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NORMAS BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA
Descripción
NORMAS BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA
Sin etiquetas
normas básicas de la organización de archivos de oficina
12º ano
Mapa Mental por
daniel felipe
, actualizado hace más de 1 año
Más
Menos
Creado por
daniel felipe
hace más de 3 años
18
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Resumen del Recurso
NORMAS BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA
Archivo de oficina
Documento producido o recibido por desarrollo de funciones
Objetivo
Facilitar el almacenamiento, control, manejo y generación de documentos
Funciones
Correcta organización
Conservación original
Soporte de acción administrativa
Alineación organizacional
Preparación y transferencia
Formación de expedientes
Control y desarollo
Consulta
Tipos documentos
Recomendaciones básicas
Todo documento tiene un origen y pertenece a un expediente
Todo expediente pertenece a una serie documentada
Cada unidad administrativa mantiene archivo organizado
Diferenciación de archivos y documentos
Responsable por área
Documentos informativos
Documentos administrativos
Expediente administrativo
Unidad básica de documentos generados o producidos por una oficina (productor)
Normatividad
Ubicación en carpeta
Separado por asunto
Titulación de expediente
Rotulación
Unidad administrativa que lo produce
Nº de expediente
Serie documental a la que pertenece
Título del expediente
o Fechas extremas
Índice de los documentos que se le van agregando.
No separar contenído
Realizar tareas con prontitud
No hacer la duplicidad de documentos
No hacer uso de documento original
No incluir material de apoyo
Orden cronológico
Dejar constancia de expedientes en otros formatos
constantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la unidad
Series documentales
conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se producen
Normatividad
Identificar serie con procedimiento
Expedientes clasificados por asunto
Registrar cuadro de clasificación de documentos
Criterios de orden
Cronológico
Alfabético
numérico
Correspondencia
Registra la materialización de las comunicaciones de la administración y demás áreas
Normatividad
Comunicación archivada en orden cronológico
Clasificar la correspondencia como anexo o correspondencia
Instalación y conservación de documentos
Expedientes en trámite deberán ser aislados
Rotulados con
Nombre
Fechas extremas
Asunto
Resumen del asunto
Códigos
Relaciones documentales
Aspectos positivos
Localización
Identificación
reestructuración de expedientes
Expedientes Finalizados enviados a archivo
Expurgar documentos
Acción que obedece a eliminar algunos archivos respetando primeramente el ciclo vital, ejemplos de los que se eliminan
Copias y duplicados
Notas internas
Mensajería electrónica sin importancia
Propagandas, catálogos o revistas comerciales
Transferencias al archivo principal
Objetivo Optimizar los proceso y espacios de la organización
Solicitud de espacio
Preparación de los documentos
Preparación de las cajas
Cumplimentación de la Relación de Entrega
Formalización de la transferencia
Transferencia de sellos
Procedimiento de préstamo
Realizar solicitud
Búsqueda
Formato de préstamo
Solicitar retiro
El daño o pérdida será asumido por la unidad que lo meneje en determinado momento
Correo electrónico
Documento de archivo si es resultado de un proceso o hace parte de un expediente
Su envío requiere de parámetros
Identidad emisor-receptor
Marcar el asunto
Hacer uso correo institucional
Cordialidad
Contacto de respaldo
Su archivo obedece a la identificación y clasificación
Documentación electrónica
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