GTD

Cláudia Suemi Kamoi Kay
Mind Map by Cláudia Suemi Kamoi Kay, updated more than 1 year ago
Cláudia Suemi Kamoi Kay
Created by Cláudia Suemi Kamoi Kay over 5 years ago
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Description

Pos graduação KAMOIKAY Mind Map on GTD, created by Cláudia Suemi Kamoi Kay on 08/01/2014.

Resource summary

GTD
1 Getting things done
2 Criado por David Allen
3 Para ter controle sobre suas coisas
4 Precisa de:
4.1 Bloco de notas com lápis ou caneta, no meu caso, escolhi ter um caderno comigo na bolsa
4.1.1 Anotar "TUDO" que precisa fazer
4.2 Bandeja de entrada ou Caixa de entrada. Usar o Evernote que vai ter um caderno chamado Entrada
4.2.1 Todos os dias, passar "TUDO" que estiver no meu bloco de notas para a caixa de entrada
4.3 Agenda para registrar compromissos, atualmente estou usando agenda Google que sincroniza com meu celular
4.4 Lista de ações no Evernote
4.4.1 Lista de ações avulsas
4.4.2 Lista de ações relacionadas a projetos
4.4.3 Lista de ações recorrentes
5 SEJA CONSISTENTE NO USO DO GTD
6 Realizar as cinco tarefas de modo consistente, sempre e do mesmo modo
6.1 1º Passo: COLETA. No caderno que deve ficar na minha bolsa
6.2 2º Passo: PROCESSAMENTO. Processar tudo que estiver na Caixa de Entrada
6.2.1 Ao final do dia, a caixa de entrada deve estar vazia
6.2.2 Dê toda atenção para cada item que estiver processando. Um processamento mal feito faz todo o sistema de informação ruir rapidamente
6.2.3 Ver qual é o assunto
6.2.4 Você tem que fazer algo (AÇÃO)?
6.2.4.1 NÃO.
6.2.4.1.1 Pode jogar fora? Jogue
6.2.4.1.2 Pode ser um plano futuro? Guarde na pasta TALVEZ, ALGUM DIA. Tem uma ficha física na minha pasta de projetos de casa com uma lista de TALVEZ, ALGUM DIA
6.2.4.1.3 É uma informação para referência posterior? Arquive na pasta adequada para o assunto
6.2.4.2 SIM
6.2.4.2.1 Defina a "PRIMEIRA" ação. Deve efetivamente identificar a primeira ação, caso contrário a resolução desse assunto não vai evoluir
6.2.4.2.1.1 Essa primeira ação pode ser feita em menos de dois minutos? FAÇA JÁ
6.2.4.2.1.2 Pode delegar a alguém? DELEGUE JÁ e passe o assunto para uma pasta chamada AGUARDANDO, Ainda não criei esta pasta!! Ainda não tenho certeza da necessidade dela para mim, em qual situação (profissional ou pessoal).
6.2.4.2.1.3 Se a primeira ação não pode ser feita em 2 minutos e nem delegada a ninguém.
6.2.4.2.1.3.1 Esta ação tem uma data ESPECÍFICA? Então anote na sua agenda com caneta (compromisso).
6.2.4.2.1.3.2 Se a ação não tem uma data específica, ela deve ir para sua lista de ações (Lembretes do meu celular).
6.2.4.2.1.4 Precisa de mais ações além da primeira para resolver o assunto? Então é um PROJETO. Passe o assunto para sua lista de projetos. Tenho uma pasta física para projetos pessoais em casa e tenho planos de usar o Google Drive para projetos profissionais. Conforme for aprendendo a usar o Evernote, talvez haja alguma mudança nesse sentido. Alguns projetos foram feitos na forma de mapa mental no examtime.com
6.3 3º Passo: PROCESSAMENTO DE E-MAILS. Faz todo processamento conforme o 2º passo para tudo que estiver na sua caixa de entrada. Aqui pode-se criar outras duas pastas de e-mails: ITENS DE AÇÃO e AGUARDANDO
6.3.1 Pasta ITENS DE AÇÃO: tudo que precisa de uma primeira ação. Depois de resolvido, excluir o email ou arquivar
6.3.2 Pasta AGUARDANDO, é como o "aguardando" do segundo passo. Tudo que for delegado a alguém e aguarda a ação de outra pessoa para continuar a resolução. Depois de resolvido, excluir ou arquivar o email
6.4 4º Passo: EXECUÇÃO. É a parte mais importante do método GTD e também a mais difícil. Sempre olhar a sua agenda e cumprir seus compromissos. Nos horários que não tem um compromisso agendado, pegar sua lista de ação e ir fazendo as tarefas conforme a prioridade.
6.5 5º Passo: REVISÃO SEMANAL. Serve para revisar todo seu sistema de informação
6.5.1 Recolha todos os papéis e material. Colocar tudo na caixa de entrada: recibos, cartão de visita, folhas de seu bloco de notas/caderno
6.5.2 Processe sua Caixa de Entrada. Processar tudo, inclusive sua caixa de entrada de emails.
6.5.3 Esvazie sua mente. Escreva todas as suas ideias e processe passando para as pastas de projetos ou para o talvez/algum dia
6.5.4 Revise suas listas de ação. Reflita sobre cada item da lista de ação. Dê baixa nas tarefas já concluídas. Revise a necessidade de outras ações.
6.5.5 Revise sua agenda passada. Verifique se todos os compromissos ocorreram. Se há necessidade de remarcar algum. Verifique se ficou alguma tarefa sem fazer e veja se é necessário realocá-la.
6.5.6 Revise sua agenda futura. Verifique seus compromissos da agenda da próxima semana. Verifique se algum compromisso necessita de preparação prévia e já providencie o necessário para isso.
6.5.7 Revise sua ficha Aguardando. Veja se é necessário cobrar alguém. Muito importante é fazer o FOLLOW-UP, dar baixa naquilo que já foi feito e se necessário definir a próxima ação.
6.5.8 Revise seus projetos. Avalie o status de cada projeto, metas e entregáveis. Certifique-se que haja uma primeira ação já definida para cada projeto e se há o material necessário para essa primeira ação. Dê baixa no que já foi concluído
6.5.9 Revise sua ficha Talvez/algum dia. Veja se chegou o momento de algum dele virar o projeto. Exclua aqueles que já não tem interesse
6.5.10 SEJA CRIATIVO E CORAJOSA. Veja se não tem novas ideias.
7 NÍVEIS em GTD
7.1 00.000 ft - Ações
7.2 10.000 ft - Projetos
7.3 20.000 ft - Áreas de responsabilidade
7.4 30.000 ft - Metas para 1 a 2 anos
7.5 40.000 ft - Visões para 3 a 5 anos
7.6 50.000 ft - Vida
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