Sistemas Ofímaticos

juan pablo carreon
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Descripciónn de los paquetes Ofímaticos que existen

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Sistemas Ofímaticos
  1. Procesadores de Texto
    1. El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de textos
      1. Funcionalidades Básicas:• Espaciado interlineal: cantidad de espacio entre las líneas del texto del documento. • Numeración de líneas: se utiliza para numerar las líneas de un documento y para imprimir cada número de línea. • Tabulaciónes: permiten desplazar una línea individual de texto y alinear las columnas de texto• Columnas: se utilizan para dividir el texto verticalmente en la página, los tipos de columnas más habituales son: ° Periodísticas: hacen que el texto fluya en forma continua de columna en columna tal como aparecen en los diarios y periódicos. ° Paralelas: se utilizan para escribir bloques de texto en columnas desiguales lado a lado en la misma página como por ejemplo una lista de inventario. • Encabezados / Pies de página: parte de texto que se incorpora en la parte superior o inferior de cada página o en páginas alternas de un documento. • Justificación de texto: alinea el texto con los márgenes derecho e izquierdo, o centra el texto entre los márgenes. • Negrilla.
        1. Funciones para Internet ° Página atrás. Permite mostrar de nuevo la página web que se haya visualizado previamente a la actual (si es el caso). ° Página adelante. Permite mostrar de nuevo la página web que se haya visualizado posteriormente a la actual (si es el caso). ° Detener. Permite detener la carga de alguna página web en el visualizador. ° Actualizar. Permite volver a "cargar" la página web actual en caso de que se haya modificado mientras se está visualizando. ° Página de inicio. Permite ir a la página de partida del área que se está visualizando. ° Buscar en el Web. Permite abrir una página donde hay enlaces con los buscadores más utilizados en Internet. ° Direcciones favoritas. Mantiene una lista de direcciones Internet que el usuario haya considerado de su interés y haya introducido en la misma. ° Mostrar sólo la barra de herramientas de Internet. (Rodríguez, Daureo, 2003)
    2. Hola de calculo
      1. Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el valor de otras celdas que estén relacionadas con ésta.
        1. Funciones Basicas: • Dirección de celda. Consta de una o dos letras que identifican una columna y un número que hace referencia a una fila. • Rango de celdas. Es un grupo celdas contiguas, puede estar formado por una sola celda, una columna o un grupo de filas y columnas. • Fórmulas. Son expresiones que realizan un cálculo, con valores de la hoja. Al introducir una fórmula en una celda, el programa muestra el resultado en ella.
          1. Diferenciadores: • Listas de macros y funciones. La gran cantidad de macrocomandos y funciones disponibles hace aconsejable que el producto posea listas desplegables que permitan su visualización, asimismo estas listas desplegables suelen ayudar con la sintaxis de las instrucciones, por ejemplo, marcando con distintos colores la apertura y cierre de paréntesis. • Agrupamiento y consolidación de hojas. El trabajo con Cuadernos de Trabajo convierten a algunas hojas de cálculo actuales en tridimensionales, así, en un cuaderno se pueden agrupar varias hojas que contengan el mismo tipo y estructura de información y consolidar estos datos en una hoja final con el resultado de los cálculos efectuados en todas las hojas agrupadas. • Formateo de bloques y páginas. El aspecto final de un documento es muy importante, los datos no sólo deben ser fiables sino además deben ser agradables a la vista. Existen herramientas que ofrecen una gran variedad de estilos predefinidos de tal forma que seleccion
            1. • Gráficos. La creación de gráficos a partir de los datos existentes en una hoja, tradicionalmente ha sido complicada teniendo que "navegar" a través de diversos menús, seleccionando rangos de celdas para conseguir obtener la representación gráfica de los datos. Los productos actuales permiten crear un gráfico en pocos segundos seleccionando el bloque de datos que se desea representar, pulsando con el ratón en el icono correspondiente y marcando con el mismo el área dónde se desea ubicar el gráfico.
              1. • Análisis de datos. Son funcionalidades que permiten realizar análisis de hipótesis. Se definen los datos a obtener, las variables que se pueden modificar y las constantes a las que hay que ceñirse. La herramienta realizará los cálculos y ajustará los resultados hasta conseguir la solución al problema.
