Una buena entrevista comienza mucho antes de que la persona a la que vamos a entrevistar esté frente a nosotros y termina mucho después de que se haya marchado de la sala. Para tener éxito en la entrevista, es decir, para alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto, se debe dedicar el tiempo adecuado a su preparación, entre ellas están las siguientes:

Revisar la documentación previa disponible de la persona a entrevistar.
Estimar los puntos a tratar y la duración que dedicaremos a cada uno de ellos.
Escoger el formato de entrevista más adecuado a nuestro objetivo.
Asegurarnos de que no seremos molestados o interrumpidos durante el tiempo de entrevista.

Siempre y cuando no dejemos de lado los aspectos previo a la entrevista más básicos pero no menos importantes como tales:

Información sobre el cliente: se anota quién llama cuántos años tiene, y se le toman datos para contactar nuevamente con él.
Motivo de consulta: cuál es en concreto el motivo por el que solicita la consulta.
Referente: si es derivado por algún especialista o viene por iniciativa propia.

DENTRO DEL CONTEXTO relacionamos el manejo del espacio físico que debemos tener en cuenta durante la entrevista. El contexto o el espacio físico se incluirán dentro de una de las categorías planteadas por Hall (1966) sobre comunicación no verbal que se denomina proxemia. Esta categoría hace referencia al concepto de espacio ambiental y personal.

EL USO DEL ESPACIO FISICO El ambiente general, así como el orden, son lo primero que se percibe y lo primero que transmite un mensaje acerca de nosotros como evaluadores; pueden ser mensajes positivos (estoy interesado en lo que me quiere decir, le estoy prestando toda mi atención, etc.) o negativos (yo controlo la situación, soy la persona importante aquí, etc.) una de nuestras funciones es activar este estado para lograr que el entrevistado se logre sentir cómodo y seguro.

LA DISPOSICION DEL MOBILARIO. La disposición del mobiliario es un elemento más de la comunicación no verbal y, como tal, está transmitiendo también un mensaje del que tenemos que ser conscientes. Buscar y adecuar el mobiliario necesario es nuestra función de modo que tengamos vista accesible al entrevistado sin tener que invadir su espacio personal que es fundamental para la otra persona, Hay que destacar, como casos especiales de la disposición y uso del mobiliario, las entrevistas realizadas a niños, ya que requieren un mobiliario acorde con su edad y mayores espacios libres que permitan desarrollar sus juegos, asi mismo cuando la entrevista se realiza a personas adultas se debe acordar la sala.

EL ESPACIO PERSONAL. La utilización del espacio personal y del contacto físico por parte de las personas participantes en la entrevista, La distancia entre entrevistado y entrevistador durante el desarrollo de la entrevista ha de estar comprendida entre la zona social (aproximadamente de un metro a tres metros y medio) y la 58 Manual de la entrevista psicológica zona pública (más de tres metros y medio), controlando con ello las reacciones de ansiedad, agresividad y hostilidad que pueda generar el hecho de que el entrevistado se sienta invadido en su zona personal, cabe resaltar que el contexto puede variar según el tipo de entrevista realizado: puede ser un despacho privado decorado con gusto o una oficina en alguna institución pública, generalmente menos ¨acogedora¨.

RECEPCIÓN DEL ENTREVISTADO Y LENGUAJE. El establecimiento de un buen rapport es una labor que debe ocupar al entrevistador. Para ello es bueno iniciar la entrevista con un apretón de manos, una frase amable y una clara explicación de la finalidad perseguida ya que ayuda a reducir notablemente las tensiones provocadas por la situación, es importante comenzar creando un clima de confianza desde el primer momento para comodidad y seguridad del entrevistado, la forma de vestir del entrevistador debe tender a la corrección y estar adaptada al nivel de las personas recibidas

REGISTRO DE LA INFORMACION. Las entrevistas han de ser registradas, de un modo u otro, para poder interpretar con posterioridad los datos obtenidos, evitar el olvido de los aspectos relevantes y paliar el efecto de las distorsiones que produce la memoria en el recuerdo de la información. Todos los entrevistadores tomamos notas «mentales» del proceso de la entrevista. Las tareas fundamentales para mejorar la propia destreza como entrevistador son aprender a escuchar y registrar el mensaje implícito y no sólo el explí- cito y observar el comportamiento y las reacciones del cliente, así como las propias respuestas del entrevistador a éste.

NOTAS ESCRITAS. El registro mediante lápiz y papel consiste en tomar notas manuscritas por el entrevistador a lo largo del proceso de entrevista. La principal ventaja de este sistema es la inmediatez del registro por parte del entrevistador, que puede ir anotando, con sus propios códigos, la información resumida que considera relevante, lo que le debería ayudar a estar en una permanente actitud de escucha activa. Hay que tener siempre presente que las notas son un complemento de la entrevista, no el objetivo de ésta; por ello, deben evitarse situaciones en las que el entrevistador haga repetir la respuesta al entrevistado para poder anotarla de manera que interfiera de manera evidentemente en el desarrollo de la entre vista. Como no va a ser posible anotar todo lo que se dice en un papel o escribir oraciones completas, es mejor registrar las palabras clave que pueden indicar temas a explorar en otro momento o servir de recordatorio al redactar el informe.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

DURACION DE LA ENTREVISTA. La duración de una entrevista no está prefijada de antemano sino que dependerá del tipo de entrevista, de los objetivos a alcanzar, de la persona a entrevistar, de la edad del entrevistado, del momento en el que se realiza o de la presión asistencial, por citar algunos factores.

MANEJO DEL TIEMPO. La administración del tiempo viene determinada en parte por la percepción personal del tiempo e incluye multitud de dimensiones que afectan a la interacción de la entrevista, el manejo del tiempo por parte de los clientes nos proporciona información acerca de su modo de comportarse y su personalidad

ACTITUDES BÁSICAS DEL ENTREVISTADOR

ETICA PROFESIONAL. la entrevista debe regirse por los principios éticos que aseguren un desempeño profesional adecuado a la formación para la que está habilitado y que favorezcan y protejan el bienestar del cliente. Un comportamiento no ético puede tener consecuencias profesionales y legales, como la pérdida del apoyo del colegio profesional o las demandas por mala praxis.

CONFIDENCIALIDAD, Tienen una obligación básica respecto a la confidencialidad de la información obtenida de las personas en el desarrollo de su trabajo. Revelarán tal información a otras personas sólo con el consentimiento del cliente o de su representante legal. Para garantizar la confidencialidad, los registros escritos y electrónicos de las entrevistas serán conservados durante todo el tiempo bajo la 68 Manual de la entrevista psicológica responsabilidad personal del entrevistador en condiciones de seguridad y secreto que impidan que personas ajenas puedan tener acceso a ellos.

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FICHA DE RESUMEN 2

CONDICIONES PREVIAS DE LA ENTREVISTA