CAPÍTULO II

DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS.

Para establecer criterios de administración de archivos, es importante interpretar sus procesos, desde que se crea un documento hasta que se destruye o por su valor histórico se conserva permanentemente.

2.1 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos nos ayuda a identificar sus características y evolución de los mismos, se divide en tres fases: fase activa, semi-activa e inactiva; mismas que hacen relevancia, sobre los diferentes procesos y tiempos que deberán de establecerse en los diferentes archivos: (trámite, concentración e histórico).

2.2 FASE ACTIVA

Es la primera edad del documento y se refiere exclusivamente al período que inicia al ser generado para cumplir con ciertos fines administrativos, propiciando la gestión o conclusión de los asuntos y su consulta es constante. El concepto del ciclo vital de los documentos, ha sido en la administración uno de los principales elementos que ha dado la archivística contemporánea creando una visión diferente. (11)

2.3 FASE SEMIACTIVA

Es la segunda edad de los documentos e índica que estos han concluido con los trámites formales de los que son producto y que han dejado de tener utilidad inmediata para la institución que los produjo, pero en prevención de los derechos y obligaciones que diversas disposiciones fijan, deben conservarse por cierto tiempo que se establecerá en el catálogo de disposición documental (ver anexos 4 y 5), aplicado a los diferentes procesos técnicos archivísticos (expurgo, depuración, valoración, integración, inventarios etc.). (12)

La característica esencial en esta etapa, los documentos deben ser sujetos a un proceso de valoración cuidadosa, que precise los períodos de tiempo durante los cuales deberán de ser conservados y custodiados en el archivo de concentración conforme a su clasificación, vigilando el tiempo de vigencia para su posterior análisis y valoración y en su caso eliminarlos o transferirlos al archivo histórico. (13)

2.4 FASE INACTIVA

Es la tercera y última etapa del ciclo vital del documento, se presenta cuando éstos han cumplido con una serie de procedimientos derivados tanto de las gestiones administrativas de que son producto, como de los controles que desde un punto de vista archivístico deben conservarse precaucionalmente para proceder a su selección o eliminación según el valor y/o utilidad que éstos tengan para la institución.

En esta fase, conforme al valor de carácter permanente de los documentos, serán conservados en el archivo histórico y una vez organizados, se implementarán los sistemas de difusión (ópticos y electrónicos), para estimular su uso e investigación. (14)

2.5 CONCEPTO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso de análisis documental, cuyo fin es establecer los criterios para proceder a transferir o dar de baja los documentos. Esta técnica, es una de las más importantes y la efectuará personal con conocimiento de las atribuciones de la organización institucional y de los diferentes tipos o clasificación de documentos que en esta se generan; así como, un amplió criterio de análisis, con la finalidad de que este determine el momento de proceder con la baja de documentos que ya cumplieron con su objetivo o transferirlos por su valor al archivo histórico.

2.6 CONCEPTO DE EXPURGO DOCUMENTAL

Es una técnica de la archivología, la cual nos ayuda a eliminar del expediente los documentos sin ninguna relevancia o repetidos previo a su transferencia al archivo de concentración. Con este procedimiento se evitará que se acumulen documentos sin valor, (copias simples, fotocopias, al carbón, documentos ilegibles o repetidos), esta técnica se puede llevar a cabo inclusive en el archivo de trámite ayudando así a disminuir parte del gran volumen documental. (16)

2.7 CONCEPTO DE DEPURACIÓN DOCUMENTAL

Es una técnica de la archivología que tiene como objetivo la eliminación de expedientes que hayan cumplido con su vigencia precaucional, con apoyo de la información contenida en el catálogo de disposición documental, esta actividad tendrá que ser realizada por personal con capacidad de análisis y con conocimiento de las funciones de las diferentes unidades y establecimientos, que integran la Institución. (17)

Cabe mencionar que el inventario resultante de esta actividad, se remitirá para ser analizado por la Coordinadora de Archivos (Dirección de Archivo General), quien gestionará ante el Archivo General de la Nación, la procedencia del destino final, tanto de los documentos sin valor, como los considerados para su conservación permanente como acervo histórico esta actividad es realiza exclusivamente en el archivo de concentración) (18)

2.8 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Es la técnica de la archivología, que determina previa autorización, la acción del préstamo de los expedientes o documentos; para lo cual, se tendrá que considerar diferentes aspectos de acceso para su exhibición, reproducción, investigación o consulta; para ello, se tendrá que elaborar una cédula de préstamo que contendrá los siguientes datos: (19) (ver anexo 6)

- Nombre de la dirección solicitante.

