M1-La gestión documental en las organizaciones

Annotations:

• Tiene por objeto definir buenas prácticas de gestión, que ayuden a crear y mantener la información y la documentación que evidencia la toma de decisiones y las actividades y operaciones de la organización, facilitando su utilización para cualquier proceso de negocio y en cualquier nivel de la organización.

1. ISO 15489:2001

   Annotations:

   • Presenta buenas prácticas de gestión de documentos y una metodología para desarrollarlas a modo de recomendaciones
   1. Gestión de documentos "Records management"
      1. Delimitado por el "documento" (record)

         Annotations:

         • Los documentos son piezas de información que tienen un valor intrínseco, que los hace suficientemente importantes como para ser preservados y mantenidos de forma segura por su valor probatorio
         1. Consiste en...
            1. Información estructurada

               Annotations:

               • los documentos se basan en una estructura de datos predefinida y contienen siempre los mismos campos de información
               1. Formularios
            2. Información semiestructurada

               Annotations:

               • los documentos siguen algún tipo de esquema pero cambian con frecuencia, de modo que su estructura y contenido puede presentar variantes significativas
               1. Páginas Web (HTML/CSS)
      2. RIM (Record Info Management)
         1. Risk Mngmt vs Info Mngmt
            1. Sprehe 2008
2. Principios (ARMA, 2009)

   Annotations:

   • Como recurso clave en el funcionamiento de una organización, los documentos deben crearse, organizarse, preservarse, mantenerse y usarse de manera que: -Faciliten y respalden las operaciones cotidianas -apoyen las actividades que requieren una previsión, como la planificación o el control presupuestario. -ayuden a dar respuesta a cuestiones sobre actividades o decisiones pasadas -demuestren y documenten la conformidad con la legislación, los reglamentos y las normas aplicables
   1. Rendición de cuentas

      Annotations:

      • miembro directivo que supervisa el plan de gestión de documentos, que adopte políticas y procedimientos para guiar al personal y asegure la auditabilidad del plan
   2. Integridad

      Annotations:

      • garantiza la autenticidad y fiabilidad de los documentos
   3. Protección

      Annotations:

      • según la clasificación de los documentos
   4. Conformidad

      Annotations:

      • debe seguir la legislación, instancias reguladoras y políticas de la organización
   5. Disponibilidad

      Annotations:

      • asegura la recuperación de los docs
   6. Conservación

      Annotations:

      • durante un tiempo apropiado
   7. Disposición

      Annotations:

      • destrucción de docs no útiles
   8. Transparencia

      Annotations:

      • documentación de procesos y actividades del plan de gestión de documentos
3. Sistemas de gestión documental (SGD)

   Annotations:

   • Tiene que abordar: -Establecer políticas y directrices de gestión documental -Definir responsabilidades y competencias -Elaborar procedimientos operativos de creación y control de docs -Diseñar herramientas documentales y apps para gestión de docs -integrar la gestión documental en los procesos de negocio y sistemas de la organización
   1. Enfoque basado en procesos y mejoras contínuas
      1. PHVA o CÍRCULO DE DEMING

         Annotations:

         • Metodología PHVA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar
         1. Planeamiento (Froman, 2003)

            Annotations:

            • -Análisis previo de necesidades y riesgos -Política de la dirección y objetivos -Planificación de actividades -Control de los procesos -Comprobación y evaluación de los resultados -Revisión por la dirección para mejora contínua
   2. Enfoque basados en procesos (process approach)

      Annotations:

      • identifica los procesos y su seguimiento para lograr los resultados esperados. RELACIONADO CON EL ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN
      1. ISO 9000:2005
      2. ISO, 2008

         Annotations:

         • Destaca la importancia de: -Comprensión y cumplimiento de los requisitos -Considerar procedimientos para que aporten valor -Consecución de resultados y eficacia del proceso -Mejora contínua
   3. Normas (SIST. INTEGRADOS DE GESTIÓN)

      Annotations:

