LOGISTICA

LOGISTICA

EVENTOS
1. CRONOGRAMA DE EVENTOS
  Annotations:
  - Lo envía Alejandra por correo eléctronico, a principio del mes, luego lo envía todos los lunes para actualizaciones
  1. PRE EVENTO
    1. CREAR GRUPO EN WP
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico crea el grupo de cada evento en wp, incluyendo a Gerencia, Administrativa y Planta
      - Una vez enviado el cronograma de eventos debe crearse dicho grupo maximo 24 horas.
      1. CREAR GRUPO DE MESEROS EN WP
        Annotations:
        Lo crea el coordinador de experiencia e incluye a coordinador logístico
        ENVIO DE BRIEF
        Annotations:
        Lo envía el coordinador de eventos. Debe enviarse con fotos de productos, experiencia , 24 horas antes del evento
        ENVÍO DE POLÍTICAS
    2. PRE ESPECIFICACIONES
      Annotations:
      - Lo envía Alejandra por correo, de acuerdo al formato adjunto - formato pre especificaciones. Debe diligenciarse la ficha técnica de visita de inspección
      1. BUSQUEDA DE PERSONAL
        Annotations:
        Según perfil hecho por logística. Según formato de calificaciones de personal Según entrevistas de selección del personal
      2. ESPECIFICACIONES
        ENVÍO DE PROGRAMACIÓN PERSONAL
        Annotations:
        El Coordinador Logístico debe enviar formato de programación de meseros, cuando se solicite personal adicional a las especificaciones o cuando cambien las mismas
        PROCESOS DE PRODUCCIÓN
        REVISAR SI SE REQUIERE LOGISTICO PARA EL DÍA ANTERIOR AL EVENTO
        Annotations:
        La Asistente de Producción en conjunto con el Coordinador Logístico, solicitan a Gerencia validar la opción de tener un Logístico para el día anterior al evento
        REVISIÓN DE OBSERVACIONES
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción e informa por interno a la persona indicada. Si es una compra que no realiza en el momento, la Asistente de Producción debe informar por interno a Asistente Administrativa, para que haga la compra. Esta actividad debe llevar la PRIORIDAD que amerite
        INICIO DE PREALISTAMIENTO
        LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
        DECORACIÓN
        DESINFECTASR ELEMENTOS
        LIMPIAR ELEMENTOS
        CLASIFICAR LOS ELEMENTOS SOLICITADOS
        ALIMENTOS
        PRODUCCIÓN
        SALDOS DE FRUTAS HACER CONFITURA O PARA INFUSIONES
        INFORMAR CUAL PRODUCTO SE ESTANDARIZARÁ
        Annotations:
        La Asistente de Producción lo sugiere al Coordinador de Eventos y a su vez, éste lo socializa en el grupo del evento por wp para ser autorizado
        DILIGENCIAR FORMATO DE ESTANDARIZACIÓN DE RECETAS
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción. Debe imprimirlo y archivarlo en la carpeta
        REALIZAR VIDEO DE ESTANDARIZACIÓN DE RECETAS
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción y envía al grupo del evento por wp
        INFORMAR EL SALDO DE ALIMENTOS
        Annotations:
        Asistente de Producción, informa por medio del grupo del evento en wp, los saldos de los alimentos preparados. Solicita autorización del destino de estos saldos de alimentos El Coordinador Logístico alimenta el Inventario con esta información
        PREPARACIÓN DE ALIMENTOS
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción
        SELECCIÓN DE ALIMENTOS A PREPARAR
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo a las especificaciones. Debe enviar por el grupo del evento, vía wp, foto de los alimentos que ya están preparados
        CALIDAD
        TODOS LOS IMPLEMENTOS DEBEN SALIR LIMPIOS
        DESINFECCIÓN DE MATERIA PRIMA
        DESINFECCIÓN DE UTENSILIOS
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo al manual de desinfección
        DESINFECCIÓN DE LA ZONA A UTILIZAR
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo al manual de desinfección
        FIRMA DE PLANILLA DE ASISTENCIA
        Annotations:
        El Asistente de Producción, debe hacer firmar planilla de asistencia de los auxiliares, cuando se requiera
