Noções de Arquivologia

Os documentos de arquivo surgem naturalmente ao longo das atividades das pessoas, sejam físicas ou jurídicas, e se caracterizam por serem informações registradas nos mais diversos suportes, destinadas a servir de prova das transações realizadas por essas pessoas.

O valor primário, também chamado de valor administrativo do documento, se refere à importância que o documento apresenta para as atividades cotidianas da instituição, não só no período de tramitação dos documentos, mas também no período em que estes serão mantidos por garantia e para possíveis questionamentos jurídicos

Como os documentos intermediários ainda apresentam valor administrativo e jurídico e podem, a qualquer momento, ser solicitados pelas áreas acumuladoras, recomenda-se a instalação desses arquivos próxima aos setores que os utilizarão eventualmente

A tabela de temporalidade é fundamental para o controle do tempo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos, visto que estabelece, para cada tipo de documento da instituição, seus prazos de guarda e a sua destinação final

Em regra, documentos guardados por mais de 30 anos são considerados documentos de importância histórica

Entende-se por arquivo especializado aquele que guarda documentos de formas físicas diversas e que, por isso, exijam tratamento diferenciado no que se refere à guarda e à conservação.

Podemos analisar os documentos sob vários critérios, atribuindo aos mesmos características que os diferem uns dos outros. Para tanto, diversas classificações são possíveis, como a separação por gênero, por natureza do assunto, de
espécie ou de tipologia.

A atividade de protocolo é fundamental para que a instituição controle a tramitação de seus documentos, e permite que se possa fornecer aos interessados informações sobre o andamento de suas demandas.

Os documentos arquivísticos sofrem um processo natural de deterioração com o tempo, o que os torna frágeis e envelhecidos.
Esse desgaste pode ser acelerado se os documentos não forem mantidos em condições ideais de temperatura e
de umidade.

Informações colecionadas pelas instituições ao longo de sua existência devem ser organizadas e tratadas pela sua área de arquivo, de forma que possam servir de prova de suas transações e resolver pendências administrativas que surgirem ao longo do tempo

É dever do poder público, de acordo com a legislação arquivística brasileira, proteger e organizar seus arquivos, pois os documentos de arquivo, além de úteis como instrumentos de apoio à Administração, contribuem para a preservação do patrimônio histórico e para o desenvolvimento científico nacional, além de servirem de elementos de prova e de informação

Quando a organização dos documentos é feita a partir dos números que os identificam, o responsável pelo arquivamento pode optar pelos métodos numérico simples ou dígito-terminal.
A sequência a seguir está correta, se considerarmos a ordenação pelo método dígito-terminal.
32-14-15
65-58-27
36-38-27
01-44-86
44-75-91
94-15-98

Entende-se por suporte documental em Arquivologia o mobiliário adequado para a guarda dos documentos, como estantes, armários ou arquivos de aço.

Nos arquivos permanentes, os documentos devem ser mantidos em função do valor secundário ou histórico. Os documentos ali depositados serão eliminados tão logo este valor prescreva, o que ocorre, em geral, após um prazo de trinta anos

A necessidade de liberação de espaço físico nos ambientes de trabalho para que os setores desenvolvam suas atividades cotidianas é que leva as instituições a enviarem documentos para o arquivo de segunda idade, conhecido como intermediário

A tabela de temporalidade é criada a partir de uma análise detalhada dos documentos produzidos e recebidos pela instituição,
atividade conhecida como avaliação, que deve ser realizada por uma comissão multidisciplinar no âmbito da instituição.

Alguns documentos podem ser eliminados já na fase corrente, de acordo com a tabela de temporalidade de cada instituição

Arquivos médicos, de engenharia ou de arquitetura são exemplos de arquivos especializados

Com relação ao gênero, podemos afirmar que um processo judicial, documento típico da área jurídica, é constituído exclusivamente por documentos textuais.

Para que haja um controle eficaz da tramitação dos documentos, há a necessidade de que sejam instaladas unidades de protocolo em todas as fases do ciclo de vida dos documentos (corrente, intermediária e permanente), já que a tramitação ou movimentação é característica comum destas três fases.

Deve ser feita a separação dos documentos em ambientes adequados
de acordo com o tipo de material que os compõem.
Assim, documentos em papel devem ser mantidos em locais distintos dos negativos ou das mídias digitais, por exemplo

Na organização de arquivos, um primeiro critério que deve ser observado é o de que arquivos de entidades distintas não devem se misturar uns aos outros. Esta situação deve ser observada quando há a necessidade de se reunir, em um mesmo local, arquivos de diferentes pessoas ou instituições.

Arquivos de entidades públicas, em qualquer esfera ou poder, são considerados arquivos públicos. Arquivos de entidades privadas e de pessoas físicas, por sua vez, são considerados
privados. Em alguns casos, arquivos de entidades privadas podem ser considerados arquivos públicos.

Quando há a opção de organizar os assuntos por códigos numéricos,
há a necessidade de se codificar todos os assuntos que geram documentos na instituição, o que gera o plano de
classificação, que será utilizado para identificar o código que será anotado em cada documento quando de sua criação ou entrada no órgão e que servirá para indicar a sua posição dentro do arquivo.

