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Visão Geral
1. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
  1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados independentemente da natureza do suporte.
  2. Instituição ou serviço finalidade em custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
  3. Instalações onde funcionam arquivos.
  4. Móvel destinado à guarda de documentos
2. Acumulação: produção e recebimento
  1. Orgânico: desempenho normal na produção
    1. Documentos: formado por suporte e informação
      1. Informação: elemento referencial contidos num documento.
      2. Suporte: material físico onde se encontra a informção
3. Órgãos de documentação
  1. Bibliotecas: coleção artificial de material. As pessoas lêem os documentos.
    1. Arquivos: acumulações orgânicas e ordenadas .As pessoas usam os documentos.
  2. Museus: coleções artificiais de artefatos. As pessoas vêem o documento.
    1. Centro de documentação: Reune documentos e informações típicas da biblioteconomia, arquivística, museologia e informática.
4. Arquivos públicos x privados
  1. Públicos: documentos sejam produzidos e recebidos, sejam administrativas, legislativas ou judiciárias.
  2. Privados: produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em geral
5. PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLOGIA
  1. Proveniência: organizados em função da proveniência de seus documentos
  2. Indivisibilidade ou integridade arquivística: preservação dos fundos deve ser feita de maneira indivisível
  3. Respeito à ordem original/ordem primitiva/santidade da ordem original: ordem orgânica deve ser respeitada
  4. Organicidade: o arquivo é como um ser vivo natural, orgânico.
  5. Unicidade: documento de arquivo é único no seu contexto, mesmo se houver originais multiplos
  6. Cumulatividade ou naturalidade: acumulação natural
  7. Reversibilidade: possibilidade de reverção para o estado anterior
  8. Inalienabilidade e imprescritibilidade: impossibilidade de transferência da propriedade dos arquivos públicos.
  9. Universalidade: primeiro forma geral para depois delimitar
  10. Proveniência territorial: arquivados no território onde foram produzidos.
  11. Pertinência territorial: arquivados no territorio onde se referem
  12. Pertinência temática: deve, ser reclassificados por assuntos
  13. Autenticidade: não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.
  14. Veracidade: representar a verdade dos fatos.
Preservação, conservação e restauro
1. Documento é um conjunto de informações registradas em um suporte, independentemente de sua natureza.
2. É dever do Poder Público a gestão documental, à cultura, ao desenvolvimento científico
3. Gestão de documentos atua em fase corrente e intermediaria
4. Operações de arquivamento
  1. Inspeção: realiza o exame dos documentos verificar se são destinados ao arquivo
    1. Estudo: leitura cuidadosa da documentação para entender seus atributos
      1. Classificação: recebe uma classificação específica com base no plano de classificação arquivística
  2. Codificação: colocação dos símbolos referentes aos códigos do método de arquivamento
    1. Ordenação: estabelecimento de uma ordem de disposição dos documentos com base nas codificações e classificações
      1. Guarda/arquivamento: colocação dos documentos em pastas ou caixas com base no esquema de classificação e ordenação.
5. Métodos de arquivamento
  1. Sistema direto
  2. Sistema indireto
Métodos de arquivamento
1. Preservação, conservação, restauração
  1. DBTA
    1. Prevenção, danos em documentos; preservação e da restauração dos documentos e procedimentos específicos para recuperação de documentos
  2. MANUAL
    1. Medidas em ordem administrativa direta ou indireta para preservação dos materiais; desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos e estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos
2. Recomendações sobre construção de arquivos
  1. Circulação de ar, iluminação, acesso, sistema de condicionamento ambiental, dificuldades para a proliferação de pragas; 60% da área p/ arquivo, 15% trabalho tecnico e adm e 25% para o público
3. Fatores que causam danos aos documentos
  1. Umidade, iluminação, temperatura, mal uso, água, alimentos, manuseio inadequado, fogo
    1. Problemas no manuseio, intervenções inadequadas no acervo, furtos e vandalismo
4. Conservação: intervenções para estabilizar documentos: processo de interrupção da deterioração de seu suporte e/ou agregados
  1. Restauração: tratamento sobre um suporte que já foi deteriorado
    1. Microfilmagem: substituição do material original por uma cópia em miniatura em um filme de material translúcido, flexível e estável, servindo como base para projeção posterior da imagem.