                1. Modeladores de datos. Eventualmente se puede necesitar una funcionalidad que permita transformar una hoja de cálculo "plana", invirtiendo sus filas y columnas, permitiendo cambiar los títulos entre los ejes de abcisas y ordenadas, y proporcionando una vista completamente distinta de los datos tan sólo con "arrastrar" las celdas deseadas con el ratón. • Gestores de escenarios. El trabajo en una oficina con un determinado número de personas plantea a veces la necesidad de compartir e incluso comparar distintas versiones de una hoja de cálculo. Este sería el caso de una persona que solicita a varios miembros de su equipo una solución económica a un determinado problema a través de una red local.
                  1. • Objetos y sus propiedades en una hoja de cálculo. Una de las grandes novedades y tendencias de futuro del software actual es la incorporación de los lenguajes orientados a objeto (OOP) en el desarrollo de aplicaciones ofimáticas. Según esta filosofía todos los elementos que forman una aplicación son objetos y tienen sus propiedades particulares. Con la incorporación de esta tecnología ha tomado sentido el botón derecho del ratón que hasta el momento no se utilizaba.
                    1. • Presentaciones. En el camino hacia la integración de las herramientas ofimáticas, algunos productos incluyen un módulo para generar presentaciones a partir de todos los diagramas existentes en la hoja de cálculo, pudiendo así mismo incluir textos y efectos de transición entre páginas y botones que contienen macros capaces de bifurcar la presentación hacia diferentes páginas de la misma. (Rodríguez, Daureo, 2003)
      2. Gráficos y Presentaciones
        1. La imagen y la comunicación tienen cada vez más importancia. El hecho de que una idea o unos resultados se transmitan de forma brillante y convincente es casi tan importante como la idea o los resultados mismos.
          1. Funciones: • Inserción de imágenes gráficas, diagramas de barras y tablas Los paquetes de gráficos y de presentaciones permiten la inclusión de diagramas de barras que pueden ser retocados en cuanto al color, amplitud de sus líneas y sombreados con el objeto de hacer más agradable y comprensible el diagrama. Este a su vez podrá ser dimensionado de forma gráfica para ajustarlo al tamaño de la página y poder ubicarlo dentro de la página en la posición que más convenga al usuario. • Dibujo a mano alzada Los programas de gráficos y presentaciones disponen de herramientas de dibujo a mano alzada. Así se pueden ensalzar los diagramas generados a partir de datos numéricos utilizando líneas, flechas, rectángulos y todo tipo de figuras geométricas así como gráficos en sus distintos formatos: bitmap y vectorial.
            1. • Herramientas de dibujo Los productos de gráficos y presentaciones disponen de una variedad de herramientas para el tratamiento de dibujos que será más rica cuanta mayor calidad tenga el producto. Entre otras podremos encontrar : • Rotar / Girar . Permitirá rotar un gráfico o diagrama sobre cualquiera de sus ejes y con los grados que se desee. • Dimensionar. Se podrá dimensionar un gráfico o diagrama de forma manual o gráfica • Seleccionar y agrupar. Esta es una funcionalidad muy utilizada, que permite agrupar un conjunto de imágenes gráficas que estén incluidas dentro de una misma página en una sola. Por ejemplo, será fácil redimensionar un dibujo formado por muchos objetos si se presenta como un único dibujo. • Posicionar en primer o segundo plano. A veces será necesario organizar dentro de una página la prioridad de los objetos, posicionándolos en un primer plano, segundo o al fondo de la imagen. • Deshacer. Función que sirve para deshacer la última o últimas modificaciones realiza
              1. • "Mesa de Luz" Funcionalidad que facilitará la reorganización de las páginas en el orden deseado por el usuario. • Efectos de transición entre páginas Efectos predefinidos de transición entre páginas que darán al conjunto de la exposición una sensación de profesionalidad tales como: ° Desdoblados de pantalla en diferentes ángulos ° Sustitución en sentido derecha a izquierda o de arriba a abajo. ° Difuminado de la pantalla. ° Etc. • Métodos de ejecución La presentación se podrá ejecutar en un ordenador personal que contenga el producto, o bien permitirá generar un conjunto de ficheros capaces de ejecutarse sin necesidad de tener instalado el producto. • Plantillas predefinidas La estructura y funciones de los paquetes de gráficos y presentaciones actuales están orientadas a la creación de presentaciones de forma rápida y sencilla dotando al producto final de un aspecto atractivo.
