Guía de buenas prácticas

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GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS A LA HORA DE CREAR UNA PÁGINA CORPORATIVA EN LA WEB 2.0

En un entorno globalizado y competitivo como el actual, en el que la imagen y la comunicación son una parte esencial de la actividad de cualquier institución moderna, la UPV, como entidad que pretende convertirse en una institución referente en la sociedad del conocimiento, no puede desaprovechar el enorme potencial que le ofrecen las redes sociales en Internet.

Se entiende como Web 2.0 a la evolución del actual modelo de uso y explotación de la Web hacia una tecnología basada en comunidades de usuarios y una gama especial de servicios que fomentan la colaboración y el intercambio ágil y eficaz de información entre los usuarios de una comunidad o red social. Cualquiera que conozca el medio se da cuenta de que, utilizadas de forma adecuada, las redes sociales son una herramienta potentísima para:

La captación de nuevos alumnos.
La creación de un canal de comunicación interactivo y de gran inmediatez con la comunidad universitaria y el resto del mundo.
Reforzar la imagen de la Universidad como una institución moderna que está a la vanguardia del uso de las nuevas tecnologías, haciendo hincapié en la función innovadora de la Universidad que aparece en el lema del Plan Estratégico.

Además las herramientas 2.0 se integran de forma natural con el modelo de universidad europeo definido en el EEES, proceso cuya introducción pueden facilitar en gran medida. Por ello la UPV, como entidad que apuesta en su Plan Estratégico por desarrollar una completa estrategia formativa con metodología TIC, debe conocer estas herramientas y ayudar a los miembros de su comunidad a incorporarlas a los procesos docente e investigador de la mejor forma posible.

Es normal, por tanto, que, dada la facilidad con que se puede crear y administrar una página y la gran cantidad de herramientas gratuitas disponibles, las distintas entidades y unidades que integran la Universidad vayan incorporándose poco a poco al mundo 2.0 y empezando a ocupar su espacio en este universo.

La naturaleza abierta del medio internet y sus peculiares características hacen que, siendo la audiencia potencial casi infinita (350 millones de usuarios en Facebook en diciembre de 2009), si uno no utiliza adecuadamente las herramientas y los canales disponibles, puede quedarse estancado y que sus mensajes lleguen sólo a un colectivo muy reducido, o incluso, dada la gran flexibilidad del medio y su inmediatez, que una página puede perder la audiencia ganada con mucho esfuerzo en cuestión de días si su gestión no es la adecuada. Además de esto, no basta con crear una página y conseguir difundirla pues, dada la potencia del medio, su interactividad e inmediatez, y teniendo en cuenta que al crear una página se está representando al centro, departamento, unidad, instituto o entidad al que se vincula, el gestor debe ser muy cuidadoso en los mensajes enviados desde la misma.

Por ello desde el ASIC y el Área de Información hemos decidido recopilar una guía de mejores prácticas que puedan ayudar a los distintos colectivos de la UPV a crear sus páginas, conseguir una audiencia importante y mantenerla y conseguir que las mismas representen de forma adecuada sus intereses.

Empezamos con un apunte sobre la imagen de las páginas y el uso de la identidad corporativa. La identidad corporativa de una institución debe ser coherente en todos los medios en los que aparezca, por lo que debe cuidarse mucho el seguir unas directrices armonizadas. Por ello, si se usan logos o cualquier otro grafismo relativo a una entidad (departamento, centro, etc..), deben seguirse escrupulosamente las normas publicadas sobre su identidad corporativa (por ejemplo, para utilizar la identidad corporativa de la UPV hay que aplicar las normas publicadas por el Área de Información en su web)

Debido al fuerte impacto que pueden tener los contenidos que se difundan a través de estos medios y a la necesidad de acciones dinamizadoras que consigan mantener un nivel de interés alto entre los miembros del grupo, es importante que exista la figura de “gestor de la página”. Esta persona se encargará de escoger los contenidos a difundir en la página y de velar para que las aportaciones de los usuarios no infrinjan los valores más básicos, siempre respetando la libertad de expresión.

En la misma línea también es necesario que el gestor de la página o páginas tenga siempre presente que está escribiendo en nombre de la entidad cuando contribuye a la página, por lo que debe ser muy cuidadoso tanto en la forma y tono del mensaje como en su contenido, que debe estar de acuerdo con la línea de actuación de la institución. No se trata de recomendar un tono formal sobre uno informal o de censurar ningún contenido, simplemente debe meditarse bien el mensaje y su forma antes de contribuir para no llevarnos sorpresas por reacciones no esperadas (incluso contrarias a las buscadas) a nuestros mensajes.

