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Certificación en competencia laboral: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales

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Competencias SENA

Pregunta 1 de 11

1

¿Cuál es la metodología para construir las TRD definidas por la Universidad?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Según sus funciones y cargos

  • Según sus procesos

  • Según su estructura orgánica

Explicación

Pregunta 2 de 11

1

¿Dónde puedo encontrar la normatividad institucional vigente en temas de gestión documental?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • En la Oficina Jurídica y/o la Secretaría General de la Universidad

  • En el sitio web de la Oficina de Administración Documental - OAD

  • En el Archivo General de la Nación

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 3 de 11

1

¿Qué elementos encuentro en las Tablas de Retención Documental (TRD)?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • El listado de series con sus correspondientes tipos documentales - Tiempos de permanencia
    Disposición final (conservación o eliminación) - Responsables de la transferencia

  • El listado de series con sus correspondientes tipos documentales - Los procesos de la Universidad - Los documentos que produce - Los productores.

  • Las series documentales y los procesos de la Universidad

Explicación

Pregunta 4 de 11

1

Las series documentales son un "Conjunto de documentos que tratan de un mismo asunto o tema y que corresponden al ejercicio de un proceso"

Selecciona uno de los siguientes:

  • VERDADERO
  • FALSO

Explicación

Pregunta 5 de 11

1

Los principios técnicos de archivo son:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Principio de Procedencia

  • Principio de Orden Original

  • Principio de Procedencia y Orden Original

  • Ninguno de los anteriores

Explicación

Pregunta 6 de 11

1

Los procesos técnicos de archivo son:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Clasificación - Agrupación - Descripción

  • Clasificación - Ordenación - Descripción

  • Producción - Ordenación - Descripción

Explicación

Pregunta 7 de 11

1

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.

Selecciona uno de los siguientes:

  • VERDADERO
  • FALSO

Explicación

Pregunta 8 de 11

1

¿Cómo recupero la información que reposa en mi archivo?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • A través del catálogo de la biblioteca

  • Buscando en el PC por palabra clave

  • A través de los inventarios de transferencia

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 9 de 11

1

Una transferencia puede definirse como:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Remisión de los documentos producidos en una unidad al Archivo de Gestión de la Universidad.

  • Entrega de las cajas de una unidad al Archivo Central de la Universidad con el respectivo inventario y ordenación según los procesos.

  • Remisión del Archivo de Gestión de cada Unidad, al Archivo Central de la Universidad, de acuerdo con las TRD vigentes.

Explicación

Pregunta 10 de 11

1

Para hacer una transferencia al Archivo Central debo: organizar las cajas, eliminar los documentos innecesarios y mandarlas a la OAD

Selecciona uno de los siguientes:

  • VERDADERO
  • FALSO

Explicación

Pregunta 11 de 11

1

Son medidas de seguridad para la documentación y el personal a cargo:

Selecciona una o más de las siguientes respuestas posibles:

  • Manipular la documentación con los elementos de protección mínimos como tapabocas, guantes, bata y gafas.

  • Lavado frecuente de manos.

  • Manipular la documentación con los elementos de protección mínimos como tapabocas, guantes, bata y gafas y hacer lavado frecuente de manos.

Explicación

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