Os arquivos conservam documentos para fins administrativos,
ou seja, para subsidiar as atividades da instituição no dia
a dia. Em um segundo momento, esses mesmos documentos
podem servir de base para a preservação da história.

Todo documento nasce com valor primário ou administrativo,
mas nem todo documento atingirá o valor secundário ou
histórico.

Nos arquivos de segunda idade, também chamados de arquivos
intermediários, os documentos arquivísticos aguardam
sua destinação final, ou seja, a eliminação, quando desprovidos
de valor histórico, ou a microfilmagem, quando apresentarem
tal valor.

A tabela de temporalidade apresentará os prazos de guarda
dos documentos nas idades corrente, intermediária e na idade
permanente

O descarte pode ocorrer em qualquer uma das idades
documentais.

O arquivo central ou geral é aquele que recebe documentos
correntes provenientes das diversas áreas de uma instituição,
centralizando, portanto, as atividades de arquivos correntes

Fotografias, negativos, diapositivos (slides) e gravuras são
exemplos típicos de documentos classificados como iconográficos,
já que apresentam imagens estáticas.

Recebimento, registro, autuação, classificação, eliminação e
controle da movimentação são atividades vinculadas à área
de protocolo.

A fim de manter a qualidade dos documentos, é recomendável
a instalação do arquivo em locais com bastante luminosidade
natural. A luz do sol ajuda a fortalecer as fibras do
papel e combate fungos e insetos que causam estragos aos
documentos de arquivo.

Um arquivo permanente é considerado parte do patrimônio
histórico documental de uma sociedade e, como tal, segundo
a lógica arquivística, deve ser mantido na cidade, no estado
ou na nação em que foi acumulado, a fim de que atinja todo o
seu potencial histórico

O Arquivo Nacional faz a função de arquivo permanente dos
órgãos públicos no Brasil, preservando e dando acesso à documentação
acumulada por entidades públicas em todas as esferas e poderes do governo

108 O responsável pela organização do arquivo deverá conhecer e
considerar as particularidades de cada documento e também a
estrutura e o funcionamento da instituição que está sendo organizada
para que possa definir a melhor forma de organizar
os documentos daquela empresa.

Os acervos arquivísticos são formados por meio da compra,
da doação ou da permuta.

Os documentos de arquivo devem ser mantidos enquanto a
informação de que dispõem sejam consideradas relevantes,
ou seja, enquanto possuírem valor que justifique sua guarda

O arquivo de terceira idade, ou permanente, abriga documentos
que já prescreveram totalmente para fins administrativos
ou jurídicos, mas que devem ser preservados pelo valor secundário
ou histórico que apresentam.

Após criada, a tabela de temporalidade deve ser aprovada
por autoridade competente para que seja implementada na
instituição.

Transferência é a passagem de documentos para outra fase
do ciclo de vida, como o envio de documentos da fase corrente
para a intermediária, ou da fase intermediária para a
permanente

Arquivos setoriais são aqueles instalados nas áreas/setores
que utilizam os documentos no dia a dia e são, essencialmente,
arquivos intermediários.

Entende-se por ostensivo o documento que não exige cuidados
especiais no que se refere à sua custódia e à sua divulgação
e, portanto, pode ser divulgado livremente sem que isso
venha a trazer qualquer prejuízo para a segurança da instituição
ou da sociedade.

Todos os documentos que entram na instituição devem ser
abertos, registrados e, posteriormente, encaminhados às áreas
destinatárias.

A variação de umidade e de temperatura é prejudicial à conservação
dos documentos, de forma que é recomendável que
as condições climáticas sejam mantidas 24 horas por dia,
quando se pretende preservar documentos por longos prazos
de guarda.

Manter os documentos na ordem definida pela entidade acumuladora
faz referência ao princípio da organicidade dos
documentos.

Quando um órgão público é extinto, sua documentação deve
ser transferida à instituição sucessora ou recolhida ao arquivo
público na sua esfera de competência.

O esquema de classificação a seguir foi criado a partir da
combinação dos métodos ideográfico, numérico-cronológico
e alfabético.

FINANCEIRO
– 2013
– 2014
– 2015

PESSOAL
– Assunção, Pedro
– Silva, José
– Tavares, Leandro

Os documentos de arquivo têm como característica a conservação
em inúmeros exemplares.

Os documentos cumprem um ciclo de vida composto por três
fases ou idades, denominadas corrente, intermediária e permanente.
Este ciclo de vida fundamenta a organização dos
arquivos públicos de acordo com a teoria das três idades, proposta
pela Arquivologia.

Na idade corrente, não há necessidade de que os documentos
sejam mantidos próximos às áreas que utilizarão os documentos,
sendo recomendável a guarda destes documentos em
locais afastados da instituição, buscando uma economia na
guarda dos documentos.

A tabela de temporalidade é um instrumento padronizado, e
serve para todos os órgãos públicos do país, uma vez que,
no serviço público, os tipos de documentos são idênticos em
todas as instituições.

Ganho de espaço físico, maior agilidade ao localizar documentos
e informações e economia de recursos na guarda dos
documentos são vantagens advindas da avaliação

Natureza dos documentos, entidade mantenedora e extensão
de atuação são alguns dos critérios pelos quais os arquivos
podem ser classificados.

