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Implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD

Description

Se realiza un mapa mental con base a un manual de implementeación de un Programa de Gestión Documental - PGD, publicado por el Archivo General de la Nación - AGN
Diego Rodriguez
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Diego Rodriguez
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Resource summary

Implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD
  1. Formulación del PGD
    1. Sujetos obligados
      1. Ley 1712 de 2014
        1. Articulo 15 "Programa de Gestión Ducmnetal
          1. Toda entidad publica
            1. Ramas del poder
              1. Niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente.
                1. Órdenes nacional, departamental, municpal y distrital
                2. Órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos de control.
                  1. Personas naturales y jurídicas, públicas o privadas.
                    1. Presten función pública
                      1. Presten servicios públicos respectoi de la información directamente realcionada con la prestación del servicio público.
                      2. Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica.
                        1. Desempeñe función pública o de autoridad pública.
                        2. Partidos o movimientos políticos y los grupos significativbos de ciudadanos.
                          1. Entidades que administren instituciones
                            1. Parafiscales
                              1. Fondos o recursos de naturaleza u origen público
                        3. ¿Qué es el PGD?
                          1. Instrumento Archivístico
                            1. Formula y documenta
                              1. Mediano, corto y largo plazo
                                1. Desarrollo sistemático
                                  1. Procesos archivísticos
                                    1. Planificiación, procesamiento, manejo y organización
                                      1. Documentación producida y recibida
                                        1. Origen
                                          1. Disposición final
                                            1. Facilitar su utilización y conservación
                                              1. Aporbado, publicado, implementado y controlado.
                          2. Política de Gestión Documental
                            1. Entidades pùblicas
                              1. formular
                                1. Polìtica de gestiòn documental
                                  1. Componentes
                                    1. Artìculo No. 6 del Decreto 2609 de 2012
                                      1. Ajustada a la normatividad que regula la empresa
                                        1. Alineado
                                          1. Plan Estratégico
                                            1. Plan de acciòn
                                              1. Plan Institucional de Archivos - PINAR
                                                1. Deberá estar documentado e informado a todo nivel
                                2. Beneficios del PGD
                                  1. Reducir el volumen de documentos innecesarios.
                                    1. Administrar la información plasmada en documentos
                                      1. Apoyar
                                        1. Transparencia
                                          1. Eficacia
                                            1. Eficiencia
                                              1. Modelo Integrado de Gestión
                                              2. Brindar
                                                1. Lineamientos
                                                  1. Gestión de documentos
                                                    1. Planeación
                                                      1. Articulación de procesos de GD
                                                      2. Diseño
                                                        2. Operación de S.I.
                                                    2. Aprovechamiento de las TIC´S
                                                      1. Cumplir
                                                        1. Requisitos
                                                          1. Legales
                                                            1. Reglamentarios
                                                          2. Implementar
                                                            1. Procedimientos archivísticos
                                                              1. Garanticen
                                                                1. Disponibilidad
                                                                  1. Tiempo
                                                                    1. Documentos electrónicos auténticos
                                                            2. Facilitar el acceso y disposición al público de información
                                                            3. Prerrequisitos para la elaboración del PGD
                                                              1. Formular la política d gestión documental
                                                                1. Decreto 2609 de 2012
                                                                  1. Artícluo No. 6
                                                                2. Responsabilidad
                                                                  1. Administración y control
                                                                    1. Gestión Documental
                                                                  2. Profesionales calificados
                                                                    1. Archivística
                                                                      1. Artículo No. 8 de la Ley 1409 de 2010
                                                                    2. Equipo de profesionales
                                                                      1. Intrerdisciplinario
                                                                        1. Armonizar
                                                                          1. PGD
                                                                      2. Diagnostico integral
                                                                        1. Procesos archivísticos
                                                                          1. Idnetificar y evaluar
                                                                            1. Aspectos críticos de la Entidad
                                                                              1. GD
                                                                        2. Definir
                                                                          1. Estrategias de gestión del cambio
                                                                            1. Competencias
                                                                              1. Uso de medios tecnológicos
                                                                          2. Alinear
                                                                            1. PGD
                                                                              1. Etapas y principios
                                                                                1. Decreto 2609 de 2012
                                                                                  1. Características
                                                                                    1. Requisitos
                                                                                      1. Metadatos
                                                                                2. Elaborar, aprobar, publicar, e impletentar
                                                                                  1. Instrumentos archivísticos
                                                                                    1. CCD
                                                                                      1. TRD
                                                                                  2. ¿Con quienes interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD?
