Clasificación Documental

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Description

Mapa mental para Sena

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Clasificación Documental
  1. (ISAD G 2000) (ntc 4095)
    1. Acerca de los niveles de descripción
      1. Identificación
        1. Debe contener:
          1. 1. Códigos de referencia
            1. 2.. Titulo
              1. 3.Decir el nivel en el que está el documento (Sea fondo, sección, serie, etc)
                1. 4. Indicar el volúmen (La cantidad de unidades, carpetas, cajas, legajos, folios, etc)
                  1. 5. Qué tipo de documento es
        2. Contexto
          1. Debe contener:
            1. 1. El nombre de la persona que produce esa descripción (Con un orden de Apellido, nombre, y cargo)
              1. 2. Información del estado en que ingresó el documento
                1. Fecha en la que se generó la descripción
          2. Contenido y Estructura
            1. Debe contener:
              1. 1. El contenido y la finalidad con la que se produjo el documento. Tener una reseña con: LUGAR (Primero el nombre y luego la ubicación), TEMAS y SISTEMA ESCOGIDO PARA CLASIFICAR (numérico, alfabético, etc)
                1. 2. Especificar si hay restricciones en la reproducción del archivo)
                  1. 3. Explicar la lengua y los simbolos que se incuyan
                    1. 4. En caso de no ser el documento original, especificar cuál es y donde se encuentra el respectivo
                      1. 5. Llevar las respectivas notas (Decir quién y cómo hizo la descripción; junto con la fecha)
        3. Acuerdo 042/2000
          1. Las entidades deben organizar sus archivos de conformidad a las Tablas de retención documental y segúv los manuales de cada entidad
            1. Se clasificarán y ordenarán así:
              1. APERTURA E IDENTIFICACIÓN: Se hace de acuerdo a si es Serie o si es subserie
                1. UBICACIÓN FISICA: Se conformarán expedientes ubicados de la fecha más antigua a la más reciente
                  1. LAS CAJAS: Deben tener el código de la dependencia
                    1. LOS LEGAJOS: Con su número respectivo
                      1. LIBROS: Con su número correspondiente
                        1. PARA CONSULTA: Será libre a todo ciudadano o dependencia que quiera acceder a él
                          1. PARA COPIAS O FOTOCOPIAS: Solo serán dadas con autorización del jefe de oficina y debe dejarse estipulado: Fecha del préstamo, Identificación de quién lo pide prestado, número de folios, nombre y cargo de quien lo saca, y el término de devolución
            2. Estudiamos las normas que nos indican como facilitar la recuperación e intercambio de información, además compartir datos y tener un sistema unificado
              1. En las Entidades públicas y privadas
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