Memorando, Ofício, relatório e requerimento são tipologias
documentais muito comuns nas organizações públicas brasileiras,
sendo que o primeiro é utilizado para comunicação
interna na instituição.

Entende-se por registro a leitura, a identificação e o cadastro
dos dados básicos do documento, que permitirão a sua localização quando necessário. É uma das etapas do serviço de protocolo e deve ser realizada na entrada do documento na
instituição.

Há que se dar preferência, na confecção dos documentos e no
seu acondicionamento, a materiais confeccionados com pH
neutro ou alcalino, que contribuem para a conservação dos
documentos por mais tempo

Um arquivo não deve sofrer destruição, eliminação, alienação
ou adição indevida, que venha a prejudicar sua integridade.
Este é o chamado princípio da proveniência, também
chamado de princípio do respeito à ordem original

Os documentos considerados sigilosos são classificados em
três graus de sigilo distintos, a saber: ultrassecretos, secretos
e reservados. Os prazos máximos para que tais informações
sejam consideradas sigilosas variam de acordo com o grau de
sigilo recebido.

A ordenação alfabética dos nomes a seguir está correta, de
acordo com as regras de alfabetação.
Andrade, José Pereira
Branco, Manoel Castelo
Cavalcante Filho, Severino Moreira
dos Santos, Antonio Moreira
Miranda, Élvis Corrêa

Os documentos de arquivo são produzidos com objetivos culturais,
enquanto os documentos de biblioteca surgem a partir
de necessidades funcionais (estão relacionados ao funcionamento
da instituição).

A grande frequência de consulta aos documentos e a sua manutenção
próxima aos usuários diretos é característica da primeira
idade do cicio vital.

Na idade permanente, os documentos devem ser mantidos
de forma que seu acesso seja restrito às áreas acumuladoras,
não sendo permitida a consulta aos usuários externos da
instituição.

Documentos em meio digital não precisam ser submetidos
aos prazos da tabela de temporalidade, já que não ocupam
espaço e, portanto, não precisam ser eliminados

O ganho de espaço físico nos arquivos é o único objetivo da
avaliação documental.

Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser
setoriais, quando instalados nos próprios setores onde serão
utilizados, ou centrais/gerais, quando reunidos em um
único local.

Uma espécie documental pode gerar diversas tipologias documentais,
se consideradas as diversas atividades/funções
que o documento pode desempenhar.

Autuação é comumente conhecida como abertura ou formação
de processos, e consiste em acondicionar o documento
que deu entrada no protocolo em uma capa de cartolina,
prendendo toda a documentação com colchetes e numerando
suas páginas.

Na formação ou autuação de processos, é recomendado a utilização
de colchetes plásticos, ao invés daqueles confeccionados
em metal, pois isso evita que os mesmos enferrujem e
provoquem manchas que danificam os documentos.

A organicidade dos documentos de arquivo é o que os diferencia
dos documentos de biblioteca. Por este princípio,
entende-se que os documentos de arquivo nascem vinculados
à entidade acumuladora, refletindo suas atividades ao longo
do tempo.

Toda e qualquer informação acumulada pelos órgãos públicos
deve estar à disposição da sociedade, e deverá estar disponibilizada
em locais de fácil acesso, como a Internet, para
que o cidadão possa fiscalizar os atos do governo e buscar as
informações que sejam de seu interesse.

A ordenação alfabética dos nomes a seguir está correta, de
acordo com as regras de alfabetação.
Barros, Paulo Pereira
Chang Ling Sung
Fuentes Bolaños, Pablo
Moreira Júnior, Antonio Alencar
Smith, John Williams

Os arquivos conservam documentos a fim de comprovar as
atividades desenvolvidas pela instituição ao longo do tempo.
A guarda de documentos atende, fundamentalmente, a duas
finalidades: servir à administração, em um primeiro momento,
e preservar a história, em um segundo momento

Os arquivos setoriais são aqueles instalados junto aos órgãos
operacionais, ou seja, nos próprios setores da instituição,
conservando documentos correntes e intermediários

Textual, iconográfico, ostensivo e sigiloso são gêneros documentais
encontrados nos arquivos das instituições

Alta frequência de uso, valor primário e acesso totalmente
aberto ao público são características marcantes da primeira
idade do ciclo de vida dos documentos: a idade corrente

Vantagem econômica na guarda dos documentos é uma das
finalidades pelas quais as instituições encaminham documentos
para os arquivos de segunda idade

O processo de avaliação documental, que consiste na análise
dos documentos, a fim de determinar seus prazos de guarda
e sua destinação final, com a criação da tabela de temporalidade,
deve ser feito por uma comissão formada por profissionais
da área de arquivologia

Recebimento, registro, autuação, distribuição e movimentação
são atividades vinculadas à primeira idade do ciclo vital
dos documentos.

O Arquivo Nacional é responsável pela gestão e recolhimento
dos arquivos públicos de todos os órgãos públicos do país.

Arquivos privados identificados pelo poder público como de
interesse público e social devem ser encaminhados às instituições
arquivísticas públicas, a fim de serem disponibilizados
para consulta pela sociedade.

As embalagens para guarda dos documentos devem ser escolhidas
não apenas pelo tamanho dos documentos que irão
abrigar, mas também pela qualidade do seu material, pois isso
interfere na qualidade dos documentos que serão acondicionados
nelas

Arquivos de entidades distintas não devem se misturar uns
aos outros quando ocuparem o mesmo espaço. É o que afirma
o princípio da proveniência, também chamado de princípio
do respeito aos fundos.