        ELABORAR MIN A MIN
        Annotations:
        El Asistente de Producción debe enviar un min a min de todo el prealistamiento
        ALMACENAMIENTO
        SALDO DE ALIMENTOS SE ALMACENAN
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo al manual de almacenamiento
        ROTULADO DE SALDOS DE ALIMENTOS
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción de acuerdo al manual de rotulado, una vez haya sido autorizado por Gerencia. Se debe enviar foto del rotulado
        CALIDAD
        Annotations:
        Asistente de Producción inicia el proceso de CALIDAD de acuerdo al manual
        ORGANIZAR TODO PARA EL CARGUE DE LA VAN AL DÍA SIGUIENTE
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción. Teniendo en cuenta el manual de almacenamiento
        ALMACENAR ALIMENTOS DE ACUERDO A SU CONTENIDO
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción. Los alimentos que son de nevera se guardan en sus respectivos empaques y los demás en la despensa. Teniendo en cuenta el manual de almacenamiento
        REVISAR PREALISTAMIENTO Y AJUSTAR LO FALTANTE
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de producción
        COMPRAS
        INGRESAR A INVENTARIO COMPRAS NUEVAS
        Annotations:
        Lo realiza el Coordinador Logístico, de acuerdo a las fotos de facturas que envié Admon
        VERIFICACIÓN DE LAS COMPRAS HECHAS
        Annotations:
        La realiza el Coordinador Logístico por teléfono con la Asistente de Producción. Finalmente la Asistente de Producción ó el Coordinador Logístico, informa vía wp, que ya quedaron las compras hechas cuando recibe el producto en Planta
        REALIZAR COMPRAS
        Annotations:
        Las realiza la Asistente de Producción. Debe guardar todas las facturas de compra. En caso de no terminar las compras, se debe colocar alarma para nuevas compras
        SELECCIÓN DE RUTAS PARA COMPRAS
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción en común acuerdo con el Coordinador de Logística
        SOLICITUD DE COMPRAS A DOMICILIO SI SE REQUIERE
        Annotations:
        Lo solicita la Asistente de Producción vía Wp ó telefónica al proveedor autorizado
        ENVÍO DE DINERO X TRANSFERENCIA POR PARTE DE ADMON
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente Administrativa
        ENVÍO DE RELACIÓN DE COMPRAS POR CORREO POR PARTE DE ADMON
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente Administrativa
        SOLICITUD DE DINERO X TRANSFERENCIA ADMON VÍA WP
        Annotations:
        Lo solicita la Asistente de Producción a la Asistente administrativa Si necesita retirar se dirige al punto.
        DUDAS POR PARTE DE ASISTENTE DE PRODUCCIÓN
        Annotations:
        La Asistente de producción, envía al grupo del evento por wp y a la persona indicada por wp interno
        REVISIÓN DE BODEGA
        Annotations:
        Lo realiza la Asistente de Producción
        PROCESOS ADMINISTRATIVOS EVENTOS
        IMPRESIÓN DE ESPECIFICACIONES, COMPRAS , PREALISTAMIENTO
        Annotations:
        Coordinador Logístico
        SUBIR A TRELLO MIN A MIN
        Annotations:
        Carolina - Coordinación logística
        COORDINAR TRANSPORTE DE LA VAN
        Annotations:
        Coordinador Logístico. Cuando se requiera hacer más d 1 viaje, enviar lista de lo que se necesita primero
        PREPARAR CARPETA CON DOCUMENTACIÓN
        Annotations:
        Carolina - coordinación logística. Impresión. organizar tabla de eventos - formato de Asistencia - formato de especificaciones( in) - formato de calificación de meseros. -min a min - entrega uniformes - Señalizacion - proveedores: formato de entrega , formato de llegada - inventario out - inventario areas clientes - inventario de licores CLIENTES.
        ACTUALIZACIÓN DE ESPECIFICACIONES
        Annotations:
        Carolina - coordinación logística - Todo se canaliza a través del Coordinador Logístico, se envía por correo a The Event Colombia . si surgen cambios antes de dos horas se envía a café internet para impresión.
