CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

nora quiceno
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nora quiceno
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CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
  1. DEFINICIÓN
    1. La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas.
    2. ¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN?
      1. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).
      2. PASOS PARA LA CLASIFICIÓN
        1. 1)Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo
          1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
            1. ARCHIVOS DE GESTION
              1. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
              2. ARCHIVOS CENTRALES
                1. Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
                2. ARCHIVOS HISTORICOS
                  1. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
              3. 2) Ordenar los Documentos de Archivo con base en
                1. la Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.
                  1. Series
                    1. está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental
                      1. EJEMPLO
                        1. SERIE: INFORMES
                    2. Subseries
                      1. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto
                        1. EJEMPLO
                          1. SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN
                2. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
                  1. FONDO DEL DOCUMENTO
                    1. totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona
                      1. Aguas Claras
                    2. SECCION DOCUMENTAL
                      1. es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generados en razón de esa subdivisión orgánico – funcional.
                        1. División de planeacion
                      2. SUBSECCION DOCUMENTAL
                        1. Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
                          1. Gestión ambiental
                        2. SERIE DOCUMENTAL
                          1. conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
                            1. Informes
                          2. SUBSERIE DOCUMENTAL
                            1. conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
                              1. Informe de actividades
                            2. UNIDAD DOCUMENTAL
                              1. unidad de análisis de los procesos de identificación y caracterización documental.
                                1. SIMPLE
                                  1. cuando está constituida por un solo documento
                                    1. Concepto de Informes
                                  2. COMPLEJA
                                    1. compleja cuando la constituyen varios formando un expediente.
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