Os nomes a seguir estão corretamente apresentados, em
uma ordenação alfabética, a partir das chamadas regras de
alfabetação.
Almeida, José Pereira
Castelo Branco, Álvaro Dias
Júnior, Pedro Cavalcante Alves
Tavares, Madalena Alencar

Compra, doação e permuta são as maneiras pelas quais os
documentos ingressam nos arquivos das instituições, sejam
elas públicas ou privadas.

Quanto à natureza dos documentos, denominam-se arquivos
especializados aqueles que guardam documentos de determinada
área do conhecimento, como, por exemplo, um arquivo
que guarda documentos referentes à área jurídica.

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos
ou sigilosos. A legislação brasileira prevê que, em
geral, o cidadão deve ter acesso aos documentos acumulados
pelos órgãos e entidades públicas mas que, em alguns casos,
documentos poderão ter seu acesso restrito, quando este acesso
colocar em risco a segurança da sociedade ou a intimidade
das pessoas.

Documentos que deixaram de ser frequentemente consultados
por terem seu assunto resolvido devem ser encaminhados
ao arquivo permanente, uma vez que não precisam mais estar
junto aos órgãos produtores.

Os documentos correntes (que estão sendo resolvidos) não
podem tramitar entre as unidades da instituição, ou seja, não
podem circular de uma área para outra. Se houver necessidade,
deve-se tirar cópia do documento para encaminhar à
unidade solicitante.

É importante a criação, no processo de avaliação, de uma tabela
de temporalidade própria para os documentos em meio
digital, uma vez que seu tratamento deve ser diferenciado em
relação aos documentos tradicionais, no que se refere ao controle
dos prazos de guarda e destinação final

O procedimento pelo qual o documento que deu entrada no
protocolo recebe uma capa e tem seus dados cadastrados em
sistema é conhecido como autuação. É comum, nos órgãos
púbicos, que esta etapa seja chamada de abertura ou formação
de processo.

A PG/DF deve encaminhar seus documentos de caráter permanente
ao Arquivo Nacional, uma vez que ele é responsável
pela gestão e recolhimento dos arquivos públicos de
todos os órgãos que funcionam na capital do país, onde está
localizado

Os arquivos privados podem ser identificados pelo poder público
como de interesse público e social. Quando isso ocorre,
tais arquivos não podem ser transferidos para o exterior, ou
seja, devem permanecer em território nacional.

A instalação dos arquivos em subsolos é recomendada pela
bibliografia arquivística, pois esses locais não apresentarão
problemas com relação ao peso da documentação, que poderia
comprometer a estrutura do prédio em que se encontra
o arquivo.

O termo fundo arquivístico se refere ao conjunto de documentos
arquivísticos acumulado por uma entidade. Entende-
-se por fundo aberto o arquivo aberto ao público em geral, e
fundo fechado o arquivo que não está aberto ao público, ou
seja, de caráter sigiloso

Os nomes a seguir estão corretamente apresentados, em
uma ordenação alfabética, a partir das chamadas regras de
alfabetação.
A Barateira Ltda.
Grancursos OnLine Ltda.
Supermercado Baratão
Tavares e Menezes S/A.

O conjunto de documentos acumulados pela PGDF, em função
de suas atividades, refletindo suas transações ao longo do
tempo, recebe o nome de arquivo

Com relação aos critérios de classificação dos arquivos, podemos
afirmar que setorial e central/geral estão vinculados
aos arquivos históricos, ou seja, permanentes.

Documentos cujas informações estejam registradas por meio
de imagens dinâmicas são caracterizados como do gênero
iconográfico nos arquivos.

Os documentos mais utilizados da instituição devem estar localizados
próximos aos usuários diretos, onde deverão estar
totalmente abertos para o público em geral.

A tabela de temporalidade é o instrumento que controla os
prazos de guarda e a destinação final dos documentos. Sua
elaboração é realizada por meio da atividade de descrição,
realizada por uma comissão de profissionais da área de Arquivologia

Documentos de valor permanente devem passar por avaliações
a cada 10 anos a contar da data da última tramitação/
movimentação.

O controle de entrada e saída dos documentos deve ser
realizado por meio de um sistema manual ou informatizado,
que permita acompanhar também sua tramitação e informar
ao usuário sua localização em tempo real. Este controle é
chamado de protocolo, e deve ser implementado na primeira
idade do ciclo vital dos documentos.

A instalação de arquivos em subsolos e porões não é recomendada
pela bibliografia arquivística, pois são ambientes
com alto grau de umidade e sujeitos a catástrofes como inundações.
Apesar disso, é uma característica comum nos arquivos
públicos e privados no país

Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público
como de interesse público e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história
e desenvolvimento científico nacional.

O caráter orgânico dos documentos de arquivo também estão
presentes nos documentos das bibliotecas, de forma que arquivo
e biblioteca devem adotar os mesmos procedimentos
no tratamento técnico de sua documentação.

A sequência alfabética a seguir está correta, de acordo com as
regras de alfabetação.
Pereira, J. Santos
Pereira, José Santos
Pereira, Juvenal Oliveira

Considerando que a PGDF organize seus documentos por
regiões administrativas do DF, podemos afirmar que estaria
sendo utilizado o método de arquivamento geográfico.