        ENVIO DE LISTA DE PERSONAL A ADMON
        Annotations:
        Carolina - coordinación logística Y se debe subir a Trello
        SEGUIMIENTO A PLANTA
        Annotations:
        Carolina - coordinación logística. - Compras hechas - Decoración - Prealistamiento - Bodega - Confirmar horario de carga de la van - Confirmar horario de salida de Planta - Requerimientos de última hora (Seguimiento que todas las solicitudes de especificaciones se alisten)
        SUBIR A TRELLO ESPECIFICACIONES
        Annotations:
        Carolina - coordinación logística
        ASIGNACION PROVEEDORES LOGISTICA
        Annotations:
        Carolina - coordinación logística
        ELABORAR LISTA DEL PERSONAL
        Annotations:
        Coordinador logístico, debe chequear antecedentes judiciales antes
        ELABORACIÓN DEL MIN A MIN
        Annotations:
        Carolina - coordinación logística. Adjunto formato Min a Min
  2. POST EVENTO
    1. REALIZAR INFORME DEL EVENTO
    2. ENTREGA DE CUENTAS A ADMON
      Annotations:
      - Deben quedar antes de los viernes
    3. ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN DEL EVENTO
    4. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
    5. ENTREGA DE FORMATO DE PROVEEDOR A ADMON
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico envía foto a ADMON
    6. ELABORACIÓN DE NOMINA DE PERSONAL
    7. ENVÍO DE NOMINA A ADMON POR CORREO
    8. ENTREGA DE ASISTENCIA DEL PERSONAL A ADMON
    9. LLAMAR AL CLIENTE PARA RETROALIMENTACIÓN
      Annotations:
      - Una vez termina el evento y después del evento se pide autorización si es necesario llamar al cliente
    10. ALIMENTAR FORMATO DE BAJAS Y PERDIDAS
      Annotations:
      - Subir foto del formato diligenciado a Trello
  3. EVENTO
    1. REGISTRO EN EL LUGAR DEL EVENTO
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico debe hacer revisión con el personal de seguridad del sitio del evento, que la lista del personal, enviada con antelación, esté correcta
    2. LLEGADA DEL PERSONAL
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico debe tomar foto de la llegada del personal y enviarla al grupo del evento por wp, de igual manera debe hacer firmar la asistencia
    3. ENVÍO DE FOTO DE LLEGADA DEL PERSONAL
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico debe tomar foto de la llegada del personal y enviarla al grupo del evento por wp
    4. FIRMA DE LLEGADA DEL PERSONAL
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico debe hacer firmar la asistencia del personal
    5. SEGUIMIENTO DEL TRANSPORTE AL EVENTO
      Annotations:
      - Lo hace el Coordinador de eventos
    6. SEGUIMIENTO DE CARGUE DE LA VAN
      Annotations:
      - Lo hace el Coordinador de Eventos
    7. RECONOCIMIENTO DE LAS ZONAS
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico debe hacer reconocimiento de zonas junto con el cliente, para designar bodega y cocina
    8. SEÑALIZACION DE ÁREAS
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico señaliza las áreas del evento, tanto bodega como cocina
    9. DESCAGUE DE LA VAN
      Annotations:
      - Esta actividad se hace con todo el personal, logístico y Meseros. Actividad dirigida por la Asistente de Producción. Realizar video en el momento del descargue
    10. ORGANIZACIÓN DE ZONAS
      Annotations:
      - En conjunto con el personal de servicio, se dividen los productos a ofrecer por estaciones y se organizan, así mismo, todo el material que se guarda en la bodega designada para el evento
    11. REALIZACIÓN DE INVENTARIO IN
      Annotations:
      - Se realiza en conjunto con la Asistente de Producción y el Coordinador Logístico. De acuerdo al formato de Inventario IN (Especificaciones)
    12. ASIGNACIÓN DE TAREAS AL PERSONAL
      Annotations:
      - Esta actividad la realiza el Coordinador de Logística. Se entrega formato de inventario OUT
    13. INICIO DE PRODUCCIÓN EN COCINA
      Annotations:
      - Lo realiza la Asistente de Producción, colocando el temporizador
    14. SEGUIMIENTO AL MIN A MIN
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico enviara estatus del min a min durante todo el evento, a través del grupo del evento por wp