      1. Desvantagens
        Necessita de máquinas específicas para visualização; Custos de maquinário para consulta e pesquisa é mais elevado; Mais lentidão na pesquisa e comparação de documentos
      2. Vantagens
        Economia de espaço; Redução de custos de armazenamento; Elevada durabilidade do suporte ( 500 anos)
      3. Tipos de microfilmagem:
        Complementação: objetivo de complementar ou suplementar o acervo do arquivo.
        Preservação: protegendo-os do uso, de modo a salvaguardar a durabilidade do original.
        Segurança: objetivo de servir como cópia de segurança dos documentos de arquivo.
        Substituição: se propõe a substituir os documentos originais (que serão eliminados)
5. Documentos eletrônicos
  1. Hardwar: elementos físicos que permitem a gravação e acesso às informações contidas no suporte (NÃO SUPORTE)
  2. Software: sistema específico que permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte (NÃO INFORMAÇÕES)
  3. Informação é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte
  4. Digitalização
    1. Processo de conversão da fiel imagem de um documento arquivístico para o formato digital
  5. Suportes digitais
    1. Magnético: registro digital é feito por meio de ondas eletromagnéticas (discos rígidos, disquetes, e fitas)
    2. Óptico: registro digital é feito por meio de alteração nas características de um suporte que reage à luz (CD-ROMS, CD-Rs, DVDs)
  6. Preservação de documentos digitais
    1. Poluição atmosférica; • Tempo de uso da mídia; • Qualidade da mídia; • Temperatura e umidade do ar; • Condições de estresses da mídia; • Número de vezes de acesso à mídia; • Manipulação; • Campos magnéticos;
    2. Prática para a preservação de acesso aos documentos digitais
      1. Emulação: criação de um software que emula (simula) um anterior, obsoleto, sobre uma base de funcionamento (hardware + software) mais moderna,
        Migração: permite a transferência do significado que funcionava num formato anterior para um novo.
        Definição de formatos adequados: recomenda-se sempre o uso de formatos abertos (open source)
6. e-ARQ Brasil
  1. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
    1. SIGAD (Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos)
      1. Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos
      2. Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa
Classificação dos arquivos
1. Natureza dos documentos;
  1. Arquivos especiais, linguagem não-textual
    1. Arquivos especializados; arquivos técnicos; documentos resultantes; de uma área do conhecimento humano
2. Extensão de atuação;
  1. Arquivo central = recebe documentos correntes; centraliza ativ
    1. Arquivo setorial = órgão operacional qualquer; descentraliza ativ
3. Estágios de evolução
  1. Entidades mantenedoras.
    1. Públicos
      1. Federal
        Central ▪ Regional
      2. Estadual
      3. Municipal
    2. Institucionais
      1. Educacionais
      2. Igrejas
      3. Corporações não-lucrativas
      4. Sociedades, associações
    3. Comerciais
      1. Firmas
      2. Corporações
      3. Companhias
    4. Familiais ou pessoais
  2. Corrente = sem movimentação, consultas frequentes e PRIMEIRA IDADE
    1. Intermediário = Ñ uso corrente, VALOR PRIMÁRIO, consulta as vezes
      1. Permanente = VALOR HISTÓRICO, devem ser guardados
4. TEORIA TRÊS IDADES
  1. 1ª FASE - CORRENTE = IMEDIATO; PRÓXIMO; FREQUENTE; ACUMULADOR; ARQUIVO ATIVO
    1. 2ª FASE - INTERMEDIÁRIO = PRIMÁRIO; + DISTANTE/BARATO; MENOS FREQUENTE; ACU + AUTORIZADOS; ARQ SEMIATIVO/TEMPORÁRIO
    2. 3ª FASE - PERMANENTE = SECUNDÁRIO/MEDIATO; VIÁVEL ACESS PÚBLICO; RARO; PÚBLICO EM GERAL; ARQ INATIVO/HISTÓRIOCO
  2. VALOR; LOCAL GUARDA; USO; ACESSO; SINÔNIMOS
  3. Valor Primário
    1. Administrativo; Legal e Fiscal
    2. Valor Permanente
      1. Probatório e Informativo
      2. valor histórico
    3. Valor secundário tem carácter permanente
    4. PROTOCOLO
      1. Atividade típica do arquivo corrente
      2. Número do registro do documento
      3. Recebimento
        Recebe e separá-los; oficial (ostensivo e sigiloso) e particular
      4. Registro e autuação
        Registro = Formalização do recebimento * Autuação = doc requerem análises, informações, despachos..