Comprovar as atividades e transações das entidades, sejam
públicas ou privadas, é a finalidade dos documentos de arquivo.
No caso de pessoas físicas, porém, não existe esta necessidade,
daí o porquê de a documentação acumulada pelos
indivíduos não ser identificada como arquivo

Com relação aos critérios de classificação dos arquivos, podemos
afirmar que o arquivo do serviço médico da PGDF
pode ser considerado como arquivo público, quanto à entidade
mantenedora; corrente, quanto aos estágios de evolução;
especializado, quanto à natureza dos documentos; e setorial,
quanto à extensão de sua atuação

O conceito de tipo ou tipologia documental corresponde à
soma ou junção do suporte do documento com sua atividade
ou função.

Documentos de segunda idade são aqueles que já foram resolvidos
e tiveram sua frequência de uso diminuída. Parte
desta documentação se tornará de caráter permanente quando
da sua prescrição administrativa.

Prazos de guarda nas idades corrente e intermediária, bem
como a destinação final dos documentos (eliminação ou recolhimento
para guarda permanente) são informações que devem
estar previstas na tabela de temporalidade. Em algumas
instituições, ela pode ainda determinar quais documentos serão
digitalizados ou microfilmados, caso estes procedimentos
sejam realizados naquela entidade.

Após a prescrição administrativa, os documentos devem ser
recolhidos para guarda permanente, quando possuírem valor
histórico, ou eliminados, quando não possuírem tal valor.
Cabe ao setor de protocolo controlar esta eliminação,
identificando suas etapas e informando aos usuários quando
solicitado.

Controle de umidade e temperatura é um procedimento necessário
para a conservação dos documentos. É necessário
um estudo dos materiais (suportes) presentes nos arquivos, a
fim de que sejam criados ambientes climatizados separados
para cada um deles, de forma a garantir sua longevidade.

Os arquivos privados identificados como de interesse público
e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da
unidade documental, nem transferidos para o exterior

O princípio da proveniência, também chamado de princípio
do respeito aos fundos na bibliografia arquivística, prevê
que, se arquivos de entidades distintas forem reunidos em um
mesmo espaço, como, por exemplo, no Arquivo Público do
DF, que recebe arquivos históricos de diversas entidades, tais
arquivos não devem se misturar uns aos outros, mantendo a
sua individualidade.

A sequência alfabética a seguir está correta, de acordo com as
regras de alfabetação.
Alves, José Pereira
Fuentes Gutierrez, Pablo
Silva Filho, Antonio Henrique
Vilas Boas, Mariana Ferreira

Considerando que a PGDF organizou o cadastro de seus servidores
a partir do método numérico dígito-terminal, pelo
número de matrícula dos mesmos, podemos afirmar que a
sequência a seguir atende aos fundamentos deste método.
01-04-25 Alves, José Ferreira
48-32-44 Sanches, Antonio Souza
00-78-44 Boa Morte, Severino Alencar
90-21-92 Tavares, Joaquim Barros

É vedada a utilização de mais de um método de arquivamento
para a ordenação do arquivo de determinado setor da instituição,
pois isso traz dificuldades tanto na ordenação quanto na
busca dos documentos

Informação registrada em determinado suporte gera o que
chamamos de documentos. Com o advento das novas tecnologias
e a implementação de sistemas informatizados,
esse conceito foi alterado, pois informações digitais só existem
virtualmente e não estão armazenadas fisicamente em
local algum

Numa situação em que a PGDF criasse um ambiente para
guardar documentos relacionados à área de engenharia, poderíamos
afirmar que se trataria de um arquivo especial, uma
vez que trataria especialmente deste assunto

Documentos que exigem cuidados quanto à custódia e divulgação,
por terem informação restrita, são considerados do gênero
documental sigiloso.

Documentos preservados em caráter definitivo fazem parte
da terceira idade do ciclo vital, em que o acesso é aberto ao
público em geral, sem necessidade de autorização da área a
que o documento está vinculado.

Alguns documentos podem ser eliminados já na idade corrente,
e, nesta situação, essa previsão estará contida na tabela
de temporalidade da instituição

Uma das atividades mais importantes vinculadas ao protocolo
é o registro, que consiste na identificação e cadastro dos
dados relacionados aos documentos e que permitirão sua localização
e acompanhamento. Tais dados são denominados,
na literatura arquivística, como metadados ou pontos de acesso
dos documentos.

Banho de gelatina, tecido e laminação são técnicas de restauração
de documentos, sendo que a primeira tem como característica
permitir que os documentos se tornem imunes à ação
de insetos e microrganismos

O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante
autorização de seu proprietário ou possuidor.

