ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
  1. Un proceso de digitalización de documentos consiste en capturarlos mediante un dispositivo llamado escáner y puede generar un archivo reflejado así mismo, si hablamos de un expediente jurídico compuesto de varias hojas podriamos decir que es una generación masiva de documentos de imagen.
    1. Los costos mas altos de la digitalización se conforman: de la mano de obra, y el costo de reescanear resulta ser el mas alto.
      1. Existen escáners orientados a brindar distintas soluciones, desde los que admiten sólo alimentación manual, hasta los de alta velocidad con alimentación automática y escaneo en el orden de 160 páginas por minuto o más.
        1. Los escáners de alimentación continua almacenan los archivos de imágenes con nombres numéricos correlativos, los de alimentación manual a lo sumo el operador puede guardar el archivo nemotécnico que ayude a asociarlo posteriormente.
          1. En la actualidad la gestión documental es entendida como un proceso global. Por ello es mas acertado hablar de sistemas de gestión integrada los cuales producen,circulan,,almacenan y recuperan todo tipo de información
            1. Las características principales de estos sistemas de gestión integral de información son:
              1. 1-Responder de forma global las necesidades y problemas.
                1. 2-Tienen un carácter abierto y dinámico junto a la trayectoria de la organización.
                  1. 3-Soluciones que incluyen todo el ciclo de vida.
                    1. 4- Soportan y gestionan los soportes documentales que existen en la organización.
              2. COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM: Las herramientas que han incorporado en gran variedad abarcan los siguientes campos.
                1. Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura digital a través del escáner de los documentos impresos.
                2. Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres,Tecnologías de almacenamiento óptico,Gestión electrónica de documentos,Trabajo en grupo (groupware),Flujos de trabajo (workflow),Beneficios estratégicosf,Beneficios financieros,Beneficios técnicos.
                  1. Escaneo:Se debe de tener en cuenta el numero de documentos que se van a digitalizar, la velocidad,estado y tiempo disponible.
                    1. Limpieza o transformación: Este procedimiento de imágenes se puede realizar automáticamente por el software del escáner.
                    2. Almacenamiento: Se almacena el documento en forma digital en dos tipos de archivo, archivo de imagen,en formato y el archivo de texto en, almacenamiento externo.
                      1. Administración de documentos:Se organizan y clasifican en documentos integrados a una base de datos.
                        1. Implementar un sistema: Se lleva de acuerdo a las necesidades del usuario, permite consultar imagenes y la realización de otras operaciones definidas por el usuario.
                          1. Finalmente debemos de reflexionar al respecto de los avances de la técnica y la computación.
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