Las redes sociales tienen la contribución entre pares, la discusión y el debate en la base de su funcionamiento, por ello, para que la gente se una a una página y no se den de baja después, ésta no debe ser un mero elemento de propaganda en el que sólo aparecen mensajes del agrado de sus gestores, haciendo desaparecer aquellos mensajes molestos y no dejando entrar a los críticos. Es importante aceptar a todo el mundo como fan y permitir que la gente exprese su opinión siempre que lo haga de forma constructiva y educada y borrar sólo las publicaciones ofensivas y el spam comercial. La prohibición del acceso a ciertos usuarios (vulgarmente conocido como “baneo”) sólo debe producirse tras la insistencia por parte de un usuario en el envío de mensajes ofensivos o spam y tras advertirle de las consecuencias de sus actos.

En cualquier caso se aplicará la política general de la UPV que prohíbe los mensajes que contravengan las leyes o sean de carácter racista, xenófobo, pornográfico, sexista, de apología del terrorismo, peligroso, amenazador, difamatorio, obsceno, atentatorio contra los derechos humanos o que actúen en perjuicio de los derechos a la intimidad, al honor, a la propia imagen o contra la dignidad de las personas.

Además, el gestor debe conocer bien las opciones de configuración de la página o páginas creadas y ajustarlas para que las mismas revelen de forma pública la menor cantidad de información personal posible sobre los suscriptores (dentro de las posibilidades de configuración de cada plataforma).

Pero todo lo anterior tiene poca importancia si la página no consigue muchos adeptos y los mantiene en el tiempo. Las siguientes recomendaciones tratan sobre como atraer el mayor número de fans posibles y mantenerlos a lo largo del tiempo:

Es muy importante que la existencia de la página se difunda de forma masiva y para ello hay que aprovechar toda la presencia en Internet disponible. Por ello hay que poner enlaces cruzados entre los distintos sitios para aumentar las visitas, todas las páginas de los distintos centros y departamentos deberían enlazar a las páginas en FB, Twitter y Tuenti de la Universidad y viceversa. Como se prevén muchos enlaces para incluir en las páginas en la Universidad, se ha creado una página que aglutina toda la presencia 2.0 a la que apuntarán las páginas de la UPV en las distintas redes sociales y un grupo de iconos en la página principal de la web de la UPV.

Si quieres que la página de tu entidad aparezca enlazada en esta página intermedia tienes que enviar un correo con la petición a redes.sociales@upv.es con los datos de la misma y una persona de contacto con la que ultimar los detalles.

Las páginas deben estar vivas y actualizarse con frecuencia para mantener el interés de los fans. Dicho esto, en aquellas páginas que envían una actualización a los usuarios (como las de Facebook, Tuenti o Twitter), hay que tener cuidado para no convertirse en una fuente de spam y que la gente se dé de baja. Por ello y por ahora parece recomendable mandar una noticia o dos al día como mucho.

Hay que tener en cuenta la audiencia y adaptar los mensajes. Se pueden usar feeds de noticias estándar (p.e. los feeds para la portada de la web de la UPV), pero es interesante añadir mensajes adaptados al medio.

La página debe convertirse en una fuente de información útil para los fans. En este sentido puede incluirse información como la oferta de becas, actividades culturales y deportivas y cursos y otra información de interés que pueda hacer que los usuarios accedan a la página a menudo. Como complemento hay que intentar dinamizar las páginas con acciones que animen a los suscriptores a participar, creando concursos, regalando cosas de forma exclusiva a los suscriptores u otro tipo de aplicaciones creativas. De esta tarea se encargará la persona que actúe como “gestor de la página”.

De las “killer fan pages” (o en castellano, las páginas que han obtenido un mayor éxito) podemos obtener varias enseñanzas: la interactividad con los suscriptores es esencial para mantener los existentes y que éstos comenten la página a sus amigos, un tono distendido y grandes dosis de humor (inteligente) ayudan a difundir la página, el uso de vídeo y fotos le dan valor a la página, convertirse en fuente de información útil ayuda y hay que buscar aplicaciones creativas de las herramientas existentes para capturar a la audiencia.

Existen ya varias herramientas en la Universidad que siguen la filosofía 2.0 o ayudan a complementarla y que pueden ser utilizadas para reforzar cualquier iniciativa en este ámbito. Como son:

La plataforma de Campus Virtual PoliformaT basada en el estándar Sakaihttps://poliformat.upv.es/portal

El repositorio institucional de datos de la UPV Riunet http://riunet.upv.es/

La plataforma de vídeo compartido Politube http://politube.upv.es/

La plataforma de creación de blogs Poliblogs http://blogs.upv.es

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Se explica como las herramientas de la web 2.0 como lo son las redes sociales pueden aprovecharse en la educación.

Buenas Practicas en las Redes Sociales