O princípio do respeito à ordem original, previsto na bibliografia
arquivística, defende que arquivos de entidades distintas
não devem se misturar uns aos outros, quando reunidos
em um mesmo espaço

A sequência alfabética a seguir está correta, de acordo com as
regras de alfabetação.
A Barateira da Construção Ltda.
Casa da Madeira S.A.
Pereira e Souza Advogados Associados
Supermercado Preço Baixo

Os assuntos a seguir foram ordenados corretamente, se considerarmos
que foi aplicado o método de arquivamento ideográfico
dicionário.
1. FINANÇAS
1.1. Contas
1.2. Receitas
2. PESSOAL
2.1. Férias
2.2. Aposentadorias

Considerando que um setor da PGDF organizou os documentos
por região administrativa do DF e, em seguida, separou-
-os por assunto, sendo que cada assunto foi ordenado pela
data de criação do documento, podemos afirmar que foram
empregados os métodos de arquivamento geográfico, ideográfico
e numérico-cronológico

O arquivo da PGDF contém documentos acumulados pela
instituição no decorrer de suas atividades. A função básica do
arquivo da entidade é organizar tal documentação, de forma
que suas informações estejam disponíveis àqueles que delas
necessitam

Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais
ou centrais/gerais.
Podemos afirmar que os ambientes responsáveis pela guarda
dos documentos em cada área da PGDF seriam caracterizados
como arquivos setoriais.

Parecer e parecer técnico são, respectivamente, exemplos de
espécie e tipo documental.

Alta frequência de uso, localização em ambientes mais afastados
e mais econômicos e a guarda em caráter definitivo são
características vinculadas, respectivamente, às idades corrente,
intermediária e permanente.

Documentos que cumpriram o prazo de guarda na segunda
idade não poderão ser eliminados sem que antes sejam digitalizados
ou microfilmados.

O encaminhamento de documentos para os destinatários
internos ou externos da instituição é realizado pela área de
protocolo. Para tanto, é comum a utilização de malotes lacrados,
principalmente quando o destinatário é externo, a fim
de evitar a perda de documentos e garantir a segurança de
documentos de caráter sigiloso

A fumigação é uma técnica de restauração prevista na bibliografia
arquivística a qual permite que documentos deteriorados
sejam reforçados por meio da utilização de papel de seda
e acetado de celulose inseridas em cada face do papel

Os arquivos privados identificados como de interesse público
e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados
a instituições arquivísticas públicas

O princípio da territorialidade defende que os documentos
devem ser preservados no local ao qual se referem. Ou seja,
se a PGDF criar um documento cujo assunto principal seja o
sistema judicial chinês, esse documento deverá ser preservado
no arquivo histórico daquele país (China).

A sequência alfabética a seguir está correta, de acordo com as
regras de alfabetação.
Barbosa, Joaquim Tavares (Procurador)
Carvalho Neto, Pedro Henrique (Ministro)
Santa Cruz, Adélio Pereira (Deputado)
Santa Cruz, Maria Oliveira (Senadora

Quando da adoção do método de arquivamento ideográfico
numérico-decimal para a criação do plano de classificação da
instituição, deve-se considerar que os assuntos deverão estar
elencados em, no máximo, 10 áreas; cada área estará representada
por um único algarismo (de 0 a 9).

Os métodos de arquivamento são divididos em dois grandes
sistemas: direto e indireto. Em regra, os métodos alfabéticos
pertencem ao sistema direto e não dependem de índice auxiliar
remissivo para a busca dos documentos no arquivo

Servir à história da sociedade é a finalidade principal dos arquivos,
e está vinculada à razão de criação dos documentos.

Quanto à entidade mantenedora a que estão vinculados, os
arquivos podem ser públicos, institucionais, comerciais ou
pessoais. Arquivos de igrejas e de ONGs são caracterizados
como arquivos públicos, uma vez que são abertos à sociedade
em geral

Quanto à natureza do assunto, os documentos de arquivo são
classificados em ostensivos (quando apresentam acesso restrito)
ou liberados (quando não apresentam qualquer restrição
de acesso).

Documentos encaminhados para a terceira idade documental
deverão ser analisados periodicamente, a fim de identificar
se já houve sua prescrição e, portanto, serem submetidos
a descarte

Após o cumprimento dos prazos no arquivo intermediário, os
documentos terão sua destinação final, ou seja, eliminação
(também chamada de descarte) ou transferência para guarda
permanente, na qual serão guardados em caráter definitivo
pela importância histórica

Todo processo deve ser protocolado, ou seja, ser formalizado
a partir da entrada de documento(s) que lhe(s) dá(ão) origem
na área de protocolo (seja protocolo manual ou informatizado),
em que recebe um número de controle e tem seus dados
inseridos em um sistema de controle, o qual permitirá acompanhar
seus andamentos até que seja concluído

O alisamento é uma técnica de conservação dos documentos,
na qual as folhas são submetidas à umidade e depois colocadas
em duas lâminas, nas quais são “passadas” a ferro, a fim
de recuperar documentos deteriorados com o tempo

Arquivos privados identificados como de interesse público e
social serão encaminhados logo após esta identificação, por
parte do poder público, a instituições arquivísticas públicas,
como o Arquivo Público do DF, por exemplo, onde serão disponibilizados
para acesso pela sociedade em geral.

Organicidade, proveniência, respeito à ordem original e territorialidade
são exemplos de princípios arquivísticos presentes
na bibliografia arquivística.

A sequência alfabética a seguir está correta, de acordo com as
regras de alfabetação.
De Rossi, Marco
Hernandez Gutierrez, Juan
Law Kim Chong
Newman, Ludwig von
Willians, John Smith

O plano de classificação é criado a partir da análise das funções
e atividades da instituição. Ao contrário do que acontece
nas bibliotecas, onde a classificação é padronizada, no que
se refere aos arquivos, cada entidade deverá ter o seu próprio
plano de classificação, ainda que haja assuntos similares entre
as diversas instituições.

