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Description
Mind Map by lizehidy Aranguren, updated more than 1 year ago
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Created by lizehidy Aranguren
about 7 years ago
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METODOLOGIA
ACUERDO 004
DE 2013
- Recopilar la información institucional,
manuales de funciones y
procedimientos, organigramas y
normas de archivo de la entidad.
- Entrevistar a los productores de los
documentos para identificar los
documentos que produce cada
dependencia en su estado natural.
- Analizar la producción y trámite
documental de cada dependencia.
- Identificar y definir las
unidades documentales
de cada dependencia.
- Establecer los flujos
documentales de cada
oficina.
- Conformar las series y subseries
documentales con sus correspondientes
tipos documentales.
- Identificar los valores primarios de la
documentación: administrativos,
legales, jurídicos, contables y/o fiscales
- Codificar las subseries y subseries
documentales, según la metodología
establecida por la entidad.
- Establecer en años, los tiempos de retención o
permanencia de las series y subseries, en cada
fase de archivo: gestión, central e histórico
- Establecer la disposición final de los documentos (conservación total,
selección, eliminación, digitalización y/o microfilmación), teniendo en
cuenta las normas internas o externas que regulan la producción, la
frecuencia de consulta, el uso, entre otros factores.
- Establecer procedimientos para aplicar la disposición
final (por ejemplo: porcentaje de la selección y
características de la muestra a seleccionar).
- Elaborar la propuesta de Tabla de
Retención Documental para cada oficina.
- Presentar propuesta de TRD a cada
dependencia para su revisión y aprobación.
- Realizar correcciones, de acuerdo con las
recomendaciones y sugerencias
presentadas por los productores de los
documentos.
- Preparar la introducción y
anexos para presentación de
propuesta de TRD ante el
Comité de Archivo de la
entidad.
- Aprobar propuesta de TRD
- Remitir TRD para revisión y aprobación
del Archivo General de la Nación (AGN)
- Realizar ajustes sugeridos por el Archivo
General de la Nación (AGN).
- Expedir acuerdo de aprobación de TRD
- Expedir resolución de adopción de TRD
aprobada por el Archivo General de la
Nación
- Remitir TRD aprobada a cada una
de las dependencias de la entidad.
- Realizar cursos de capacitación y
sensibilización sobre la forma como se
deben organizar los archivos de gestión,
teniendo en cuenta las TRD.
- Actualizar TRD, de acuerdo con las modificaciones presentadas
en la estructura orgánico-funcional, los procesos de la entidad, o
atendiendo las sugerencias presentadas por las dependencias
- Presentar propuesta de TRD ante el
Comité de Archivo de la entidad.
- Aprobar propuesta de TRD
- Expedir resolución de adopción de actualización de TRD, en caso de
que la modificación corresponda a cambios en la estructura
orgánico funcional de la Entidad
- Enviar copia de la TRD actualizada y sus soportes, al Archivo General de la
Nación, en caso de que la modificación corresponda a cambios en la
estructura orgánico funcional de la Entidad.
- Enviar copia de la TRD actualizada y sus soportes, al Archivo General de la
Nación, en caso de que la modificación corresponda a cambios en la
estructura orgánico funcional de la Entidad.
- Expedir resolución de adopción de actualización de TRD, en caso de
que la modificación corresponda a cambios en la estructura
orgánico funcional de la Entidad
- Aprobar propuesta de TRD
- Presentar propuesta de TRD ante el
Comité de Archivo de la entidad.
- Actualizar TRD, de acuerdo con las modificaciones presentadas
en la estructura orgánico-funcional, los procesos de la entidad, o
atendiendo las sugerencias presentadas por las dependencias
- Realizar cursos de capacitación y
sensibilización sobre la forma como se
deben organizar los archivos de gestión,
teniendo en cuenta las TRD.
- Remitir TRD aprobada a cada una
de las dependencias de la entidad.
- Expedir resolución de adopción de TRD
aprobada por el Archivo General de la
Nación
- Expedir acuerdo de aprobación de TRD
- Realizar ajustes sugeridos por el Archivo
General de la Nación (AGN).
- Remitir TRD para revisión y aprobación
del Archivo General de la Nación (AGN)
- Aprobar propuesta de TRD
- Preparar la introducción y
anexos para presentación de
propuesta de TRD ante el
Comité de Archivo de la
entidad.
- Realizar correcciones, de acuerdo con las
recomendaciones y sugerencias
presentadas por los productores de los
documentos.
- Presentar propuesta de TRD a cada
dependencia para su revisión y aprobación.
- Elaborar la propuesta de Tabla de
Retención Documental para cada oficina.
- Establecer procedimientos para aplicar la disposición
final (por ejemplo: porcentaje de la selección y
características de la muestra a seleccionar).
- Establecer la disposición final de los documentos (conservación total,
selección, eliminación, digitalización y/o microfilmación), teniendo en
cuenta las normas internas o externas que regulan la producción, la
frecuencia de consulta, el uso, entre otros factores.
- Establecer en años, los tiempos de retención o
permanencia de las series y subseries, en cada
fase de archivo: gestión, central e histórico
- Codificar las subseries y subseries
documentales, según la metodología
establecida por la entidad.
- Identificar los valores primarios de la
documentación: administrativos,
legales, jurídicos, contables y/o fiscales
- Conformar las series y subseries
documentales con sus correspondientes
tipos documentales.
- Establecer los flujos
documentales de cada
oficina.
- Identificar y definir las
unidades documentales
de cada dependencia.
- Analizar la producción y trámite
documental de cada dependencia.
- Entrevistar a los productores de los
documentos para identificar los
documentos que produce cada
dependencia en su estado natural.
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