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Description
Flashcards by ROZIVAN DE AZEVEDO, updated more than 1 year ago
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Created by ROZIVAN DE AZEVEDO
over 7 years ago
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| Question | Answer |
| O QUE É ARQUIVOLOGIA? | É a ciência que estuda a organização dos acervos documentais, desde a sua produção, tramite e destinação. |
| QUAL O CONCEITO DE DOCUMENTO? | É uma informação contida em um suporte. |
| QUAL O CONCEITO DE ARQUIVO? | É um conjunto de documentos acumulados, produzidos ou recebidos, por pessoas físicas ou jurídicas, e por entidades públicas no decorrer de suas atividades. (Orgânico = Nasce de nossas ações) |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS? | IMPARCIALIDADE - Imposição administrativa que nos leva a criar um documento. NATURALIDADE - Diferente de coleções. AUTENTICIDADE - Aspectos formais que utilizamos para criar os documentos. INTER-RELACIONAMENTO - Os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. UNICIDADE - Tem função única. |
| QUAIS AS FINALIDADES DO ARQUIVO? | 1 - Servir à Administração. 2 - Servir à História. |
| QUAL A FUNÇÃO DOS ARQUIVOS? | Disponibilizar informações. |
| COMO SÃO CLASSIFICADOS OS ARQUIVOS? | EXTENSÃO - Setorial ou Geral/Central. ENTIDADE MANTENEDORA - Público ou Privado. ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO - Corrente, Intermediário ou Permanente. NATUREZA DOS DOCUMENTOS - Especial (Referente ao suporte # papel + texto) e Especializado (Referente a área de conhecimento). |
| QUAIS SÃO OS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS? | REVERSIBILIDADE, TERRITORIALIDADE, ORDEM ORIGINAL, PROVENIÊNCIA, PERTINÊNCIA, ORGANICIDADE E UNICIDADE. |
| QUAL A CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS? | GÊNERO - Textual, Sonoro... TIPOLOGIA - Espécie + Função. NATUREZA DO ASSUNTO - Ostensivo ou Sigiloso. ESPÉCIE - Modelo de documento (Ata, Memorando...) |
| QUAL A DIFERENÇA ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA? | ARQUIVO - Exemplares Únicos; Acumulação Natural; Fundos Abertos/Fechados; Objetivos Administrativos; Classificação pelas Atividades; Avaliação do Conjunto. BIBLIOTECA - Exemplares Múltiplos; Compra/Doação/Permuta; Coleções; Objetivos Culturais, Científicos; Classificação Predeterminada; Avaliação por Unidades. |
| QUAIS SÃO OS ÓRGÃOS / SISTEMAS DE ARQUIVOS? | ARQUIVO NACIONAL - Gestão e Recolhimento de Documentos Acumulados. CONARQ - Define a política... SINAR - Implementa a política... |
| EM QUE FUNDAMENTA-SE A TERIA DAS 3 IDADES? | FREQUÊNCIA DE USO; VALORES DOS DOCUMENTOS - Primário (Administrativo, Imediato, É Temporário) e Secundário (Histórico, Mediato, É Definitivo). |
| QUAIS SÃO AS 3 IDADES DOCUMENTAIS? | CORRENTE (Ativo) - Valor Primário; INTERMEDIÁRIO (Semiativo) - Valor Primário; PERMANENTE (Inativo) - Valor Secundário. |
| QUAL A DIFERENÇA ENTRE RECOLHIMENTO E TRANSFERÊNCIA? | TRANSFERÊNCIA - Documento sai da fase CORRENTE para a INTERMEDIÁRIA; RECOLHIMENTO - Documento sai da fase CORRENTE/INTERMEDIÁRIA para a PERMANENTE. |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DA FASE CORRENTE? | Documentos de Uso Frequente; Localizado Próximo ao Usuário; Setorial/Geral; Armazenados em Pastas (Vertical); Acesso Restrito (Setor/Autorizado); Produção de Documentos; Tramitação de Documentos; Atividades (PROTOCOLO, EXPEDIÇÃO, ARQUIVAMENTO, CONSULTA E EMPRÉSTIMO) |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DA FASE INTERMEDIÁRIA? | Documentos de Uso Eventual; Pode Estar Próximo (DENTRO) ou Distante (FORA); Central; Armazenados em Caixas (VERTICAL/HORIZONTAL); Acesso Restrito (SETOR/AUTORIZADO); Documentos que Aguardam Destinação Final (ELIMINAÇÃO OU GUARDA PERMANENTE); Atividades (EMPRÉSTIMO, CONSULTA E ARQUIVAMENTO). |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DA FASE PERMANENTE? | Documentos Sem Uso Administrativo; Próximo ou Distante; Central; Armazenados em Caixas (Vertical ou Horizontal); Acesso Aberto ao Público; Atividades (ARRANJO, DESCRIÇÃO, PUBLICAÇÃO, CONSERVAÇÃO E REFERÊNCIA). |
