PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

1. PLANEJAMENTO

   • Função responsável pela análise de informações relevantes do presente e do passado e a avaliação dos prováveis envolvimentos futuros, de forma que um curso de ação seja definido, tornando possível a organização atingir seus objetivos.
     • Negócio
       • Identificar qual o propósito da empresa. A definição do negócio não pode ser muito ampla, para não perder o foco, e nem muito restrita, para não perder as oportunidades.
     • Missão
       • Missão é a determinação do motivo central da existência da empresa, ou seja, a determinação de quem a empresa atende ou pretende atender.
     • Princípios
       • Os princípios consolidam a identidade empresarial e são estabelecidos levando em conta as questões de ética, moral e de respeito humano e sociais. Servem de guia da empresa para o cumprimento da sua Missão.
     • Análise do ambiente
       • A análise do ambiente (externo e interno) é um conjunto de técnicas que permitem identificar e monitorar permanentemente as variáveis competitivas que afetam a performance da empresa. O ambiente pode proporcionar para a empresa oportunidades e ameaças, dessa forma as empresas devem saber aproveitar as oportunidades e procurar amortecer ou absorver ameaças ou mesmo adaptar-se.
     • Visão
       • Visão é a projeção da vontade dos proprietários de uma organização que representa o que a empresa deseja ser no futuro. Visão se torna o desafio estratégico.
     • Objetivos
       • Etapa que auxilia a concretizar a etapa Visão. Os objetivos são resultados que a empresa deve alcançar, em prazo determinado. Devem possuir um prazo definido, serem mensuráveis, desafiantes mas viáveis e ser coerentes entre si.
     • Estratégias
       • Estratégia é definida como um caminho, ou ação formulada e adequada para alcançar, de maneira diferenciada, as metas, os desafios e os objetivos estabelecidos, no posicionamento da empresa perante seu ambiente.
     • Plano de ação, divulgação, implantação e acompanhamento
       • Transformar as estratégias em ações. Divulgar o planejamento ensinando as pessoas para que ele serve, como será desenvolvido e para onde ele conduzirá a empresa e quem a ela pertence. Implantar é “fazer acontecer” o que foi planejado, é uma das fases mais difíceis. O acompanhamento serve para avaliar os resultados e corrigir rotas se necessário comparando o resultado atingido com o resultado esperado.

2. ORGANIZAÇÃO

   • Pode ser definido como ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e, estabelecer relações entre eles e as atribuições de cada um. Organizar é como todas as funções da administração, um processo de tomar decisões: decisões de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades às pessoas e estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação.
     • Divisão do trabalho
       • Refere-se à divisão do trabalho organizacional mais adequada ao alcance dos objetivos. Determina “quem faz o quê”. Pode ser: Diferenciação Horizontal - através da departamentalização. Diferenciação Vertical - em níveis hierárquicos.
     • Formalização
       • É a técnica de prescrever como, quando e por quem as tarefas deverão ser executadas.
     • Sistema de autoridade
       • Refere-se à concentração ou dispersão da autoridade dentro da empresa. Centralização: as decisões mais importantes são tomadas por um indivíduo ou por um grupo bastante pequeno de indivíduos. Descentralização: existe quando a tomada de decisões é delegada aos administradores de nível mais baixo, até mesmo ao nível operacional. Nenhuma empresa é completamente centralizada ou descentralizada.
     • Integração
       • Toda atividade humana organizada apresenta dois requisitos fundamentais: a divisão do trabalho em várias tarefas a serem executadas e a integração destas tarefas para cumprir a atividade. Quanto mais complexos os problemas de integração, mais meios de integração serão utilizados. Quanto mais simples os problemas de integração, mais soluções simples serão utilizadas.