    15. SEGUIMIENTO A LA PRODUCCIÓN EN COCINA
      Annotations:
      - Lo realiza el Coordinador Logístico, enviando reporte de fotos por el grupo del evento vía wp
    16. SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL
      Annotations:
      - La realiza el Coordinador Logístico en conjunto con el Coordinador de Experiencia
    17. SEGUIMIENTO AL LOGÍSTICO - ASEO Y ORDEN
      Annotations:
      - Lo realiza el Coordinador Logístico
    18. ESTANDARIZAR MEDIDAS DE PRODUCTO
      Annotations:
      - Lo realiza la Asistente de Producción, diligenciando el formato de Estandarización de Producto. Adjunto. Y debe enseñar como se prepara cada producto al Auxiliar de Cocina
    19. RECEPCIÓN DE MATERIAL DE PROVEEDORES
      Annotations:
      - Lo realiza el Coordinador Logístico teniendo en cuenta las O.C., especificaciones y minuto a minuto Se debe diligenciar y firmar formato de Proveedores, adjunto. Una vez se recibe el material, la persona encargada debe hacer firmar a quiien le entrega
    20. REPASAR BRIEF CON EL PERSONAL
      Annotations:
      - Lo realiza el Coordinador de Experiencia en conjunto con el Coordinador Logístico, durante el día
    21. INICIO DEL SERVICIO
      Annotations:
      - De acuerdo al min a min entregado por el cliente
    22. ASIGNACIÓN DE INVENTARIOS OUT
      Annotations:
      - El Coordinador de Experiencia realiza esta actividad
    23. REALIZAR INVENTARIO OUT
      Annotations:
      - El personal debe hacer los inventarios OUT designados, diligenciando el formato adjunto
    24. ACTUALIZAR Y ENVIAR INVENTARIO
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico lo enviará por correo a Gerencia, el mismo día del evento
    25. REALIZAR INVENTARIO DE LICOR / BARMAN
      Annotations:
      - Lo realiza el Coordinador de Experiencia, diligenciando el formato adjunto. Debe tomar foto de las botellas vacías y llenas y enviarlas por el grupo del evento vía wp
    26. REALIZAR INVENTARIO DE LICOR / CLIENTE
      Annotations:
      - El Coordinador de Experiencia debe hacer entrega oficial al cliente, haciendo firmar el formato
    27. ENTREGA DE ÁREAS AL CLIENTE
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico entrega las áreas utilizadas en el evento, al cliente, personalmente. Reforzar enviando fotos y videos por wp
    28. DEVOLUCIÓN MATERIAL A PROVEEDORES
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico hace esta actividad, diligenciando el formato de proveedor, antes de entregar el material. En caso de no estar presente cuando el proveedor recoja el material, el Coordinador Logístico hará seguimiento vía telefónica y por fotos en wp
    29. LIMPIEZA DE ÁREAS
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico asigna las tareas y se supervisa que se hagan correctamente
    30. ENVÍO DE FOTOS/ VIDEOS ÁREAS UTILIZADAS
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico enviará el video por el grupo del evento vía wp
    31. ALISTAMIENTO PARA CARGUE DE LA VAN
      Annotations:
      - Se realiza con todo el personal, de acuerdo a asignaciones de inventarios OUT.
    32. CARGUE DE LA VAN
      Annotations:
      - Se realiza con todo el personal. Actividad dirigida por la Asistente de Producción y supervisado por el Coordinador Logístico
    33. TRASLADO DE LA VAN A PLANTA
      Annotations:
      - La Asistente de Producción y el Logístico se transportan en la van
    34. REALIZAR EVALUACIÓN DEL PERSONAL
      Annotations:
      - Se realiza en conjunto con el Coordinador Logístico y Coordinador de Experiencia
    35. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico hace una retroalimentación con el cliente, la cual informará al grupo, al otro día del evento
    36. REPORTAR PERDIDAS O BAJAS POR EL GRUPO
      Annotations:
      - El Coordinador Logísitico enviará reporte por el grupo de perdidas o bajas, informando la razón de la pérdida. En caso que el el personal sea responsable de los daños, se debe hacer firmar el formato de bajas, adjunto
    37. CARGUE DE LA VAN
      Annotations:
      - Se tiene en cuenta las especificaciones. Esta actividad la hace la Asistente de Producción y un Logístico. Tener en cuenta cuando se tienen eventos fuera de Bogotá o que se lleve la mesa de vidrio, debemos validad si se hacen 2 viajes o contratar un transporte adicional
    38. SALIDA HACIA EL EVENTO
      Annotations:
      - Traslado en la van de Santino
    39. PERSONAL SE COLOCA UNIFORME
    40. INICIO DE MIN A MIN
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico enviara estatus del min a min durante todo el evento, a través del grupo del evento por wp
    41. PASAR REVISTA CON ALEJANDRA
      Annotations:
      - 30 minutos antes del evento el personal se reúne con Alejandra para hacer revista de productos, aseo y orden de la mesa de servicio
    42. SUPERVISIÓN DE ORDEN Y ASEO EN LAS ÁREAS DE SERVICIO
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico realiza esta actividad
    43. SUPERVISIÓN DEL ESTADO DE LAS MESAS DE SERVICIO
      Annotations:
      - La realiza el Coordinador de Experiencia en conjunto con el Coordinador Logístico
    44. RECOGER MENAJE Y/O BASURA DE LAS ÁREAS DE SERVICIO
      Annotations:
      - Esta actividad la realizan, los meseros, el logístico y Coordinador de Experiencia
    45. ASIGNACION DE MESERO PARA REVISIÓN DE INVENTARIO OUT ALIMENTOS
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico debe asignar un mesero para que revise al azar el inventario OUT de alimentos
    46. ENVIAR LOS INVENTARIOS OUT FIRMADOS
      Annotations:
      - El Coordinador Logístico debe enviar foto de los inventarios OUT por el grupo del evento, vía wp
    47. CONTEO DE SALIDAS DE PRODUCCIÓN
      Annotations:
      - Lo realiza la Asistente de Producción diligenciando el formato de min a min
PLANTA
1. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
  Annotations:
  - Se realizará los martes y cuando haya evento, se realizará al día siguiente
  1. ALIMENTOS
  2. DECORACIÓN
    1. FLORES
      1. CLASIFICACIÓN
      2. INVENTARIO
      3. DAR DE BAJA
      4. ALMACENAR
        AGUA
        SECAS
    2. BALDOSAS Y LAJAS
      1. SACARLAS
      2. LAVARLAS
      3. DESINFECTARLAS
      4. LAVAR CANASTILLA
      5. PONERLE BOLSA
      6. GUARDAR BALDOSAS
    3. MENAJE
      1. SACAR DE LA CAJA
      2. LAVAR MENAJE
      3. DESINFECTAR MENAJE
      4. GUARDAR
    4. BANDEJAS
      1. SACARLAS
      2. LIMPIARLAS
      3. GUARDARLAS EN BOLSA
      4. GUARDAR EN TAPER
    5. UTENSILIOS
      1. SACAR UTENSILIOS
      2. LAVARLOS
      3. DESINFECTAR
      4. GUARDAR EN TAPER
    6. NEVERAS DE ICOPOR
      1. LIMPIAR
      2. DESINFECTAR
      3. GUARDAR
  3. SELECCIÓN DE ALIMENTOS
    1. SACAR ALIMENTOS DE TAPER
    2. COLOCAR ALIMENTOS SOBRE LA MESA
    3. REVISAR COLOR, TEXTURA, OLOR Y SABOR
    4. REVISAR FECHA DE VENCIMIENTO
    5. SEPARAR ALIMENTOS A VENCERSE
      1. COLOCAR ALIMENTOS EN UN TAPER APARTE
    6. LAVAR TAPER CON AGUA Y JABÓN
    7. PREPARAR PERACETI
    8. DESINFECTAR TAPER
    9. PORCIONAR LOS ALIMENTOS
      1. SELECCIONAR ALIMENTOS A PORCIONAR
      2. PESAR EN LA GRAMERA 100 gr
        Annotations:
        Las confituras se guardarán en bolsa ziploc. Las especias se guardarán en taper miniatura
      3. GUARDAR ALIMENTOS EN SU RESPECTIVO EMPAQUE
        ROTULAR
        Annotations:
        Se hará de acuerdo al instructivo de rotulación. Se debe enviar foto del proceso hecho
    10. GUARDAR ALIMENTOS EN TAPER
    11. REVISAR PEPS
    12. ROTULAR
      Annotations:
      - Se hará de acuerdo al instructivo de rotulación
  4. AREAS DE PLANTA
2. ADMON
  1. INVENTARIO
    1. INVENTARIO OUT AL FINALIZAR EL EVENTO
      Annotations:
      - De acuerdo al formato. Se colocan las fechas de vencimiento antes de botar empaques
    2. VERIFICAR CADA PRODUCTO
    3. COLOCAR FECHAS DE V/TO
  2. ESTANDARIZACIÓN DE RECETAS
    1. DILIGENCIAR FORMATO EN EVENTO
    2. SELECCIONAR PRODUCTOS DE LA ESTANDARIZACIÓN
    3. PESAR CADA PRODUCTO
  3. RELACIÓN DE CUENTAS EVENTOS
    1. RECOPILAR FACTURAS
    2. PEGAR FACTURAS EN HOJAS BLANCAS
    3. REALIZAR FORMATO DE CUENTAS
    4. ENTREGAR CUENTAS AL COORDINADOR DE EVENTOS
  4. CRONOGRAMA
    Annotations:
    - Se enviarán los lunes
  5. CAPACITACION PERSONAL

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