                1. Asi como: • Fondos de página predefinidos El fondo de página consiste en cualquier combinación de color, uniforme o degradado, que puede contener gráficos y/o figuras que compongan un fondo común a un juego de plantillas, con el objeto de dar un aspecto uniforme a la presentación. (Rodríguez, Daureo, 2003)
        2. Base de datos Ofímatica
          1. En el entorno de trabajo de cualquier tipo de oficina ha sido habitual tener un archivo con gran parte de la información necesaria para el desempeño de la actividad diaria de la organización. Toda esta información debidamente clasificada y almacenada según criterios precisos recibe el nombre de base de datos.
            1. Funcionalidades: • Tabla Es una vista de una base de datos. Se denomina vista a la imagen lógica de una o varias bases de datos y que no necesariamente corresponden con la imagen física de la misma. La vista puede estar limitada exclusivamente a los registros que interesan al usuario, o bien, a los registros que le estén permitidos acceder en función de la seguridad de la BD.• Tipos de datos Los tipos de datos que se pueden almacenar en un campo de base de datos, en función del producto, son los siguientes: ° Numéricos: Sirven para almacenar números con los que se puedan realizar operaciones matemáticas. Pueden incluir decimales. ° Alfanuméricos: Sirven para almacenar cualquier carácter, ya sean números, que no se utilicen en operaciones matemáticas, letras y caracteres tipográficos. Su límite es de 255 caracteres. ° Lógicos: Sirven para comparar y evaluar las relaciones entre distintos valores, operadores lógicos son: "OR ", "AND ", "NOT ".
              1. ° Memo: Son campos de gran capacidad, admiten más de los 255 caracteres de los campos alfanuméricos, se utilizan para incluir notas, observaciones, etc. Su inconveniente es que el programa de base de datos no es capaz de localizar cadenas de caracteres dentro de ellos. ° Gráficos: Son campos que permiten la inclusión de ficheros en formato gráfico estándar, por ejemplo DXF , TIFF , PCX , etc., que pueden proceder de un paquete de gráficos, o bien, de una imagen generada por un escáner. ° Vídeo: Capaces de almacenar breves series de imágenes de vídeo comprimidas denominadas "Full motion video ". ° Audio: Son campos cuyo contenido son ficheros en formato multimedia como: WAV , MIDI , etc. Pueden contener sonido, música o voz humana.
                1. Informes y etiquetas Los programas de base de datos ofrecen la posibilidad de generar informes y etiquetas para adherir a los sobres, a partir de los datos contenidos. Los informes se pueden realizar ordenando los datos según las necesidades del usuario y limitando el número de registros en función del criterio del mismo. Asimismo un informe puede ser el resultado de la consulta de varias tablas. • Programación Los programas de gestión de base de datos ofrecen algún tipo de programación para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de macros, bien mediante un lenguaje de programación que contenga instrucciones específicas para el tratamiento de información estructurada. • Indexación Los registros de una base de datos quedan grabados de forma secuencial, con el objeto de listar dicha información de forma ordenada según un criterio determinado. El resultado de una indexación es una vista de la base de datos ordenada por uno o varios campos.(Rodríguez, Daureo, 2003)
          2. Trabajo en Equipo
            1. La información no es válida si no se comparte, fluye y se obtiene el máximo rendimiento de ella. La tecnología de redes de área local ha madurado y gracias a ello se hace posible el trabajo en grupo.
              1. Funcionalidades: • Servicios de transporte Proveen el soporte lógico para mensajería (correo electrónico) y aplicaciones que controlan el flujo de trabajo. • Servicios de directorio Permiten una administración eficiente de los usuarios y los recursos disponibles para los mismos. • Servicios de indización de documentos Permiten un acceso rápido a información almacenada por un procesador de textos o documentos de un paquete gráfico y de presentaciones. • Correo electrónico Permite a un usuario enviar mensajes, documentos y ficheros de datos a otros usuarios de la red, situándolos en un buzón de entradas, dispuestos para ser recibidos por el destinatario.
