Auditoria Administrativa

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• Auditoría Administrativa

• Instancias a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor, pueden ser de 2 tipos: Internas y Externas.

• Se debe preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría, y que incluye:

• RECOLECCIÓN Y RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

• De fondo: Se utilizan en ella los componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indicadores.

• SUPERVISIÓN DEL TRABAJO

• Para tener seguridad de que se aplica y respeta el programa de trabajo. La supervisión debe ejercerse de manera indirectamente proporcional a la experiencia, conocimiento y capacidad del supervisado. En los papeles de trabajo debe dejarse evidencia de la supervisión ejercida (firmas, bitácoras).

• Sirve para: a) Clasificar e interpretar hechos b) Diagnosticar problemas que deben ser evaluados c) Racionalizar los efectos de un cambio.

• Formulación del Diagnóstico Administrativo

• Informe Ejecutivo: Responsable Periodo de Revisión Objetivos Alcance Diagnóstico Metodología Síntesis Conclusiones

• Informe General: Responsable Introducción Antecedentes Técnicas empleadas Diagnóstico Propuesta Estrategia de implementación Seguimiento Conclusiones y recomendaciones Apéndices o anexos

• Lineamientos generales: a) Definir áreas. b) Considerar la participación de especialista. c) Realizar pruebas para fundamentar. d) Establecer mecanismos de control de cumplimiento. e) Brindar apoyo necesario. f) Evaluar resultados y logros. g) Replantear recomendaciones cuando haya cambios en las condiciones iniciales. h) Reprogramar fechas de implementación, cuando se realizaron parcialmente o de forma incompleta. i) Reportar seguimiento. j) Cuando se justifique, reprogramar fechas de implementación.

• Acciones específicas: a) Recomendaciones implementadas conforme a programa. b) Recomendaciones fuera de programa.

• Factores fundamentales para el estudio de la organización en función a dos vertientes: A) El proceso administrativo en general: Etapas del proceso administrativo. B) Elementos específicos que forman parte de su funcionamiento: Complementan el proceso administrativo.

• A) Planeación: definir el marco de actuación de la organización. Organización: diseñar e instrumentar infraestructura para el funcionamiento de la organización. Dirección: tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización. Control: medir el progreso de las acciones en función del desempeño.

• Servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución: se conduzcan de manera programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisaran y aplicarán los enfoques de análisis administrativo.

• Planeación

• Instrumentacion

• Examen 

• Informe

• Seguimiento

• 1.- Factores prioritarios a revisar

• 2.-  Fuentes de información

• B) Adquisiciones, Almacenes, Asesoría Externa, Asesoría Interna, Coordinación, Distribución del espacio, Exportaciones, Globalización, Importaciones, Informática, Investigación y desarrollo, Marketing, Operaciones, Proveedores, Proyectos, Recursos financieros y contables, Servicio a clientes, Servicios generales, Sistemas.

• 3.-   Investigación preliminar

• 4.- Diagnostico preliminar

• 5.-   Preparación del proyecto de auditoría

• Es necesario preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de la auditoría: Génesis (orígenes) de la organización, Infraestructura, Forma de operación, Posición competitiva

• Estudio previo que nos permita determinar la situación administrativa actual de la organización, lo cual nos pude ayudar a verificar y o hasta reformular los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución de la auditoría. Para ello es necesario revisar: Información técnica y legal, Información del campo de trabajo, Documentos relacionados con los factores que se auditarán.

• a) Propuesta técnica: Naturaleza, Alcance, Antecedentes, Objetivos, Estrategia, Justificación, Acciones, Recursos, Costo, Resultados, Información complementaria.

• b) Programa de trabajo: Identificación, Responsables(s), Área(s), Clave, Actividades, Fases, Calendario, Representación gráfica, Formato, Reportes de avance, Periodicidad.

• Observaciones y recomendaciones que se implementan se monitorean para ver que se corrijan las fallas y se evite su recurrencia.

• Documento en el cual se consignan los resultados de la auditoría(hallazgos, conclusiones y recomendaciones) y se identifican claramente los siguientes elementos: El área, sistema, programa, etc.,  auditados, objeto de la revisión, duración, alcance y recursos y métodos empleados.

• Tipos de Informe

• Informe de aspectos relevantes:Se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización, y puede presentarse en conjunto con el informe general o ejecutivo para apoyar al proceso de toma de decisiones.

• Objetividad, Oportunidad, Claridad, Utilidad, Calidad, Lógica

• Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las pates entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto.

• PROCEDIMIENTO: a) Conocer el hecho que se analiza, b) Describirlo, c) Descomponerlo para estudiar todos sus aspectos y detalles, d) Revisarlo de manera crítica, e) Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado, f) Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto e g) Identificar y explicar su comportamiento para entender las causas que lo originaron y el camino a seguir para su atención.

• Consiste en traducir los hechos y circunstancias en información concreta para formular una propuesta interpretativa  o modelo analítico de la realidad de la organización. El diagnóstico debe contener los siguientes aspectos: Contexto, Información operativa, Desempeño, Estrategia competitiva, Liderazgo y Perspectivas.

• Obtener evidencia suficiente y competente para sustentar la opinión del auditor, con ayuda de las técnicas de auditoria.

• 1.- Inspección (Investigación documental): a) Normativa, b) Administrativa, c) Mercado, d) Comportamiento de oferta y demanda. 2.- Observación. 3.- Investigación (Entrevistas). 4.- Declaración. 5.- Aplicación de cuestionarios. 6.- Utilización de cédulas. 7.- Revisión analítica. 8.- Certificación. 9- Confirmación. 10- Cálculo.

• INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

• medición las cuales deben ser confiables y válidas. 

• Indicadores: Elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permite ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretenden alcanzar, convirtiéndose en el marco de referencia para definir la jerarquía de los aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar y precisar el valor de las cifras y comportamientos que se obtengan. Se clasifican como estratégicos, de gestión y de servicio.

• PAPELES DE TRABAJO Y EVIDENCIAS

• Registros, elaborados por el auditor, en dónde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que llega. Deben ser claros y exactos,  y deben indicar las desviaciones encontradas entre la evidencia y los criterios de auditoria

• Evidencias: Comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría y es un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Se clasifican en: Física, Documental, Testimonial y Analítica. Requisitos: Suficiente, Competente, Relevante y Pertinente