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Mind Map by Juan Daniel Gómez Herrera, updated more than 1 year ago
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ACUERDO 060 DE 2001 (30
de octubre de 2001)
- POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
- ARTÍCULO PRIMERO: Lineamientos para las unidades de correspondencia
como la gestión documental (Producción, Recepción, Distribución,
Seguimiento, Conservación y Consulta) en las entidades públicas y privadas
- ARTÍCULO SEGUNDO: Se definen los conceptos de Archivo
Electrónico, Comunicaciones Oficiales, Correspondencia,
Documento Electrónico de Archivo, Documento Original,
Documento Público, Radicación y Registro de Comunicaciones
Oficiales, Serie Documental y TRD.
- ARTÍCULO TERCERO: Establecer unidad de correspondencia en las
entidades; que gestione los servicios de recepción, radicación y distribución
de las comunicaciones, que contribuyan a la gestión documental y
conservación integrando a los procesos del ciclo vital de los documentos.
- ARTÍCULO CUARTO: Establecer los funcionarios autorizados para la firma en
la documentación interna y externa de la entidad. Correspondencia radicara
documentos que cumplan con lo establecido.
- ARTÍCULO QUINTO: Procedimiento de radicación en las comunicaciones
donde la numeración será asignada por orden de recepción de los
documentos. La radicación puede ser manual, mecánica o automatizada.
Cada año se inicia la radicación a partir de 1.
- ARTÍCULO SEXTO: Las actas administrativos son
numerados consecutivamente, las oficinas
encargadas llevaran control sobre ello.
- ARTÍCULO SÉPTIMO: Las entidades deben establecer
controles y procedimientos sobre LAS COMUNICACIONES
INTERNAS, teniendo en cuenta su fácil acceso
(Información).
- ARTÍCULO OCTAVO: Tener un control en las unidades de
correspondencia (Planillas, Formatos) de recepción para las
COMUNICACIONES OFICIALES, y hacer seguimiento de
respuesta.
- ARTÍCULO NOVENO: La conservación documental
tiene distintas unidades de conservación
dependiendo en el formato que se encuentre como
las siguientes indicaciones
- ARTÍCULO DÉCIMO: Comunicaciones Oficiales se
procederá a la radicación teniendo en cuenta la
información o contenido, anexos registrados y
verificación del remitente
- ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones Oficiales
Enviadas se remitirá el original al destinatario, una copia
a la oficina que lo genera, y la segunda copia reposará
en la unidad de correspondencia de acuerdo a TRD.
- ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones Oficiales (Fax) las
comunicaciones enviadas y recibidas por este medio se radicaran de acuerdo a
su contenido y material extra teniendo en cuenta TRD la cual dará el control y
procedimiento para su administración
- ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones Oficiales (Correo Electrónico) se
asignará responsabilidad de acuerdo a las cuentas habilitadas de la entidad,
garantizando el seguimiento de las comunicaciones enviadas y recibidas
- ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Imagen Corporativa e información de
acuerdo a las normas ICONTEC,
- ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: En un lugar visible
informar los horarios de Atención al Público
- ARTÍCULO PRIMERO: Lineamientos para las unidades de correspondencia
como la gestión documental (Producción, Recepción, Distribución,
Seguimiento, Conservación y Consulta) en las entidades públicas y privadas
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