- Grado, cargo, nombre, sello y firma del que autorizó.

- Grado, nombre y firma del que entrega y recibe.

- Fecha de entrega y devolución

- Números de fojas que contiene el expediente.

Es importante que antes de facilitar un expediente, se tomen medidas como son:

- Expurgar.

- Foliar y

- Coser.

La carátula de los expedientes deberá contener una advertencia, especificando que son propiedad de la Nación y están a cargo y responsabilidad del Archivo que los guarda y custodia y será castigado con la pena de dos años de acuerdo al Código de Justicia Militar vigente Artículo 343 Fracción VI: “El que fotocopie sin autorización, haga anotaciones, sustraiga dolosamente, oculte o destruya expedientes, documentos o parte de ellos, correspondientes a oficinas militares; así como, en lo que hace referencia la ley de responsabilidad administrativa de los servidores públicos, en el artículo 8 fracción IV: custodiar y cuidar la documentación que por razón de su empleo, cargo o comisión que tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos”.

2.9 CONSULTA DE DOCUMENTOS

El objeto principal de cualquier archivo, es el de brindar la información documental en el momento oportuno cuando se solicite; se recomienda para tal fin, aplicar un sistema de digitalización, tal es el caso de los acervos históricos, que por su estado de conservación no se deberá tener acceso directo a este material; para esto, nos auxiliaremos de la tecnología para prolongar la vida útil de los documentos. (20)

2.10 PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO EN LA ARCHIVONOMIA

A) PLANEACIÓN

1) IDENTIFICACIÓN TEMÁTICA DE EXPEDIENTES Y QUIEN LOS ORIGINA.

En el primer paso del proceso administrativo, es primordial que al generar la documentación se separe de acuerdo a la temática que trate, facilitando su clasificación; así como su ubicación.

2) PROGRAMA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

Planea y establece el tiempo de guarda de la diversa documentación y la identificación de valores documentales (administrativo, legal, contable y fiscal), para su depuración o posible transferencia a la siguiente fase del archivo.

3) RESPONSABILIDAD Y FUNDAMENTO LEGAL.

Es responsabilidad de cada persona al frente de un archivo, coordinar y establecer tiempo de vigencia y guarda documental y así como el manejo y manipulación de la información de acuerdo a leyes y reglamentos vigentes que así lo establecen.

B) ORGANIZAR

1) Una vez identificada la documentación por temas, es preciso establecer su ubicación y localización aplicando técnicas de organización, como la alfabética, numérica, cromático, topográfica o por asunto.

2) DIFERENTES FASES DEL ARCHIVO.

Para programar la guarda y custodia de la documentación en cada etapa del archivo, es necesario conocer que tiempo establece la Ley para la diversa documentación conforme a su clasificación (reservada, confidencial y pública).

3) BASE LEGAL

Establece las sanciones a quien haga uso incorrecto de la información documental (fotocopie y consulte sin autorización, sustraiga, destruya o altere); así mismo, nos indica si la documentación es pública, reservada, confidencial y sus vigencias correspondientes.

C) INTEGRAR

1) INCORPORAR PERSONAS CAPACITADAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO.

Es recomendable que el personal que se comisione en las actividades de archivonomía, cuente con el perfil mínimo necesario para que desarrolle sus funciones con calidad y eficiencia por la relevancia del manejo de la información contenida en los archivos.

2) ORIENTAR, ADIESTRAR Y DESARROLLAR MEDIANTE LA INSTRUCCIÓN Y LA PRÁCTICA LOS CONOCIMIENTOS, APTITUDES Y HABILIDADES DEL PERSONAL EN LA MATERIA.

Impartir capacitación al personal que desempeña actividades inherentes y fomentar la importancia y responsabilidad que implica la identificación, organización, control y custodia de la documentación.

D) DIRIGIR

1) DELEGAR, MOTIVAR, COORDINAR Y MANEJAR LOS CAMBIOS DE INNOVACIÓN EN EL LOGRO DE METAS.

Delegar responsabilidades a la persona más capacitada con conocimientos y experiencia para estar en posibilidad de innovar procedimientos para una mejora constante y facilitar el desarrollo de los diversos procesos técnicos de la archivología.

E) CONTROLAR

1) ASEGURAR QUE LOS PROCESOS SE CUMPLAN CON LOS OBJETIVOS CONFORME A LOS LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS.

Controlar el proceso de la organización en el logro de los objetivos para la prevención oportuna de los problemas que se presenten en los archivos como son las transferencias, bajas,