                                                                                    1. Alta dirección
                                                                                      1. Definición y aprobación
                                                                                        1. Políticas, objetivos, metas, estrategias y asignación de recursos
                                                                                      2. Área de Tecnología
                                                                                        1. Orientación
                                                                                          1. Adopción, adquisición y buen uso de los recursos tecnológicos
                                                                                        2. Área de planeaciÓn
                                                                                          1. Articulación
                                                                                            1. Gestión documental con la planeación de la entidad
                                                                                          2. Oficina de control interno
                                                                                            1. Apoyo
                                                                                              1. Garantizar la implementación del PGD
                                                                                                1. Cumplimiento de las directrices relacionadas con la GD.
                                                                                              2. Área de Talento Humano
                                                                                                1. Formulación del Plan Estratégico de RH
                                                                                                  1. Capacitación en GD
                                                                                                  2. Oficina Jurídica
                                                                                                    1. Orienta
                                                                                                      1. Aspectos legales
                                                                                                  3. Elaboración y publicación del PGD
                                                                                                    1. Coordinación
                                                                                                      1. Planeación, tecnologias, gestión de calidad y control interno
                                                                                                        1. Iniciar la elaboración del PGD
                                                                                                      2. Diseñar PGD
                                                                                                        1. Metodología basada en poryectos
                                                                                                        2. Presentar el PGD
                                                                                                          1. Aporbación
                                                                                                            1. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (entidades de orden nacional)
                                                                                                              1. Comité Interno de Archivo (entidades de orden territorial)
                                                                                                            2. Estructura definida
                                                                                                              1. Decreto 2609 de 2012
                                                                                                          2. Elementos del PGD
                                                                                                            1. Carátula
                                                                                                              1. Título
                                                                                                                1. Nombre de la entidad
                                                                                                                  1. Fecha de aprobación
                                                                                                                    1. Fecha de vigencia
                                                                                                                      1. Instancia de aprobación
                                                                                                                        1. Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia)