| QUAL O CONCEITO E CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA? | Agrupamento de Documentos, Podendo Atribuir a Eles Códigos. |
| O QUE É O PLANO DE CÓDIGO/CLASSIFICAÇÃO? | Instrumento que Auxilia na Classificação dos Documentos, Visando sua Guarda e Localização. Baseia-se nas Funções/Atividades Organizacionais. |
| O QUE É AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO? | Definição de Prazos e de Destinação de Documentos. |
| O QUE É E O QUE FAZ A TABELA DE TEMPORALIDADE? | Instrumento que Define Prazos de Guarda (CORRENTE E INTERMEDIÁRIA); Destinação Final; Alteração de Suporte dos Documentos. |
| QUAL AS ROTINAS DO SERVIÇO DE PROTOCOLO? | RECEBIMENTO - Separação (Oficial - Ostensivo (Aberto) ou Sigiloso; Particular (Sigiloso e Pessoal). REGISTRO - (Somente Documentos Ostensivos) Cadastro de Dados/Metadados dos Documentos. Ex.: Espécie, Data... AUTUAÇÃO - Formação de Um Processo. CLASSIFICAÇÃO - (À Lápis) Com o Auxílio do Plano de Classificação, Caso Esse Instrumento Exista. MOVIMENTAÇÃO - Distribuição (INTERNA - Remessa aos Setores de Trabalho); Expedição (EXTERNA). CONTROLE DE TRAMITAÇÃO - Caderno de Protocolos, Sistemas Informatizados. |
| QUAIS OS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS AOS PROCESSOS? | OPERAÇÕES DE: DESENTRANHAMENTO (Retirada - A Pedido do Interessado ou Interesse da Administração); DESMEMBRAMENTO - Separação para Abertura de Outros Processos; JUNTADA - ANEXAÇÃO (Definitiva) ou APENSAÇÃO (Provisória). |
| QUAL O CONCEITO DE ARQUIVAMENTO? | Envolve um Conjunto de Procedimentos que Visa o Acondicionamento (EMBALAGEM) e ao Armazenamento (MOBILIÁRIO) dos Documentos. |
| QUAIS AS ROTINAS/OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO? | INSPEÇÃO - Verificar se o Documento Deve ser Arquivado; ESTUDO - Verificar a Existência de Outros Documentos Semelhantes; CLASSIFICAÇÃO - Escolha de Um Método a ser Adotado; CODIFICAÇÃO - Inserção de Códigos de Acordo com a Classificação; ORDENAÇÃO - Agrupamento de Documentos de Acordo com a Classificação/Ordenação; GUARDA - Caixas/Mobiliário. |
| EM QUE SE BASEIA A ESCOLHA DO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO? | Natureza dos Documentos (ESPECIAL OU ESPECIALIZADO); Estrutura Organizacional. |
| COMO SE DIVIDEM AS CATEGORIAS DO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO? | Padronizados e Básicos. |
| QUAL É O MÉTODO DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADO? | Variadex - Letras e Cores. |
| QUAIS SÃO OS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO BÁSICOS? | ALFABÉTICO: Nome; GEOGRÁFICO: Local/Procedência Estado - Capital - Demais Cidades (ORDEM ALFABÉTICA) País - Capital - Demais Cidades (ORDEM ALFABÉTICA) Cidades (ORDEM ALFABÉTICA) NUMÉRICO: SIMPLES - Número de Entrada/Registro CRONOLÓGICO - Data ou Nº + Data DÍGITO-TERMINAL - 51<3º 73<2º 80<1º; IDEOGRÁFICO: Assunto ALFABÉTICO - Dicionário ou Enciclopédico, NUMÉRICO - Decimal (.), Duplex (-) e Unitermo (Indexação Coordenada - Fichas) |
| QUAIS OS SISTEMAS DE BUSCA DE UM ARQUIVO? | Direto, Indireto e Semi-Direto. |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DOS SISTEMAS DE BUSCA? | DIRETO: Não Adota Índices (ALFABÉTICO E GEOGRÁFICO); INDIRETO: A Busca Adota Índices (MÉTODOS NUMÉRICOS); SEMI-DIRETO: Método Alfanumérico. |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DO EMPRÉSTIMO/CONSULTA? | Na Retirada de Um Documento Faz-se o Uso da Guia-Fora. |
| QUAL A FINALIDADE DA GUIA-FORA/FICHA-FANTASMA? | Posterior Cobrança de Documentos; Re-arquivamento de Documentos. |
