FONDOS ACOMULAOS

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Maria Alejandra   Ruiz Yara
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Maria Alejandra   Ruiz Yara
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FONDOS ACOMULAOS
  1. Antecedentes: Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades que le anteceden Creación: leyes decretos ordenanzas, resoluciones, escrituras públicas que crean el nuevo ente Desarrollo: todos aquellos documentos generados por propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permite conocer sus políticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad
    1. La falta de política de una política archivística coherente por parte del Estado dio origen a problemas estructurales en los Archivos .
      1. El funcionamiento institucional se refiere tanto al conocimiento de la misión institucional que cumple o cumplió la entidad dentro del Estado, como a las particularidades de la producción documental generada en sus dependencias
    2. La organización de los fondos acumulados requiere por lo, menos de tres momentos: el establecimiento de nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un plan de trabajo archivístico integral y la ejecución de dicho enmarcado a en la normas y principios archivísticos.
      1. DIANOSTIOCO Establecimiento de nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los fondos del diagnóstico integral propuesto por el archivo General de la Nación que contempla aspectos administrativos de infraestructura, del entorno físico en el cual esta documentación y de su organización y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes ámbitos de la administración, planeación
        1. El diagnóstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre de archivo su ubicación geográfica fecha de creación, ubicación en al estructura organizacional.
        2. Una vez aplicados los formatos para evaluar el nivel de organización es necesario tabular sus datos. Particularmente, debe revisarse aquella información relacionada con cada una de las columnas del último formato tales como: número de depósitos, entidades que produjeron la documentación, dependencias, asuntos, fechas extremas de la documentación producida por cada una de ellas, volumen documental en metros lineales para cada entidad productora. De otra parte, se debe valorar el estado en que se encuentran los procesos de identificación, clasificación, ordenación y descripción que son las acciones que deberán emprenderse en el proceso de organización
            1. FORMULA ESTADISTICA n= N* p*q*z n= d2 *(N-1) + p*q*z2 n = cantidad total de unidades del depósito. p = proporción de unidades desorganizadas que siempre va a tener un valor constante que es igual a 0,5. q = proporción de unidades organizadas en el depósito que también constante para el caso es 0,5. z = es un valor constante igual a 1,9604 y corresponde a la desviación de la media de los datos. d = fracción de error con el que se pasa a trabajar igual a 0,05 que corresponde a un error del 5%. n = número de unidades seleccionadas para evaluar.
              1. DOCUMENTAL FASE OPERATIVA: ORGANIZACIÓN Y PROCESOS TÉCNICOS Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los documentos. Los primeros se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de acuerdo con los deterioros identificados.4
            2. Reconstrucción de la historia institucional La reconstitución del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de los fondos acumulados ; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá reconducir los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos
              1. Se debe tener en cuenta las fuentes primarias es critas sin importar el carácter de cada entidad orden nacional o territorial , del nivel central o descentralizado deben recopilarlos siguientes documentos para elaborar la historia institucional
                1. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el trascurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de una organización y de conservación
                  1. Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tener en cuenta la última restauración con el fin de tomar esa fecha como punto límite entre las tablas de retención documental TRD Y las tablas de TVD.
                    1. Última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo periodo.
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