                                                                                                                          1. Responsables de su elaboración
                                                                                                                            1. Fecha de publicación
                                                                                                                            2. Cuerpo y contenido
                                                                                                                              1. Aspectos Generales
                                                                                                                                1. Introducción
                                                                                                                                  1. Importancia del PGD para la institución
                                                                                                                                    1. Valor que tiene los documentos
                                                                                                                                      1. Articulación del PGD con la misión, objetivos y metas.
                                                                                                                                      2. Alcance
                                                                                                                                        1. Definir
                                                                                                                                          1. relación
                                                                                                                                            1. PGD
                                                                                                                                              1. Plan Estratégico Sectorial
                                                                                                                                                1. Plan de Acción Anual
                                                                                                                                                  1. PINAR
                                                                                                                                                2. Planificación estratégica
                                                                                                                                                  1. Alcance
                                                                                                                                                    1. Tiempo
                                                                                                                                                      1. Inversión
                                                                                                                                                      2. Formulación
                                                                                                                                                        1. Metas
                                                                                                                                                          1. Corto
                                                                                                                                                            1. Mediano
                                                                                                                                                              1. Largo plazo
                                                                                                                                                            2. Identificar áreas responsbles
                                                                                                                                                              1. Identificar tipos de información
                                                                                                                                                                1. Medio
                                                                                                                                                                  1. Soporte
                                                                                                                                                                2. Público
                                                                                                                                                                  1. Usuarios de la entidad
                                                                                                                                                                    1. Solución de nacesidades
                                                                                                                                                                      1. "Guía de caracterización de usuarios de gobierno en línea"
                                                                                                                                                                    2. Requerimientos
                                                                                                                                                                      1. Normativos
                                                                                                                                                                        1. Legislación archivística
                                                                                                                                                                          1. Estandares
                                                                                                                                                                            1. Nacionales
                                                                                                                                                                              1. Internacionales
                                                                                                                                                                              2. Protección de datos personales
                                                                                                                                                                                1. Libertad de acceso a la información
                                                                                                                                                                                  1. Participación ciudadana
                                                                                                                                                                                    1. Normativa interna
                                                                                                                                                                                    2. Económicos
                                                                                                                                                                                      1. Establecido
                                                                                                                                                                                        1. PINAR
                                                                                                                                                                                        2. Garantizar
                                                                                                                                                                                          1. Apropiación de los recursos financieros
                                                                                                                                                                                            1. Plan de Acción de Inversión
                                                                                                                                                                                        3. Administrativos
                                                                                                                                                                                          1. Equipo interdisciplinario
                                                                                                                                                                                            1. Áreas
                                                                                                                                                                                              1. Archivo y/o gestión documental
                                                                                                                                                                                                1. Planeación
                                                                                                                                                                                                  1. Tecnología
                                                                                                                                                                                                2. Responsables
                                                                                                                                                                                                  1. Liderazgo
                                                                                                                                                                                                    1. Gestión documental
                                                                                                                                                                                                      1. Seguimiento y actualización del PGD
                                                                                                                                                                                                    2. Establecer
                                                                                                                                                                                                      1. Roles
                                                                                                                                                                                                        1. Responsabilidades
                                                                                                                                                                                                          1. Perfiles
                                                                                                                                                                                                            1. Plan de trabajo
                                                                                                                                                                                                              1. Actividades
                                                                                                                                                                                                                1. Desarrollo
                                                                                                                                                                                                                  1. Cumplimiento
                                                                                                                                                                                                                    1. Control
                                                                                                                                                                                                                      1. Evaluación
                                                                                                                                                                                                                  2. Tecnológicos
                                                                                                                                                                                                                    1. Herramientas tecnológicas
                                                                                                                                                                                                                      1. Infraestructura
                                                                                                                                                                                                                        1. Expertos
                                                                                                                                                                                                                          1. Sistemas
                                                                                                                                                                                                                          2. Sistemas de información
                                                                                                                                                                                                                            1. Porducción documental
                                                                                                                                                                                                                              1. Electrónica
                                                                                                                                                                                                                              2. Proyectos de desarrollo
                                                                                                                                                                                                                                1. Gestión documental
                                                                                                                                                                                                                                2. Criterios de aceptación
                                                                                                                                                                                                                                  1. Requisitos funcionales
                                                                                                                                                                                                                                    1. Requisitos no funcionales
                                                                                                                                                                                                                                    2. Evaluación tecnológica
                                                                                                                                                                                                                                      1. Acceso y uso
                                                                                                                                                                                                                                        1. Captura y administración
                                                                                                                                                                                                                                          1. Colaboración y entrega
                                                                                                                                                                                                                                            1. Seguridad y preservación
                                                                                                                                                                                                                                              1. Arquitectura y sistemas
