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DECRETO 2578 DE 2.012
- Se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el
Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del
Estado
- 1. NORMATIVIDAD RELACIONADA
- *Constitución Política, numeral 11 del artículo
189. * Ley 80 de 1989, artículo 3º . * Ley 594 de
2000, artículo 5º. * La Ley 1437 de 2011, Capítulo
Cuarto del Título III “Utilización de medios
electrónicos en el procedimiento administrativo”.
- *Constitución Política, numeral 11 del artículo
189. * Ley 80 de 1989, artículo 3º . * Ley 594 de
2000, artículo 5º. * La Ley 1437 de 2011, Capítulo
Cuarto del Título III “Utilización de medios
electrónicos en el procedimiento administrativo”.
- 2. AMBITO DE APLICACIÓN
- Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder
Público del orden nacional, departamental, distrital,
municipal; las entidades territoriales indígenas, de los
territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás
que se creen por Ley; las entidades privadas que cumplen
funciones públicas; las entidades del Estado en las
distintas ramas del poder; y demás organismos regulados
por la Ley 594 de 2000.
- Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder
Público del orden nacional, departamental, distrital,
municipal; las entidades territoriales indígenas, de los
territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás
que se creen por Ley; las entidades privadas que cumplen
funciones públicas; las entidades del Estado en las
distintas ramas del poder; y demás organismos regulados
por la Ley 594 de 2000.
- 3. FINES DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
- Adoptar, articular y difundir las
políticas, estrategias, metodologías,
programas y disposiciones en
materia archivística y de gestión de
documentos y archivos.
- Adoptar, articular y difundir las
políticas, estrategias, metodologías,
programas y disposiciones en
materia archivística y de gestión de
documentos y archivos.
- 4. INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN DEL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
- 1. A nivel nacional • El Archivo General de la
Nación, los archivos de entidades privadas que
cumplen funciones públicas, y los archivos
privados de interés público, Los archivos
privados, con declaración de bien de interés
cultural, los archivos de las entidades privadas
que acojan la normatividad archivística,
podrán hacer parte del Sistema Nacional de
Archivos. • El Comité Evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado. • Los Comités Técnicos.
- 2. A nivel territorial • Los Archivos Generales
departamentales, distritales, municipales, de
los territorios indígenas y de los Territorios
Especiales Biodiversos y Fronterizos. • Los
Consejos Territoriales de Archivo.
- 3. A nivel institucional • Los
Archivos Institucionales
- 1. A nivel nacional • El Archivo General de la
Nación, los archivos de entidades privadas que
cumplen funciones públicas, y los archivos
privados de interés público, Los archivos
privados, con declaración de bien de interés
cultural, los archivos de las entidades privadas
que acojan la normatividad archivística,
podrán hacer parte del Sistema Nacional de
Archivos. • El Comité Evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado. • Los Comités Técnicos.
- 5. INSTANCIAS ASESORAS
- 1. A nivel nacional El Comité de
Desarrollo Administrativo
establecido en el Decreto 2482
de 2012, el cual cumplirá, entre
otras, las funciones de Comité
Interno de Archivo.
- 2. A nivel territorial Los Consejos Departamentales y Distritales
de Archivos creados por la Administración Departamental y
Distrital, según el caso. En las entidades territoriales los
Comités Internos de Archivo creados en las entidades públicas,
así como en las entidades descentralizadas, autónomas de los
municipios, distritos y departamentos, y en las entidades
privadas que cumplan funciones públicas.
- 1. A nivel nacional El Comité de
Desarrollo Administrativo
establecido en el Decreto 2482
de 2012, el cual cumplirá, entre
otras, las funciones de Comité
Interno de Archivo.
- 6. ARCHIVOS GENERALES
TERRITORIALES
- OBJETIVOS: • Coordinar y desarrollar la
política archivística en los archivos de las
entidades de su territorio, de acuerdo con
los lineamientos impartidos por el AGN
- FUNCIONES: Recibir las transferencias
documentales que, de acuerdo con la TRD
o TVD, hayan sido valoradas para
conservación permanente
- • Garantizar el acceso de los ciudadanos a los
documentos públicos, • Seleccionar, organizar,
conservar y divulgar el acervo documental que integra
los fondos del ente territorial • Promover la
organización y el fortalecimiento de los archivos del
orden territorial correspondiente • Apoyar y estimular
la investigación en los distintos archivos del ente
territorial
- • Garantizar el acceso de los ciudadanos a los
documentos públicos, • Seleccionar, organizar,
conservar y divulgar el acervo documental que integra
los fondos del ente territorial • Promover la
organización y el fortalecimiento de los archivos del
orden territorial correspondiente • Apoyar y estimular
la investigación en los distintos archivos del ente
territorial
- OBJETIVOS: • Coordinar y desarrollar la
política archivística en los archivos de las
entidades de su territorio, de acuerdo con
los lineamientos impartidos por el AGN
- 7. COMITÉS TÉCNICOS
- Comités Técnicos Asesores: Instancias
asesoras del SNA para el desarrollo de
la función archivística, creados de
acuerdo con las necesidades de la
política archivística.