A atividade de organização de arquivos deve ser feita a partir
do levantamento das atividades e do funcionamento da instituição,
considerando os aspectos peculiares de cada documento,
sempre buscando identificar a forma mais eficiente de
organização para cada caso, garantindo eficiência no processo
de busca das informações.

Arquivos e bibliotecas são áreas as quais lidam com o tratamento
de informações. Apesar de diversas semelhanças no
tratamento que dão aos documentos, existem diversas diferenças
entre eles. Uma delas é que, enquanto os documentos
existem em inúmeros exemplares nos arquivos; nas bibliotecas,
cada documento é produzido em um único exemplar ou
em limitado número de cópias.

Especial e especializado são nomes dados aos arquivos de
acordo com a classificação quanto à extensão de sua atuação:
os arquivos especiais são aqueles instalados nos próprios setores,
enquanto os arquivos especializados são aqueles que
reúnem, em um único local, documentos correntes provenientes
das diversas áreas da instituição.

O gênero documental micrográfico é formado por documentos
obtidos a partir da técnica de microfilmagem, na
qual é produzida uma cópia bastante reduzida do documento
original

O valor primário dos documentos de arquivo se refere aos
motivos pelos quais os documentos foram criados, envolvendo
seus aspectos administrativos, fiscais e jurídicos, ao
passo que o valor secundário refere-se a motivos surgidos em
segundo plano, e estão ligados a aspectos históricos. Na prática,
todo documento nasce com valor primário, mas nem todo
documento chega a ter valor secundário.

A tabela de temporalidade deve ser criada por um grupo multidisciplinar
de profissionais, que realizarão a avaliação dos
documentos a partir de uma análise de suas funções e da legislação
específica acerca dos assuntos abordados nestes

A atividade de protocolo é importantíssima para o controle da
tramitação dos documentos, e poderá ser implementada nas
três idades do ciclo vital dos documentos, a fim de garantir
total controle dos documentos em todo o seu ciclo de vida

O processo de encapsulação é uma técnica utilizada para
a eliminação de insetos e microrganismos existentes nos
documentos.

Os arquivos públicos podem ser identificados pelo governo
como de interesse público e social, desde que sejam considerados
como conjuntos de fontes relevantes para a História e o
desenvolvimento científico nacional.

Caso a PGDF resolvesse armazenar sua documentação juntamente
com a documentação do MPDFT (Ministério Público
do DF e Territórios) em um único galpão, a fim de garantir
economia no arquivamento, essa documentação não poderia
ser misturada, para garantir obediência a um dos princípios
arquivísticos.

Ao organizar de forma alfabética as pastas dos procuradores
no setor de recursos humanos, podemos afirmar que o servidor
organizou corretamente os nomes a seguir:
Filho, Alberto de Medeiros
Furquim, Claudia do Amaral
Júnior, Fernando Cunha
Monte Negro, Dina Oliveira de Castro Alves

A utilização de mais de um método de arquivamento para
a organização de um arquivo é plenamente possível, e até
recomendada, desde que haja um estudo prévio a fim de
identificar quais métodos serão mais adequados para a documentação
a ser ordenada, de acordo com o funcionamento
da instituição

Entende-se por gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e de operações arquivísticas realizados apenas na
idade permanente do ciclo vital dos documentos.

Uma das diferenças existentes entre bibliotecas e arquivos é
que, enquanto nos arquivos a entrada dos documentos se dá
pela produção ou recebimento de outras entidades, nas bibliotecas
é comum a entrada de documentos (como livros e
revistas, por exemplo), por meio da compra, da doação ou
da permuta.

Podemos encontrar em uma instituição documentos de formas
físicas diversas guardados em local separado, onde receberão
tratamento adequado visando à sua conservação. Esse
local é chamado de arquivo especializado, e contará com
equipe técnica habilitada para tratar dessa documentação

O gênero documental ostensivo é formado pelos documentos
que podem ser divulgados livremente, sem que isso traga
problemas para a instituição. Já o gênero documental sigiloso
é formado pelos documentos que demandam cuidados com
relação à sua custódia (guarda) e divulgação

O fato de o documento estar tramitando, ou seja, circulando
pelas áreas competentes a fim de ser resolvido, é indicativo
de que ele está cumprindo seu ciclo de vida e está na primeira
idade, mas não há como afirmar, apenas por esses detalhes,
que esse documento chegará à terceira idade do ciclo de vida.

A eliminação de documentos na PGDF pode ocorrer em todas
as idades do ciclo de vida, desde que esteja prevista na tabela
de temporalidade e que seja criada a listagem de eliminação
do que será descartado.

Na autuação, os documentos são transformados em processos
(ou autos de processos), em que recebem um número de identificação,
têm suas folhas numeradas e são colocados em capas
de cartolina. Com o advento dos sistemas informatizados
nos órgãos e entidades públicas, essa atividade foi extinta,
uma vez que não existem processos em meio digital.