                                                                                                                                                                                                                                                1. Planeación
                                                                                                                                                                                                                                              2. Gestión de cambio
                                                                                                                                                                                                                                                1. Cultura de la entidad
                                                                                                                                                                                                                                                  1. Nuevas dinámicas
                                                                                                                                                                                                                                                    1. Estrategias
                                                                                                                                                                                                                                                      1. Directrices
                                                                                                                                                                                                                                                      2. Razones del cambio
                                                                                                                                                                                                                                                        1. Identificar obnstaculos
                                                                                                                                                                                                                                                          1. Reducir percepciones negativas
                                                                                                                                                                                                                                                            1. Ambiente de confianza
                                                                                                                                                                                                                                                        2. Lineamientos PGD
                                                                                                                                                                                                                                                          1. Planeación
                                                                                                                                                                                                                                                            1. Producción
                                                                                                                                                                                                                                                              1. Gestión y trámite
                                                                                                                                                                                                                                                                1. Organización
                                                                                                                                                                                                                                                                  1. Transferencia
                                                                                                                                                                                                                                                                    1. Disposición de documentos
                                                                                                                                                                                                                                                                      1. Preservación a largo plazo
                                                                                                                                                                                                                                                                        1. Valoración
                                                                                                                                                                                                                                                                        2. Fases de Implementación
                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Fase de elaboración
                                                                                                                                                                                                                                                                            1. Identificar condiciones
                                                                                                                                                                                                                                                                              1. Precisar requisitos y roles
                                                                                                                                                                                                                                                                                1. Garantizar la disponiblidad de recursos
                                                                                                                                                                                                                                                                                2. Fase de ejecución
                                                                                                                                                                                                                                                                                  1. Desarrollo de actividades y estrategias
                                                                                                                                                                                                                                                                                    1. Garanticen
                                                                                                                                                                                                                                                                                      1. Exito de la implementación de l PGD en la entidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                  2. Fase de seguimiento
                                                                                                                                                                                                                                                                                    1. Monitoreo
                                                                                                                                                                                                                                                                                      1. PGD
                                                                                                                                                                                                                                                                                      2. Analísis permantente
                                                                                                                                                                                                                                                                                        1. PGD
                                                                                                                                                                                                                                                                                      3. Fase de mejora
                                                                                                                                                                                                                                                                                        1. Mantener
                                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Porcesos
                                                                                                                                                                                                                                                                                            1. Actividades
                                                                                                                                                                                                                                                                                              1. Innovación
                                                                                                                                                                                                                                                                                          2. Programas específicos
                                                                                                                                                                                                                                                                                            1. Normalización de formas y formularios electrónicos
                                                                                                                                                                                                                                                                                              1. Directrices encaminadas a que la producción de formatos, formularios y documentos cumplan
                                                                                                                                                                                                                                                                                                1. Contenido estable
                                                                                                                                                                                                                                                                                                  1. Formato documental fijo
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    1. Vinculo archivístico
                                                                                                                                                                                                                                                                                                      1. Equivalente y funcional
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    2. Documentos vitales o esenciales
                                                                                                                                                                                                                                                                                                      1. Actividades
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1. Identificación
                                                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Evaluación
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            1. Recuperación
                                                                                                                                                                                                                                                                                                              1. Dsiponibilidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                1. Aseguramiento
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  1. Preservación
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                2. Gestión de documentos electrónicos
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  1. Atributos de autenticidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    1. Fiablilidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      1. Integridad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1. Usabilidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Dsiponibilidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          2. Archivos descentralizados
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            1. Reprografía
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              1. Reproducciónn de documentos
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                1. Microfilm
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  1. Digitalización
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  2. Documentos especiales
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    1. Tratamiento
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      1. Docueteos cartográficos
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1. Fotografías
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Sonoros
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            1. Audiovisuales
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          2. Plan institucional de capacitacón
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            1. Actividades de formación
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              1. Comprensión y conocimiento
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                1. Actividades comprensibles
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  1. Sencibilización
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  2. Auditoría y control
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    1. Evaluacion de procesos
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      1. Grado de conformidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1. Grado de satisfacción
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Sistemas de gestion de seguridad de la información
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        2. Amortización
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Planes de Sistemas de Gestión de la Entidad

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Media attachments

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                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Alex Bedoya Jara
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    GESTIÓN DOCUMENTAL - MAPA CONCEPTUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Alex Bedoya Jara
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Gestión de los recursos humanos del proyecto
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    gandhi.hernandez
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    LOGÍSTICA Y GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTROS
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Gabriel Pérez
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Colaboración y gestión participativa
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    picazo1993
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Didáctica
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    paolagchacon
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Carlos O
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Gestión de ventas
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Nataly Vélez Gallego
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Gestión de la Calidad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Nataly Vélez Gallego
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Gestión Educativa
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Shirley Mendez
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Gestión de servicios TI - UNIDAD 2
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Recursos UC
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Browse Library