Gestión de las Adquisiciones

Un estudiante con mucha experiencia de una clase de RMC estaba molesto por una situación en su trabajo. Me contó que organizó una reunión con un vendedor y
éste no se presentó. Entonces reprogramó la reunión, y el vendedor siguió sin presentarse. Cuando el instructor le preguntó con qué tipo de contrato estaba trabajando,
el estudiante tuvo que llamar a su oficina para averiguar que tenía un contrato de precio fijo. Luego el instructor le preguntó en qué parte del contrato se especificaba que
el vendedor tenía que asistir a esas reuniones. Después de algunas investigaciones, el estudiante determinó que eso no figuraba en el contrato. ¿Por qué un vendedor debería asistir a tal reunión si no se le estaba pagando por ello?
Piensa en lo que significa la gestión de las adquisiciones en un proyecto. No estamos hablando acerca del rol de un abogado o una oficina de contrataciones o
adquisiciones. Estamos hablando sobre el rol del director de proyectos. El conocimiento básico y capacidad de un director de proyectos debe incluir ser capaz de ayudar a crear, leer y administrar contratos.
Para algunas personas, la gestión de las adquisiciones es una de las áreas de conocimiento más difíciles del examen. Si has trabajado con contratos anteriormente, quizás debas perfeccionar tus conocimientos y aprender términos nuevos para cosas que ya haces. Es posible que también tengas que entender un poco mejor el rol del director de proyectos, pero debes obtener una buena puntuación en estas preguntas. No obstante, si eres como muchas otras personas puede ser que tengas poca experiencia en adquisiciones. Independientemente de tu experiencia en el mundo real, el examen PMP te pondrá a prueba como si fueras un experto. Este capítulo te guiará por el proceso de las adquisiciones y te sugerirá maneras para que puedas estudiar con más eficacia este tema y prepararte para el examen.

La Guía del PMBOK* usa los términos "acuerdo" y "contrato'; así que debes estar preparado para ver ambos términos en el examen y comprender el significado de cada uno de ellos. Los contratos pueden ser escritos u orales, pero habitualmente se crean con una entidad externa, y hay algún intercambio de bienes o servicios por algún tipo de compensación (por lo general, monetaria). El contrato forma la relación entre las entidades; es mutuamente vinculante y proporciona el marco de referencia acerca de cómo se abordará el incumplimiento de una de las partes y cómo se lo reparará, en última instancia, en un tribunal. El término más general "acuerdo" normalmente abarca los documentos o las comunicaciones que describen relaciones internas o externas y sus intenciones. Un contrato puede ser considerado como un
acuerdo, pero un acuerdo no es necesariamente un contrato. Imagina que la división internacional y la división de Estados Unidos de una compañía desean aprovechar sus recursos para lograr un objetivo estratégico compartido; crearían un acuerdo, pero no es probable que creen un contrato. Los acuerdos pueden utilizarse para expresar y describir las intenciones de los proyectos. El acta de constitución y los planes para la dirección del proyecto son ejemplos de acuerdos que no son contratos; son acuerdos internos.
Otros ejemplos de acuerdos son los acuerdos de nivel de servicio, los memorandos de intención, las cartas de intención, las cartas de acuerdo, los correos electrónicos y los acuerdos verbales.
¿Qué significa todo esto para ti? La forma de comunicar, elevar y resolver los problemas diferirá dependiendo de si tus acciones se rigen por un contrato o por un acuerdo interno. Por ejemplo, la notificación a un vendedor del incumplimiento de un término o condición de un contrato debe realizarse mediante una comunicación formal y por escrito, a fin de crear un registro y garantizar que se puedan iniciar las acciones legales correspondientes si fuera necesario. En comparación, para un acuerdo interno,
el incumplimiento de un término del acuerdo se podría tratar en una conversación seguida de un correo electrónico. En el examen, comprender si una pregunta situacional describe un acuerdo interno o un contrato con una parte externa podría ser fundamental para ayudarte a seleccionar la respuesta correcta. En este capítulo, utilizamos principalmente el término "contrato", debido a que el proceso de adquisiciones se utiliza para adquirir los recursos necesarios que están fuera del equipo del proyecto e incluye documentos legales entre el comprador y el vendedor.

Si tienes poca o nada de experiencia trabajando con contratos, debes obtener de tu compañía algunas muestras de los contratos, solicitudes de propuestas y la propuesta resultante, y verlas antes de continuar leyendo. También puede ser útil comunicarte con el departamento de contratos, de adquisiciones o de asuntos legales. En el examen se da por sentado que tienes una estrecha relación de trabajo con estos departamentos, que como director de proyectos, tienes una participación específica en el
proceso de las adquisiciones aún cuando no diriges ese proceso, y que el proceso de las adquisiciones no puede ocurrir sin tu participación. Tienes una oportunidad para construir una relación extremadamente valiosa con estos departamentos cuando preguntes, "¿qué debo saber acerca de los contratos?" Además, puedes mejorar tu relación de trabajo al explicarles los procesos de dirección de proyectos. ¡Inténtalo!

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