- FUNCIONES: • Asesorar al Archivo General de su respectiva
jurisdicción . • Hacer seguimiento al cumplimiento
de las políticas y normas archivísticas . •
Programar y coordinar acciones acordes con las
políticas, planes y programas propuestos por el
Archivo General de la Nación .
- FUNCIONES: • Asesorar al Archivo General de su respectiva
jurisdicción . • Hacer seguimiento al cumplimiento
de las políticas y normas archivísticas . •
Programar y coordinar acciones acordes con las
políticas, planes y programas propuestos por el
Archivo General de la Nación .
- Comités Técnicos Asesores: Instancias
asesoras del SNA para el desarrollo de
la función archivística, creados de
acuerdo con las necesidades de la
política archivística.
- 9. COMITÉ INTERNO DE
ARCHIVO
- Cada entidad establecerá su Comité. Propósito:
Asesorar a la alta dirección en materia archivística y
de gestión documental física y electrónica, definir
las políticas, los programas de trabajo y los planes
relativos a la función archivística de la respectiva
Entidad. • Conformación • Funciones
- Cada entidad establecerá su Comité. Propósito:
Asesorar a la alta dirección en materia archivística y
de gestión documental física y electrónica, definir
las políticas, los programas de trabajo y los planes
relativos a la función archivística de la respectiva
Entidad. • Conformación • Funciones
- 8. EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
- • Responsabilidad de la Evaluación de Documentos de Archivo.
• Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental. • Planes de
Acción de los Archivos Generales. • Inventarios de documentos.
• Eliminación de documentos.
- • Responsabilidad de la Evaluación de Documentos de Archivo.
• Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental. • Planes de
Acción de los Archivos Generales. • Inventarios de documentos.
• Eliminación de documentos.
- 10. ARCHIVOS HISTÓRICOS
- Los archivos históricos que no estén adscritos a entidades públicas serán responsables por el
patrimonio documental que tienen a cargo, así como por la adecuada organización y custodia de sus
fondos y la prestación de los servicios archivísticos y de consulta sin ningún tipo de restricción. Sin
embargo, al estar separados de la administración departamental, distrital o municipal NO podrán
recibir transferencias secundarias provenientes de organismos de la administración pública.
- Los archivos históricos que no estén adscritos a entidades públicas serán responsables por el
patrimonio documental que tienen a cargo, así como por la adecuada organización y custodia de sus
fondos y la prestación de los servicios archivísticos y de consulta sin ningún tipo de restricción. Sin
embargo, al estar separados de la administración departamental, distrital o municipal NO podrán
recibir transferencias secundarias provenientes de organismos de la administración pública.
- 14. SISTEMA INTEGRAL NACIONAL
DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
- El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema
Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE como un programa
especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos
del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594
de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.
- El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema
Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE como un programa
especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos
del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594
de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.
- 11. SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
- El Archivo General de la Nación
desarrollará la plataforma tecnológica
para evaluar y hacer seguimiento en
línea al desarrollo del Sistema Nacional
de Archivos
- El Archivo General de la Nación
desarrollará la plataforma tecnológica
para evaluar y hacer seguimiento en
línea al desarrollo del Sistema Nacional
de Archivos
- 12. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
- El Sistema Nacional de Archivos se integrará con el Sistema General de
Información del Sector Público, el Sistema Nacional de Cultura, el Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnología, el Sistema Nacional de Formación para el
Trabajo –SNFT y el Sistema Nacional de Patrimonio, así como de los demás
sistemas que establezca el Gobierno Nacional que sean acordes con su
naturaleza.
- El Sistema Nacional de Archivos se integrará con el Sistema General de
Información del Sector Público, el Sistema Nacional de Cultura, el Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnología, el Sistema Nacional de Formación para el
Trabajo –SNFT y el Sistema Nacional de Patrimonio, así como de los demás
sistemas que establezca el Gobierno Nacional que sean acordes con su
naturaleza.
- 13. ARCHIVOS DE ENTIDADES PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
- Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo
vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado,
organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta las normas que
regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
- Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo
vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado,
organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta las normas que
regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
- 15. RED NACIONAL DE ARCHIVOS
- El Archivo General de la Nación desarrollará el Proyecto RED
NACIONAL DE ARCHIVOS, con el fin de articular, integrar e
interconectar mediante el uso de tecnologías de la
información, sistemas de información y software
especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional,
departamental y municipal, así como a los archivos históricos
de titularidad pública y a los archivos que conserven
documentos declarados como Bienes de Interés Cultural.
- • El CENSO GUÍA DE ARCHIVOS.
Responsabilidad del AGN y de
los Archivos Generales
Territoriales.
- El Archivo General de la Nación desarrollará el Proyecto RED
NACIONAL DE ARCHIVOS, con el fin de articular, integrar e
interconectar mediante el uso de tecnologías de la
información, sistemas de información y software
especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional,
departamental y municipal, así como a los archivos históricos
de titularidad pública y a los archivos que conserven
documentos declarados como Bienes de Interés Cultural.
- 1. NORMATIVIDAD RELACIONADA
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