A fumigação é uma técnica de desinfestação que permite eliminar
insetos e microrganismos presentes nos documentos.
Em resumo, a documentação é colocada em uma câmara,
onde são aplicados produtos químicos adequados que agirão
sobre os documentos por determinado período e acabarão por
eliminar os seres citados

O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse público e social não poderá ser franqueado
(liberado ao público), ainda que haja interesse nesse sentido
por parte de seu proprietário ou possuidor

Caso houvesse um incêndio em que parte do arquivo da
PGDF fosse destruído, poderíamos dizer que foi violado um
dos princípios arquivísticos, mais especificamente o da integridade
ou da indivisibilidade, o qual defende que não deve
haver destruição ou eliminação indevida nos arquivos.

Ao organizar alfabeticamente o nome da Procuradoria Geral
do Distrito Federal, deve-se grafá-la como “Distrito Federal,
Procuradoria Geral do”, de acordo com as regras de
alfabetação

Os métodos ideográficos numéricos decimal e duplex funcionam
de maneira muito similar, já que ambos codificam os
assuntos, funções e atividades da instituição, de modo a criar
o plano de classificação da entidade. A diferença entre ambos
é que, enquanto o primeiro é limitado a 10 áreas, o segundo
permite classes ou áreas ilimitadas

A avaliação, que consiste na definição dos prazos de guarda
e na destinação final dos documentos, é uma das mais importantes
atividades de um programa de gestão documental.

Daniele, engenheira civil responsável por uma obra de reforma
na PGDF, precisa de informações a respeito de uma licitação
em andamento para subsidiar suas atividades. Podemos
afirmar que a documentação da qual ela necessita estará na
idade intermediária do arquivo da instituição.

O controle da tramitação dos documentos, que permite prestar
informações aos interessados, é atividade vinculada à área
de protocolo. Dentre as atividades deste setor, está a autuação,
também chamada de abertura ou formação de processo.

A legislação arquivística brasileira prevê que os arquivos públicos
devem ser identificados como correntes, intermediários
ou permanentes. Com relação aos arquivos permanentes,
acrescenta ainda que é formada por documentos de caráter
inalienável e imprescritível.

Um documento classificado como ostensivo deverá ser conservado
em locais de acesso restrito, pois contém informações
sigilosas e deve estar protegido de acesso por parte de
pessoas não autorizadas.

O método de arquivamento dicionário é uma subdivisão do
método de arquivamento ideográfico. Nele, os assuntos são
ordenados por códigos numéricos, organizados hierarquicamente,
ou seja, do mais amplo para o mais específico.

O arquivo da PGDF é formado por diversos fundos arquivísticos,
sendo cada fundo vinculado a uma área da entidade,
como a área de pessoal ou a área financeira

O caráter orgânico dos documentos de arquivo é o que os diferencia
dos documentos de biblioteca, de forma que, apesar
de lidarem com guarda e organização de informações, as duas
áreas (arquivos e bibliotecas) devem tratar sua documentação
a partir de metodologias distintas

Processo disciplinar, aviso e termo de recebimento podem ser
considerados tipologias documentais.

A instalação do arquivo deve ser feita em locais adequados,
onde não haja umidade inadequada ou a entrada de luminosidade
natural sobre a documentação que ali será depositada,
para garantir a longevidade dos documentos

A literatura arquivística apresenta diversas técnicas para a
restauração de documentos. A fumigação, por exemplo, é
uma técnica de restauração por meio da qual o documento
a ser reparado será colocado entre duas lâminas de poliéster,
que serão seladas com fita dupla face.

Os nomes a seguir foram corretamente grafados para sua ordenação
a partir do método alfabético.
Álvares, Juliano Menezes
Diaz Marquez, Juan
Mc Donald, Ronald
Serra Negra, Joaquim Barbosa

A aplicação da tabela de temporalidade aos documentos em
meio digital deve ser feita de forma que todos os documentos
sejam mantidos de forma permanente, já que tais documentos
não ocupam espaço nos arquivos e, portanto, sua manutenção
não gerará custos à instituição.

Arquivos correntes são aqueles cuja guarda é definitiva em
função de seu valor e não são utilizados

O princípio arquivístico da unicidade significa que os documentos
de arquivo são únicos dentro do seu contexto de
produção, nada tendo a ver com o número de vias desses
documentos.

O princípio arquivístico da indivisibilidade significa que os
fundos de arquivos podem ser mutilados, dispersos, destruídos,
alienados sem autorização ou sofrer adições indevidas

Em um arquivo foram encontrados regimentos, ofícios, portarias,
cartas e atas. Esses seriam exemplos de espécies documentais,
de acordo com a bibliografia arquivística

Os documentos, quanto à natureza do assunto, são classificados
em duas categorias: ostensivos e sigilosos. A legislação
arquivística afirma que os documentos ostensivos podem ser
classificados em três graus de sigilo: ultrassecreto, secreto ou
reservado

Convite, edital de licitação e papel são, respectivamente,
exemplos de suporte, espécie e tipologia documental

A avaliação documental deve ser realizada pelo Arquivista da
instituição e deve ser aprovada pela autoridade máxima do
órgão ou instituição onde está localizado o arquivo.

Cabe ao setor de protocolo, dentre outras atividades, abrir as
correspondências particulares e sigilosas para tomar ciência
do assunto, registrando-as e em seguida distribuindo-as aos
seus respectivos destinatários