3. DIREÇÃO

   • Uma vez definido o planejamento e configurada a organização, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Este é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa e fazê-la funcionar por meio das pessoas. A função Direção é responsável pela execução do que foi planejado.
     • Liderança
       • Liderança é um processo de influência pelo qual o administrador, com suas ações pessoais, facilita, impulsiona e dinamiza o movimento de um grupo de pessoas rumo a metas comuns ou compartilhadas.
     • Orientação
       • Orientar é o processo de transferência de conhecimento aos subordinados, ou seja, treinamento.
     • Comunicação
       • É o processo pelo qual a informação é transmitida e entendida por duas ou mais pessoas, geralmente com a intenção de motivar ou influenciar o comportamento. Comunicar significa compartilhar.
     • Motivação
       • Motivação para o trabalho é uma expressão que indica um estado psicológico de disposição ou vontade de perseguir uma meta ou realizar uma tarefa. Quando uma pessoa está motivada para o trabalho ela apresenta uma disposição favorável ou positiva para realizar o trabalho. É preciso entender quais são as razões ou motivos que influenciam o desempenho das pessoas.

4. CONTROLE

   • Função administrativa que mede e avalia o desempenho em função dos padrões e critérios esperados e toma a ação corretiva quando necessário. É o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos.
     • Padrões de controle
       • Os padrões de controle são definidos por meio dos objetivos, dos planos de ação e de recursos. Podem ser de quantidade, qualidade, tempo e custo.
     • Aquisição de informações
       • Processo de monitoramento. É a coleta de dados ou informações sobre o andamento do que está sendo, ou foi, realizado. Pode ser obtida por meio de inspeção visual, sistemas computadorizados, questionários, relatórios, gráficos, entre outros.
     • Comparação e ação corretiva
       • É a comparação da informação sobre o desempenho com o padrão. Dependendo do resultado pode ser necessária uma ação corretiva. As possibilidades da comparação podem ser: igual ao esperado, menor que o esperado ou acima do esperado; é importante determinar os limites e tolerâncias dentro dos quais os resultados podem ser aceitos.
     • Recomeço do ciclo de planejamento
       • As informações do processo de controle alimentam o planejamento.

5. GESTÃO DE PROCESSOS

   • Processos é um conjunto de atividades que transforma entradas conhecidas em saídas desejadas. Eles contribuem para a estruturação das práticas que permitem produzir com eficiência sua proposição de valor para o seu mercado alvo. Nas organizações pode existir: Gestão por processos: enfoca uma abordagem administrativa. Gestão de processos gerencia as operações e estilos de organização da empresa.
     • Mapeamento e melhorias de processos
       • A análise dos processos serve de referência para avaliar a satisfação dos clientes, tanto internos como externos, e buscar a inserção de melhorias nos mesmos. Isso é vital para o fortalecimento e o desenvolvimento dos processos das empresas. Existem várias metodologias que sugerem etapas para mapeamento e melhorias de processos, semelhantes, mas com nível de detalhamento diferentes.
         • Reengenharia
         • Metodologia de Davenport
         • Metodologia de Krajewski, Ritzman e Malhota
         • Estrela Decisória de Maranhão e Macieira
         • Metodologia de Análise e Melhoria de Processos (MAMP)
     • Ferramentas para análise e melhoria de processos
       • Utilizar ferramentas gerenciais na análise, avaliação e melhoria de processos é indispensável para que os benefícios da gestão de processos se transformem em vantagem competitiva para a organização. Existem variadas ferramentas disponíveis para tal atividade.
         • PDCA
         • INDICADORES
         • 5W2H
         • Benchmarking
         • Brainstorming
         • Matriz GUT
         • Diagrama de causa e efeito ou diagrama de Ishikawa
         • PARETO - Regra 80-20
         • Fluxogramas
         • Business Process Management Notation (BPMN)
     • Implementação das melhorias
       • As organizações buscam constantemente implementar melhorias em seus processos,visando atenderem as expectativas dos clientes, mantendo-se competitivas no mercado. A implementação de melhorias requer mudar, definir um novo desenho aos processos e implementá-lo.