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Description
Flashcards by prof.vero larrosa, updated more than 1 year ago
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Created by prof.vero larrosa
over 9 years ago
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| Question | Answer |
| LA CARTA COMERCIAL | La carta es el principal elemento de las relaciones formales que mantiene una empresa u organización con sus clientes, proveedores y personas en general. Este documento es utilizado en una variada gama de situaciones laborales, administrativas, protocolares, sociales, etc. |
| CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA COMERCIAL | Las características de la redacción de la carta son las mismas características de la redacción comercial. Pero hay rasgos estructurales, de contenido y estilo que la diferencian de otros documentos que se utilizan en este ámbito. |
| ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL |
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| ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL CLÁSICA |
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| CARTA COMERCIAL DE GRANDES EMPRESAS | En muchas empresas, sobre todo las grandes que tienen mucho movimiento de documentación, añaden algunos datos de registro: Persona que ordenó hacer la carta y la que la escribió, referencia del destinatario y referencia del remitente, número de registro, asunto. |
| ESTRUCTURA: 1. ENCABEZAMIENTO | Es la parte inicial de la carta. Contiene elementos obligatorios y opcionales o accidentales que pueden sufrir modificaciones de acuerdo al formato y características de la carta. |
| A. ELEMENTOS OBLIGATORIOS DEL ENCABEZAMIENTO | - LUGAR Y FECHA: ciudad, día, mes y año. Se colocan o bien en el encabezamiento, dos o tres líneas por debajo del membrete y alineados a la derecha, o bien al pie, dos o tres líneas por debajo del cargo y alineados a la izquierda. (ver los modelos en fichas 3 y 4) - DATOS DEL DESTINATARIO O DIRECCIÓN INTERIOR: Nombre y/o cargo del receptor, domicilio y lugar de destino, si corresponde. - VOCATIVO: Palabra o frase a través de la cual nos dirigimos al destinatario. Es un tratamiento de cortesía que precede al texto. Algunos autores lo llaman SALUDO. |
| I. DATOS DEL DESTINATARIO O DIRECCIÓN INTERIOR | El nombre, cargo y dirección del destinatario no debe abarcar más de cinco líneas y estas no deben tener un ancho que supere a la mitad de la página. Lo más conveniente es que las líneas no lleguen a la mitad de la página ni que una de ellas sobresalga mucho más que las otras. En la primera línea se debe escribir el nombre de la persona a quien va dirigida la carta, acompañada de un tratamiento de cortesía. EJEMPLOS: Sr. Alberto Romero L. Dr. Nicolás Morales Jorquera Si la carta se dirige a la persona que ocupa un cargo en la empresa, pero su nombre se desconoce y no podemos averiguarlo, será el nombre del cargo que aparecerá en la primera línea. EJEMPLO: Sr. Jefe de Ventas Empresa Equis |
| DATOS DEL DESTINATARIO O DIRECCIÓN INTERIOR | En la segunda línea se debe escribir el cargo de la persona a quien se dirige la carta y en la tercera línea, el nombre de la empresa o institución. En las siguientes líneas se puede precisar la dirección exacta de la empresa y la ciudad y/o departamento, o simplemente el departamento. EJEMPLO: Sr. Alberto Romero Jefe de Ventas Empresa Equis Avenida Pedro de Mendoza 1561 San Ramón, Canelones. Si la carta es enviada a otro país, puede sustituirse el departamento por la cuidad y el país. En ese caso deben tenerse en cuenta las características propias de identificación del destinatario de cada país, por ej. código postal. |
| II. VOCATIVO (O SALUDO) | El saludo o vocativo se coloca alineado al margen izquierdo y dos líneas debajo del nombre y dirección del destinatario. El tipo de vocativo y su grado de formalidad dependen de la familiaridad que exista entre el emisor y el receptor. El saludo debe estar en concordancia con la jerarquía, cargo e incluso institución a la que pertenece. Se debe tener en cuenta que el tratamiento de cortesía con una autoridad militar es distinto al que requiere una autoridad religiosa, política o un miembro del Poder Judicial. Si bien existen una amplia variedad de vocativos a emplear, hay que evitar aquellos que se han vuelto expresiones obsoletas o arcaicas y los que caen en redundancia. EJEMPLOS DE VOCATIVOS IMPROPIOS: "Muy señor mío" "Mi apreciado y excelentísimo amigo mío" |
