1117135
Description
Mind Map by marianomtz_97, updated more than 1 year ago
|
Created by marianomtz_97
over 10 years ago
|
|
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
- REGISTRO
- CONCEPTO:Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica. Matrícula o identificación dada a cada uno de los
documentos generados en la Empresa, bien sea con destino
interno y externo.
- PROCEDIMIENTO: Identificación de medios de recepción:
mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página
web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación
y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
- MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas
de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma
Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artículos
1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos
originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060
de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de
correspondencia, radicación y control de las comunicaciones
recibidas y enviadas.
- CONCEPTO:Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica. Matrícula o identificación dada a cada uno de los
documentos generados en la Empresa, bien sea con destino
interno y externo.
- DISTRIBUCIÓN
- CONCEPTO:Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario. La distribución se
relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y
verificación de recepción y envío de los mismos.
- PROCESO
- 1. Distribución de documentos externos: Identificación de
dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones. Organización de
documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de
documentos a dependencia competente. Reasignación de
documentos mal direccionados. Registro de control de
entrega de documentos recibidos.
- 2. Distribución de documentos internos: Identificación
de dependencias. Enrutamiento de documentos a
dependencia competente. Registro de control de
entrega de documentos internos.
- 3. Distribución de documentos enviados: Definición de medios de
distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del
cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y
embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo
tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y
planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización
mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.
- 1. Distribución de documentos externos: Identificación de
dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones. Organización de
documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de
documentos a dependencia competente. Reasignación de
documentos mal direccionados. Registro de control de
entrega de documentos recibidos.
- PROCESO
- CONCEPTO:Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario. La distribución se
relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y
verificación de recepción y envío de los mismos.
- SEGURIDAD: Es un estado en el cual los peligros y
las condiciones que pueden provocar daños de tipo
físico, psicológico o material son controlados para
preservar la salud y el bienestar de los individuos y
objetos.
- SALUD OCUPACIONAL Es una actividad
multidisciplinaria dirigida a promover y proteger la
salud de los trabajadores mediante la prevención y
el control de enfermedades y accidentes y la
eliminación de los factores y condiciones que ponen
en peligro la salud y la seguridad en el trabajo.
- NORMAS
- ARTICULO 7: Todo local o lugar de trabajo debe contar con
buena iluminación en cantidad y calidad acorde a las
tareas que se realice , debe mantenerse en condiciones
apropiadas de temperatura que no impliquen deterioro en
la salud, sedebe proporcionar la ventilación necesaria para
mantener aire limpio y fresco en forma permanente
- ARTICULO 8: Los locales de trabajo tendran las dimensiones
nesesarias encuanto ala extensiones superficiales y
capacidad . La iluminacion debe ser suficiente para
asegurar una intensidad uniforme por lo menos de 30
bujias pie, equivalente a 300 lux Los establecimiento de
trabajo con ocupaciones en las cuales haya exposicion
excesiva a polvo,suciedad,calor , humedad,etc.se debe
tener salones especiales destinados a facilitar el cambio
de ropa de los trabajadores.
- ARTICULO 7: Todo local o lugar de trabajo debe contar con
buena iluminación en cantidad y calidad acorde a las
tareas que se realice , debe mantenerse en condiciones
apropiadas de temperatura que no impliquen deterioro en
la salud, sedebe proporcionar la ventilación necesaria para
mantener aire limpio y fresco en forma permanente
- ELEMENTOS DE PROTECCIÓN:
Protección respiratoria: tapabocas
Protección para la cabeza: sombrero
Protección para las manos: guantes
Protección visual: gafas
- NORMAS
- SALUD OCUPACIONAL Es una actividad
multidisciplinaria dirigida a promover y proteger la
salud de los trabajadores mediante la prevención y
el control de enfermedades y accidentes y la
eliminación de los factores y condiciones que ponen
en peligro la salud y la seguridad en el trabajo.
- TRAMITE
- Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.Se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite
oportuno de las comunicaciones.
- PROCESO
- 1. RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE
TRAMITE:Confrontación y diligenciamiento de
planilla de control y ruta del trámite. Identificación
del trámite. Determinación de competencia, según
funciones de las dependencias. Definición de los
periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
- 2. RESPUESTA: Análisis de antecedentes y
compilación de información. Proyección y preparación
de respuesta. Trámites a que haya lugar con la
producción de documentos hasta la culminación del
asunto.
- 1. RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE
TRAMITE:Confrontación y diligenciamiento de
planilla de control y ruta del trámite. Identificación
del trámite. Determinación de competencia, según
funciones de las dependencias. Definición de los
periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
- PROCESO
- Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.Se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite
oportuno de las comunicaciones.
- DESPACHO
- Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la
admisión de documentos que le son remitidos
por una persona natural y jurídica.
- Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general
con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar
documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la
fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a: - Presentación de
los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas
autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho. - Devolución
de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando
presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros. - Impreso de firmas
autógrafas: En originales y copias.
- Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la
admisión de documentos que le son remitidos
por una persona natural y jurídica.
Want to create your own Mind Maps for free with GoConqr? Learn more.