                1. • Agenda Las agendas de los productos para trabajo en grupo contienen un calendario para reflejar reuniones y tareas a realizar. Pueden ser compartidas con el resto del departamento, o bien, permiten visualizar las horas disponibles de otros usuarios y localizar horas en conflicto para convocar reuniones. Estas convocatorias de reuniones podrán ser aceptadas o rechazadas por sus destinatarios. Una buena integración entre la agenda y el correo electrónico evitará al usuario la tarea de conmutar entre ambas aplicaciones. Asimismo, las características de la agenda se pueden utilizar para administrar recursos de oficina, como salas de reuniones y equipos para presentaciones. • Integración de herramientas ofimáticas La mayoría de las herramientas ofimáticas ofrecen alguna característica de trabajo en grupo, la más habitual es el acceso a correo electrónico, ofreciendo la posibilidad de enviar un documento a otro usuario. Existen productos que se comercializan por separado y que habilitan he
                  1. • Grado de integración No es extraño que en un entorno de trabajo coexistan redes de área local con diferentes protocolos y se plantee la necesidad de compartir información y recursos. Es, por tanto, importante que los productos para trabajo en grupo soporten el mayor número de protocolos de red posible. Entre los protocolos de transporte de red mas habituales se encuentran IPX/SPX , TCP/IP y NetBios . • Seguridad Los productos para trabajo en grupo se apoyan en redes "de igual a igual". Esto conlleva que cualquier usuario de la red pueden acceder a los datos personales almacenados a nivel local en otro ordenador personal. Los productos para trabajo en grupos proporcionan diversos niveles de seguridad mediante el control de acceso a través de palabras claves. (Rodríguez, Daureo, 2003)
              2. Groupware
                1. Elemento de software que permite la comunicación, cooperación y colaboración efectivas en un grupo de agentes activos distribuidos, trabajando de manera coordinada en una tarea común (Ayala, 97).
                  1. Principales Factore: • Contar con una mayor sincronía. • Existir más coordinación. • Tener a los miembros del equipo trabajando en una tarea común. • Permitir una mayor negociación. • Tener una distancia menor entre miembros, debido a que todavía el tiempo de respuesta es considerable. • Tener grupos pequeños, puesto que deben existir conexiones de todos con todos los miembros del equipo y el número de conexiones crece en forma exponencial (fully connected network o red totalmente conectada). (Rodríguez, Daureo, 2003)
              3. Paquetes de Autoedición
                1. La composición de textos para la imprenta ha sido, hasta la aparición de los sistemas informáticos de edición, relativamente independiente de la naturaleza de las publicaciones.
                  1. Funciones básicas: • Portada Es la primera página de una publicación, en el caso de un boletín o periódico, la portada incluirá el título del boletín, así como titulares de gran tamaño y alguna ilustración. • Cuadros y tablas Son elementos adicionales de la publicación, que contienen información y rompen la monotonía de las páginas. • Viñeta Es el área rectangular en la que pueden incluirse textos, dibujos vectoriales o imágenes (TIF , PCX , etc.). En las viñetas sólo pueden ponerse uno de estos elementos a la vez: un texto, un dibujo o una imagen.
                    1. • Historia o cuento Es una colección de textos reconocidos como una unidad conexa. Esta colección de textos puede incluir desde una simple palabra hasta la publicación completa. • Sumarios Son frases cortas que se enmarcan y resaltan con un tipo de letra más grande y generalmente están en negrita. Se utilizan con el objeto de resumir las ideas generales de una página y romper la linealidad de la misma. • Bullet Son caracteres gráficos que se suelen colocar al comienzo de un párrafo seguidos de un texto introductor de dicho párrafo. • Kerning Es una funcionalidad que permite ajustar el espacio entre dos letras de tamaño no proporcional.
                      1. • Tamaño y complejidad del trabajo Aunque se pueden imaginar infinitos tipos de publicaciones, la composición de pocas páginas con muchas ilustraciones y variaciones tipográficas complejas, la composición de textos de tamaño medio con ilustraciones y la composición de libros o manuales con ilustraciones y fórmulas pueden ser tres ejemplos válidos.
                        1. • Productividad Optimizar la productividad es un factor importante en la elección de programas. Hay dos posibilidades: las personas que lo utilizarán conocen el trabajo (profesionales en la materia) o bien no lo conocen (aficionados o profesionales de otros campos que necesitan las técnicas de autoedición). (Rodríguez, Daureo, 2003)
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