Se o seu cliente não está satisfeito (por razões justas ou injustas), você terá que usar algumas das muitas técnicas do profissional de atendimento ao cliente para ganhar seu apoio e lealdade contínua.

Existem várias etapas-chave na solução do problema de um cliente:

Entendendo e reconhecendo o problema
Questionando o cliente para esclarecimento
Assumir a responsabilidade, pedir desculpas, empatizar, ouvir
Esclarecer as ações a serem tomadas
Obtendo aprovação do cliente
Resolver a queixa
Alimentando o cliente ao progresso das ações

Certifique-se de usar as habilidades de escuta ativas no módulo anterior do curso. Faça as perguntas necessárias para obter uma imagem completa do problema em questão e descobrir o que exatamente o cliente está procurando.
Desde o início, você deve acreditar que o cliente pode estar certo. Sempre tenha a mente aberta em relação à opinião do cliente, faça com que eles sintam que são ouvidos.
Certifique-se de não discutir ou interromper enquanto o cliente está explicando a situação.
Não perca seu autocontrole. Se você ficar relaxado, a maioria dos clientes se acalmará.
Envolva o cliente na resolução de problemas. Sugira soluções alternativas para o problema em questão, se existirem. Os clientes apreciam a oportunidade de escolher os modos de resolução de problemas.
Certifique-se de que as medidas prometidas são tomadas. Se você não agir e ignorar a queixa do cliente, o problema aumentará.
Às vezes, os clientes estão errados no que eles estão dizendo. Se isso acontecer, você deve deixá-los sair com dignidade e sem se sentir envergonhado para que eles se sintam bem-vindos ao retornarem ao estabelecimento.

Lidando com preocupações e problemas do cliente