PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

1. Planejamento

   • Envolve a determinação de metas organizacionais e dos meios para alcançá-­las. É uma das me­lhores maneiras de melhorar o desempenho.
     • ETAPAS DE ELABORAÇÃO
       • Definição do Negócio: deve ser definido de forma clara e comunicado a todos na empresa e aos seus clientes, para que as decisões estratégicas tomadas por toda a organização tenham coerência e consistência, pois a escolha dos objetivos está relacionada com a definição do negócio
         • Missão: Amissão deve descrever de maneira clara as necessidades dos clientesque a empresa pretende atender.“Missão é a determinação do motivo central da existência da empresa, ou seja, adeterminação de ‘quem a empresa atende’.
           • Princípios: os valores representam o conjunto dos princípios,crenças e questões éticas fundamentais de uma empresa, bem como fornecem sustentação a todas as suas principais decisões
             • Análise do Ambiente: conjunto de técnicas que permitem identificar e monitorar permanentemente as variáveis competitivas que afetam a performance da empresa. Visão: é uma projeção da vontade dos proprietários de uma organização e ela responde a uma pergunta essencial do que a empresa quer ser no seu futuro.
               • Objetivos: para concretizar a visão, a empresa deverá definir objetivos, os quais devem ser atingidos num tempo pré-determinado.
                 • Estratégias competitivas: são metas amplas que a empresa pretende atingir. Elas devem estar diretamente relacionadas à missão e à visão da empresa e nortearão a definição dos demais objetivos: táticos e operacionais.
                   • Plano de ação: forma organizada, com metodologia definida para estabelecer metas e objetivos, atividades a serem realizadas, apontar os responsáveis por elas e acompanhar o progresso.
                     • Divulgação: forma organizada, com metodologia definida para estabelecer metas e objetivos, atividades a serem realizadas, apontar os responsáveis por elas e acompanhar o progresso.
                       • Implementação: implantar é fazer acontecer o que foi planejado
                         • Controle e acompanhamento: divide- se em duas etapas: acompanhamento e avaliação. O acompanhamento motiva as pessoas, não pelas cobranças, mas porque elas passam a usar os resultados como uma referência para avaliar o desempenho.

2. Organização

   • É decidir em que pontos as decisões serão tomadas, quem vai fazer que trabalhos e tarefas e quem vai trabalhar para quem na empresa.
     • RESPONSÁVEL POR DEFINIR
       • Divisão do trabalho (princípio da estrutura básica): definir o cargo e a responsabilidade de cada pessoa e o tipo de estrutura da organização e dos departamentos (áreas);
         • Formalização (princípio do mecanismo de operação): definição de normas, procedimentos, manuais, formulários, fluxogramas, layout;
           • Sistema de autoridade (princípio do mecanismo de decisão): se as decisões serão centralizadas ou descentralizadas, quem decide sobre o quê, a amplitude de controle;
             • Integração (princípio do mecanismo de coordenação): uma vez que as atividades são divididas entre os cargos, é necessário pensar na integração, no processo como um todo.

3. Direção

   • tem como atribuições liderar as pessoas para que elas executem o que foi planejado, utilizando uma comunicação adequada, orientando e motivando
     • Principais atividades
       • Liderança: inspirar e motivar os funcionários a trabalhar arduamente para atingir os objetivos da organização.
         • Orientação: processo de transferência de conhecimento aos subordinados. Rente às constantes alterações econômicas,políticas e sociais que influenciam o posicionamento mercadológico das empresas modernas,torna-se vital o desenvolvimento de projetos e programas que contribuam para a elevação das taxas de sobrevivência e competitividade organizacional.
           • Comunicação:o processo pelo qual a informação é transmitida e entendida por duas ou mais pessoas,geralmente com a intenção de motivar ou influenciar o comportamento.”Comunicar significacompartilhar
             • Motivação: refere-se às forças internas ou externas para uma pessoa que estimulem seu entusiasmo e a sua persistência para perseguir certo curso de ação.

4. Controle

   • A função administrativa que mede e avalia o desempenho em função dos padrões e critérios esperados e toma a ação corretiva quando necessário.
     • ETAPAS OU COMPONENTES DO PROCESSO DE CONTROLE
       • ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS OU PADRÕES: - Objetivos (pontos de referência para o desempenho ou os resultados de uma organização) - Padrões(referem-se ao nível de atividade estabelecido para servir como um modelo para a avaliação do desempenho organizacional, podendo ser utilizado para avaliar e controlar os diferentes recursos da organização, tais como a quantidade, qualidade, tempo e custo)
         • AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO: verificar se os resultados estão sendo conseguidos e quais as correções necessárias a serem feitas. A mensuração pode ser tanto um motivador como um ameaça às pessoas. O sistema de medição do desempenho deve atuar mais como um reforço do bom desempenho e não simplesmente como uma tentativa de correção do mau desempenho.
           • COMPARAÇÃO DO DESEMPENHO COM O PADRÃO: Resultados (quando a comparação entre o padrão e a variável é feita quando terminada a operação – é o controle sobre os fins). Desempenho (quando a comparação entre o padrão e a variável é feita paralelamente à operação, ou seja, quando a comparação acompanha e monitora a execução da operação – é o controle sobre os meios)
             • AÇÃO CORRETIVA: Determinar as variações que ocorrem, isto é, quais os resultados que estão muito acima ou muito abaixo dos padrões esperados. • Comunicar a informação às pessoas que produzem os resultados. • Utilizar a informação para reforçar o bom desempenho e corrigir o desempenho precário.

5. Gestão de Processos

   • É assegurar a melhoria contínua do desempenho da organização, por meio da elevação dos níveis de qualidade de seus processos de negócios.
     • Etapas da Gestão de Processos
       • Planejamento: aqui, nasce o projeto, fase na qual é analisado o conjunto de atividades envolvidas, qual o objetivo do processo e sua relação com a estratégia da empresa.
         • Modelagem: a modelagem corresponde ao desenho dos fluxos de trabalho, ou seja, como será a prática do processo que está sendo desenvolvido.
           • Simulação É a fase em que as atividades definidas na etapa anterior são testadas.
             • Execução: a partir da experiência obtida na simulação, são feitos os ajustes necessários e o processo passa a ser praticado.
               • Monitoramento: são colhidos dados de acordo com as métricas e KPIs definidos nas etapas de planejamento e modelagem.
                 • Melhorias: por fim, deve-se ter em mente que o mesmo trabalho de modelagem de um novo processo pode se repetir no futuro.