4  Cuenta Interna No. 0464305-4             ACUEDUCTO   Cuenta Interna No. 00927824  Cuenta Interna No. 00927825   

• Ejemplo  cuentas de servicio publico 

• ordinal 

• cronológico 

• consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada

• ejemplo 

•  2002, 02, 28  2002, 03, 01  2002, 03, 02  2002, 03, 03  

• Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z)

• Onomástico

• En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final

• Toponímico (o alfabético-geográfico)

• Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.  Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.

• Temático 

• Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.   Por ejemplo:

•  Estadísticas  Informes  Informes a organismos de control  Informes de gestión  Informes estadísticos  Ordenes de Pago  

• Sistema de ordenación mixto 

• Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico

• También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre)

• Ejemplo

• Ejemplo

• - 2000 MARTINEZ  DURAN,  Jorge  - 2001 MONROY  LOPEZ,  Susana  

• - 12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto - 24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan  

• Alfanumérico

• Ordinal cronológico

• Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos),

• ejemplo 

• - 0001 2002, 01, 31  - 0002 2002, 01, 31  - 0003 2002, 02, 02

• Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto, seguido de los dígitos de series y subseries

• Ejemplo

• SG-01   Actas  SG-01-01 Actas Consejo Directivo  SG-02  Acuerdos