      5. Classificação
        Consequência da análise e devem ser comparados no PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
      6. Movimentação
        Expedição (externa) e distribuição (interna
      7. Controle da tramitação
        Saber paradeiro do DOC; Acompanhamento datas, pessoas
      8. Avaliação de documentos, plano de classificação, tabela de temporalidade e destinação
        Avaliação de Documento - CPAD
        Plano de classificação
        Apresenta o plano para mais fácil recuperação da informação
        Base nas atividades, funções e estrutura
        Tabela de temporalidade e plano de destinação
        Definir PRAZOS DE GUARDA (em anos)
        Definir DESTINAÇÃO FINAL (recolhimento do arquivo permanente ou eliminação)
5. Eliminação de documentos
  1. Resolução CONARQ
  2. Avaliação
    1. Feita pela CPAD
  3. Registro de documentos
    1. Listagem de Eliminação de Documentos;
  4. Aprovação da Listagem anterior pela CPAD
  5. Submissão da Listagem de Eliminação de Documentos
  6. Autorização pela instituição arquivística pública
  7. Os órgãos e entidades deverão encaminhar para a instituição arquivística pública, uma cópia Edita
  8. Eliminar os documentos
  9. Elaborar o Termo de Eliminação de Documentos
  10. Encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública
  11. Classificação dos documentos de arquivo
    1. Gênero
      1. Espécies documentais que se assemelham por sua essencia; exigem tecnico específico e tecnica de acesso
    2. Espécie e Tipo
      1. Estrutura da informação
        Ata, carta, filme, fotografia, ofício, planta e relatórios
    3. Natureza do assunto
      1. Ostensivo ou sigiloso
    4. Forma
      1. Minutas, textos originais, cópia.
    5. Formato
      1. Conjunto de características físicas
    6. Categoria
      1. Atos normativos, enunciativos, assentamento, comprobatórios, ajuste, correspondência.
    7. Elementos dos documentos públicos (Schellenberg)
      1. Atividade/função da organização; organizacional (estrutura), por assunto.
Classificação
1. Gênero
  1. Audiovisual, bibliográfico, cartográfico, digital, filmográfico, iconográfico, micrográfico, textual
    1. Ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
2. Espécie/Tipo
  1. Cartas precatórias, cartas-régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
3. Natureza do assunto
  1. Sigiloso = medidas especiais em sua custódia, divulgação e acesso.
  2. Ostensivo ou ordinário = tramitação, a regra é o acesso livre
  3. Ul = 25 * Sec = 15 * Res = 5
4. Forma
  1. Minutas (exceto rascunho), Texto original, Cópia
5. Formato
  1. Livros, cadernos, pergaminhos, fichários
6. Suporte
  1. Pendrive, disquete, HD, micro SD, papel
7. CATEGORIA DOCUMENTAL (ATOS)
  1. Normativos
    1. Leis, decretos-leis, decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, ordens de serviço, decisões, acórdãos, despachos decisórios;
  2. Enunciativos
    1. Pareceres, informações, relatórios, votos, despachos interlocutórios
  3. Assentamento
    1. Atas, termos, apostilas, autos de infração;
  4. Comprobatórios
    1. Certidões, traslados, atestados, cópias autenticadas;
  5. Ajuste
    1. Convênios, contratos, ajustes, termos;
  6. Correspondência
    1. Alvarás, circulares, avisos, cartas, memorandos, mensagens, editais, imitações e exposições de motivos.

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