| QUAIS AS ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE? | Arranjo; Descrição; Publicação; Referência; Conservação. |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DAS ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE? | ARRANJO: Ordenação/Agrupamento TIPOS DE ARRANJO: Funcional (Funções/Atividades) e Estrutural (Estrutura Organizacional) INSTRUMENTO: Quadro de Arranjo; DESCRIÇÃO: Elaboração de Instrumentos de Pesquisa. Ex.: Catálogo, Inventário... PUBLICAÇÃO: Dos Próprios Instrumentos de Pesquisa; REFERÊNCIA: Políticas de Acesso; CONSERVAÇÃO: Técnicas Aplicadas aos Documentos e ao Seu Local de Armazenamento. |
| O QUE SÃO FATORES DE DETERIORAÇÃO E AS PROIBIÇÕES? | FATORES DE DETERIORAÇÃO: INTERNOS - Estrutura do Documento EXTERNOS - Biológicos (Insetos), Químicos (Poluição/Gases), Físicos (Luz - Natural ou Artificial Devem ser Evitadas) Tempo/Umidade (Controlados). PROIBIÇÕES: Fitas Adesivas, Cola Plástica Comum, Objetos de Metal. |
| QUAIS SÃO AS TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO? | HIGIENIZAÇÃO; DESINFESTAÇÃO; ALISAMENTO; RESTAURAÇÃO. |
| QUAIS AS TÉCNICAS UTILIZADAS NA RESTAURAÇÃO? | ENCAPSULAÇÃO: Envolve os Documentos em Poliéster; LAMINAÇÃO: Envolve os Documentos em Seda e Acetato de Celulose); SILKING: Aplica um Reforço em Tecido; BANHO DE GELATINA. |
| QUAL A DEFINIÇÃO DE GESTÃO E DOCUMENTOS? | Conjunto de Procedimentos que Visa ao Gerenciamento de Documentos Desde a Produção Até a Sua Destinação Final. |
| QUAIS AS ETAPAS/FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS? | PRODUÇÃO: Racionalizar a Criação de Documentos; UTILIZAÇÃO: Normas de Acesso, Protocolo, Arquivamento (Plano de Classificação, Método de Arquivamento); DESTINAÇÃO: Tabela de Temporalidade. |
| QUAL A DEFINIÇÃO DE DIAGNÓSTICO? | Ferramenta Usada Para o Conhecimento da Situação dos Arquivos. |
| QUAIS AS ETAPAS/FASES DO DIAGNÓSTICO? | Levantamento de Dados e Análise dos Dados. |
| COMO É DIVIDIDO O LEVANTAMENTO DE DADOS? | DA INSTITUIÇÃO: Regimento, Organograma... DO ACERVO: Qualitativos - Espécies, Gênero... Quantitativos - Papel (Metro Linear/massas Documentais = m³) e Especial (Unidades/Dimensões) |
| COMO É DIVIDIDA A ANÁLISE DE DADOS? | OBJETIVA: Identificar Problemas/Soluções, Fornecer Informações Para Elaboração do Plano de Classificação/Tabela de Temporalidade TIPOS: Maximalista (Conjunto de Instituições Similares), Minimalista (Abrange Uma Instituição). |
| QUAIS AS CARACTERÍSTICAS DA LEGISLAÇÃO DE ACESSO AOS DOCUMENTOS PÚBLICOS - LEI 12. 527/11? | O Acesso é Público, EXCETO nos Casos Previstos nos Seguintes Artigos: Art. 23 (Segurança do Estado), Art. 31 (Honra da Vida Humana); TRANSPARÊNCIA: Art. 8º SERVIÇO DE INFORMAÇÕES AO CIDADÃO: Art. 9º PEDIDOS DE ACESSO: Art. 10 Identificação do Solicitante/Requerente São Vedadas Exigências Relativas aos Motivos; PRAZOS DE ATENDIMENTO: Art. 11 Imediato, 20 dias Prorrogáveis Por Mais 10 dias; GRAUS DE SIGILO: Art. 24 Ultrassecreto - 25 Anos, Prorrogáveis Uma Única Vez Por Até 25 Anos, Secreto - 15 Anos, Reservado - 05 Anos. |
| O QUE É AUTOMAÇÃO? | Tecnologias Aplicadas aos Arquivos. |
| COMO É FEITA A ALTERAÇÃO E SUPORTE NA AUTOMAÇÃO? | DIGITALIZAÇÃO: Melhora o Acesso/Difusão, Preservação dos Documentos, Não Permite a Substituição dos Originais. MICROFILMAGEM: Redução de Espaço, Preservar os Documentos Originais Quando Permanentes, Validade Jurídica (Lei 5.433/68 e DEC. 1.799/96). Cópia, Certidão, Traslado - (Extrato de Partes) Alto Custo/Alta Durabilidade, É Obrigatória a Extração de Filme Cópia. |
| QUAIS AS TÉCNICAS DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS NA AUTOMAÇÃO? | Considera os Aspectos Referentes a Obsolescência do Software e do Suporte. MIGRAÇÃO; EMULAÇÃO: Simulação do Ambiente Tecnológico; DEFINIÇÃO DE FORMATOS ADEQUADOS: PDF/a, TIFF; e-Arq Brasil: Norma que estabelece Modelo de Requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). |
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