| EJEMPLOS DE VOCATIVOS (O SALUDOS) | Distinguido/a Señor/Señora o cliente Señor, Señora o Señores Estimado/a Señor o Señora Querido/a amigo/a Apreciado socio/cliente Estimado socio/cliente etc. Nota: Es aconsejable emplear un tono neutro o formal en los casos en que la carta responda a una situación conflictiva o negativa. |
| B. ELEMENTOS OPCIONALES DEL ENCABEZAMIENTO | - MEMBRETE: Es el nombre o razón social de la empresa u organización. En la actualidad, el membrete desempeña un rol muy importante para la promoción o publicidad por lo que el área de marketing aporta con logos o diseños muy atractivos. - NUMERACIÓN: Es el registro del documento emitido. - FRASE DE ATENCIÓN: Se utiliza para facilitar la distribución de la correspondencia en empresas u organizaciones de estructura más compleja. - REFERENCIA: Corresponde al tema o idea central de la carta. Cumple un papel muy importante de orientación al comunicar el asunto de la carta. |
| 2. CUERPO DE LA CARTA | El cuerpo del texto se coloca una línea por debajo del saludo. Es el mensaje o contenido de la carta. El texto debe estructurarse de tal modo que facilite la lectura. Para esto, los párrafos deben ser claros, breves, comunica una idea principal cada uno de ellos. Es recomendable que haya pocos párrafos y que sean cortos. Hay que ir directamente al asunto para lograr captar la atención del lector. Para hacer la carta más atractiva se recomienda separar los párrafos con una línea en blanco. |
| PÁRRAFO INTRODUCTOR | El párrafo inicial de la carta es breve y preciso y plantea el tema a exponer. Toda carta se inicia con una o dos oraciones que introducen el asunto a tratar. Estas frases responden a fórmulas ya estandarizadas que deben corresponderse con el contenido a tratar. ALGUNOS EJEMPLOS: Nos dirigimos a usted para... Por la presente le informamos que... Tenemos el gusto de enviarle... Acuso recibo de su carta con fecha... En respuesta a... De acuerdo a lo señalado en... Es un agrado para mí... Le escribo por encargo del señor... |
| 3. FINAL | Este es el cierre de la carta. Al igual que el encabezamiento, consta de elementos obligatorios y opcionales. |
| A. ELEMENTOS OBLIGATORIOS DEL FINAL | - FRASE DE SALUTACIÓN O DESPEDIDA: Es una frase o párrafo breve de cortesía con la que se cierra el mensaje de la carta. Se sitúa por debajo del texto y alineada a la izquierda, En general, después de la fórmula utilizada se pone una coma. - FIRMA: Se coloca alineada a la izquierda seis líneas en blanco o más por debajo de la despedida. Como la mayoría de las firmas son ilegibles debajo se pone el nombre del emisor y, en la línea siguiente, el cargo. |
| FRASE DE SALUTACIÓN O DESPEDIDA | La despedida debe seguir el mismo tono de la carta. Se escribe dos líneas después del último párrafo. Se puede escribir centrada, alineada al margen izquierdo o al margen derecho, dependiendo del estilo de la carta. EJEMPLOS: Atentamente, Cordialmente, Saluda a usted, A la espera de su respuesta, Respetuosamente, Le saluda atentamente, Reciba nuestro atento saludo, Rogándole que nos disculpe por las molestias ocasionadas, le saludamos atentamente, Esperando sus prontas noticias, le saludamos atentamente, Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente, etc. |
| B. ELEMENTOS OPCIONALES DEL FINAL | - ANTEFIRMA: Nombre o razón social de la empresa. No es obligatoria su inclusión cuando es una carta personal. - INICIALES DE RESPONSABILIDAD: Identificación del autor del documento y de quien lo tipeó o digtó. - ANEXOS: Se indican los documentos u otro tipo de comunicaciones que se adjuntan a la carta. Pueden ser una lista de precios o un pedido. En ese caso se acostumbra a poner en el pie, debajo del lugar y fecha, la palabra "Anexo". - CON COPIA: Copias que se envían a otras personas o áreas dentro o fuera de la empresa. |
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