INTRODUCCIóN: Excel

AniKa GonHig
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INTRODUCCIóN: Excel
  1. ¿Qué es y para qué sirve Excel? Es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos, también es capaz de dibujarlos a partir de los datos introducidos.
    1. 1.- Elementos Excel
      1. 1.1. Iniciar Excel - Formas básicas de iniciar Excel: A) Pulsar el botón de inicio, del cual se despliega un menú; en la parte inferior hay una barra de búsqueda, escribe el nombre del Programa (Excel) selecciónalo y se iniciará el programa. B) Desde el icono de Excel del escritorio
        1. 1.2. La pantalla inicial: Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial, vamos a ver sus componentes fundamentales en la barra principal.
          1. 1.3. La ficha Archivo Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.
            1. 1.4. Las barras: -La barra de título- Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar y cerrar. -La barra de acceso rápido- La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. -La cinta de opciones- Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. -La barra de etiquetas- Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. -Las barras de desplazamiento- Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla. -La barra de estado- Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo.
              1. 1.5. La ayuda: Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante: Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
      2. 2.- Empezando a trabajar con Excel
        1. 2.1 Conceptos Básicos de Excel: -Libro de trabajo- Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. -Hoja de cálculo- La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. -Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. -Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. -Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. -La intersección de una columna y una fila se denominan Celda. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de -Rango-, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad.
          1. 2.2. Movimiento rápido en la hoja: Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
            1. 2.3. Movimiento rápido en el libro: Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. La hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las últimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
              1. 2.4. Introducir datos: En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
                1. 2.5. Modificar datos: Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
                  1. 2.6. Tipos de datos: En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
                    1. 2.7. Errores en los datos: Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
        2. 3: Operaciones con archivos
          1. 3.1. Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.
            1. 3.2 Cerrar un libro de trabajo: Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.
              1. 3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo: Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.
                1. 3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente: Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
          2. 5.- Los datos
            1. 5.1. Eliminar filas duplicadas Para eliminar filas duplicadas: - Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación. - En la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados . Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botón.
              1. 5.2. La validación de datos: Para aplicar una validación a una celda. - Seleccionamos la celda que queremos validar. - Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él podremos escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos.... En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
                1. 5.3. Ordenar datos: Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.
                  1. 5.4. Buscar y reemplazar datos: Buscar... (CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar. Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas. También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.
            2. 4.- Manipulando celdas
              1. 4.1. Selección de celdas: -Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella. -Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas. -Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar. -Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila. -Selección de una hoja entera: Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.
                1. 4.2. Añadir a una selección: Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
                  1. 4.3. Ampliar o reducir una selección: Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
                    1. 4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles: La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.
                      1. 4.5. Copiar celdas utilizando el ratón. Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a copiar. 2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL. 3. Observa como el puntero del ratón se transforma en . 4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. 5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. 7. Soltar la tecla CTRL.
                        1. 4.6. Copiar en celdas adyacentes: Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a copiar. 2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. 3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra. 4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango. 5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. 6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno.
                          1. 4.7. Pegado Especial: Para utilizar esta posibilidad: Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar. Deberás elegir Pegado especial....
                            1. 4.8 Mover celdas utilizando el Portapapeles: Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar. O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X. Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles. A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada). Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar. O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
                              1. 4.9. Mover celdas utilizando el ratón Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a mover. 2. Situarse sobre un borde de la selección. 3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: . 4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. 5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
                                1. 4.9 Borrar celdas: Ir a la pestaña Inicio. Escoger la opción Borrar. - Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. - Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. - Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. - Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. - Borrar Hipervínculos: Para eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos.
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