      • Normas certificables mediante un proceso de certificación
      1. ISO 9000: Gestión calidad
         1. ISO 9001
      2. ISO 14000: Gestión ambiental
         1. ISO 14001
      3. OHSAS 18000: Seguridad y salud laboral
      4. ISO/IEC 27000: Seguridad de la información
      5. ISO 30300: gestión de documentos. Fundamentos y vocabulario

         Annotations:

         • Estas normas, que implican el establecimiento de una política y unos objetivos de gestión documental sólidamente basados en los requisitos de la organización, tienen por objeto crear, gestionar y hacer accesibles documentos fiables, auténticos y usables sobre las actividades de la organización durante el tiempo necesario, además de facilitar la administración de las aplicaciones de gestión documental.
         • Para ello, el SGD debe crear y controlar documentos de una forma verificable y conseguir una serie de objetivos (AENOR, 2011): a) llevar a cabo las actividades de la organización y prestar los correspondientes servicios eficientemente; b) cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y de rendición de cuentas; c) optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad de la organización; d) facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en caso de desastre; e) proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de los riesgos asociados con la existencia o no de pruebas de una actividad organizativa; f) proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas actuales y futuras; g) apoyar las actividades de investigación y desarrollo; h) apoyar las actividades promocionales de la organización;i) mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social.
         1. ISO 30301
            1. Define los sist. de gestión para documentos
            2. Requisitos para la creación y control de los documentos
         2. ISO 30301:2011: Requisitos

            Annotations:

            • Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos
            1. Contexto de la organización

               Annotations:

               • En este apartado se estipula cómo comprender la organización y su contexto (factores internos y externos), cómo tener en cuenta los requisitos de negocio, legales y de otra índole, y cómo definir el alcance del SGD.
            2. Liderazgo

               Annotations:

               • Se establecen los requisitos relacionados con el compromiso de la dirección, el establecimiento de una política de gestión documental y la asignación de responsabilidades y competencias (tanto en el ámbito directivo como en el operativo).
            3. Planificación

               Annotations:

               • Las cuestiones relativas a la planificación del SGD incluyen la identificación de las acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades y la definición de los objetivos de gestión documental y los planes para alcanzarlos.
            4. Soporte

               Annotations:

               • Este apartado hace referencia a la asignación de recursos, la capacitación necesaria, la concienciación y formación del personal, los procedimientos de comunicación interna y la documentación requerida por el sistema.
            5. Operación

               Annotations:

               • Se plantean aspectos que tienen que ver con la planificación y control de las operaciones, el diseño de los procesos de gestión documental y la implementación de las aplicaciones de gestión documental.
            6. Evaluación del desempeño del SGD

               Annotations:

               • La evaluación de la efectividad del sistema incluye los mecanismos de supervisión, medición, análisis y evaluación, el sistema de auditoría interna y la revisión por la dirección.
            7. Mejora

               Annotations:

               • A fin de mejorar de manera continua la efectividad del SGD, se propone identificar las no conformidades y adoptar acciones correctivas para controlarlas o corregirlas.
            8. Procesos y controles de la gestión documental (anexo)
         3. ISO 30302: Guía para la implementación
         4. ISO 30303: Requisitos para organismos que hacen auditoria y certificación
         5. ISO 30304: Guía de evaluación
      6. ISO 31000: Gestión del riesgo
      7. ISO 50000: Gestión energética
      8. UNE 166000: Gestión de la I+D+i
      9. ISO/IEC 20000: Gestión servicios TI
      10. ISO 22000: Gestión seguridad alimentaria
      11. Requisitos de la documentación

          Annotations:

          • La documentación de soporte de un sistema de gestión tiene por objeto prescribir cómo se han de llevar a cabo las actividades de la organización y, a la vez, disponer de evidencias de la planificación y la revisión por la dirección, de la gestión de los recursos, de la realización de los procesos, así como de su medición, análisis y mejora.
          1. Control de los documentos

             Annotations:

             • Para el control de los documentos debe establecerse un procedimiento documentado que regule los controles para aprobar, revisar y actualizar los documentos y para asegurar que se identifican y están disponibles   las versiones pertinentes.
          2. Control de los registros

             Annotations:

             • Para el control de los registros debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. Estos han de permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

1. Experiencia personas