Circular 05 de 2012

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RUTH CAMILA MARIN RAYO
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Circular 05 de 2012
  1. RECOMENDACIONES PARA LLEVAR A CABO PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN Y COMUNICACIONES OFICIALES ELECTRONICAS EN EL MARCO DE LA INICIATIVA CERO PAPEL.
    1. Digitalización de documentos en el marco de la Iniciativa Cero Papel.
      1. Digitalizar todos los documentos para conservar copia digital.
        1. facilita la consulta o la transmisión por medios informáticos de documentos de diferente tipo.
          1. El proceso por medio del cual un documento de papel ó en cualquier otro formato análogo es transformado a un formato digital.
            1. Digitalización frente a la microfilmación.
                1. Respalda en adecuados procesos de preparación de los documentos.
                2. Como iniciar un proceso de digitalización.
                  1. Debe estar precedida por un riguroso análisis legal.
                    1. Descripción de los documentos.
                      1. Construcción de los índices.
                        1. Control técnico de calidad.
                        2. Digitalización con fines de control y trámite.
                          1. Es la que se realiza generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos volúmenes de documentos que requieren control y trámite inmediato
                            1. Digitalización con fines archivísticos.
                              1. Es un proceso que requiere el uso y aplicación tanto de estándares técnicos como de normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por el Comité de Archivo de la entidad
                              2. Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio
                                1. Este proceso es realizado para asegurar la disponibilidad de información en caso de catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones de una Entidad una vez superada la emergencia
                                2. Digitalización Certificada
                                  1. Se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado.
                                    1. Preservación digital frente a la Iniciativa Cero Papel
                                      1. principios, políticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilización física y tecnológica y la protección del contenido intelectual de los materiales.
                                        1. Las comunicaciones oficiales en la iniciativa Cero Papel (Acuerdo No.060 de 2001 del Consejo Directivo del AGN)
                                            1. la iniciativa cero papel, permitiendo a aquellas entidades públicas, dentro de sus políticas y planes debidamente aprobados por el Comité de Archivo, iniciar procesos electrónicos para intercambiar comunicaciones oficiales a través de un medio de transmisión electrónica, bajo el modelo de interoperabilidad
                                            2. La Iniciativa Cero Papel en el Programa de Gestión Documental (PGD).
                                              1. mejorar la eficiencia del Estado, generando economía en los procesos administrativos y fortaleciendo la transparencia de la administración pública, a través de la transición hacia una gestión electrónica de documentos, es decir la gestión de documentos nacidos electrónicamente.
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