3417600
Description
Mind Map by BRAHYAN STIVEN S, updated more than 1 year ago
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Created by BRAHYAN STIVEN S
over 8 years ago
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Administración de Documentos Digitalizados
- ¿En que consiste?
- Consiste en capturar los
documentos mediante un escáner
por medio de este proceso
genera un archivo de imagen
reflejo del mismo, que puede ser
almacenado, compartido y
visualizado por varias personas
incluso de forma simultanea
- Consiste en capturar los
documentos mediante un escáner
por medio de este proceso
genera un archivo de imagen
reflejo del mismo, que puede ser
almacenado, compartido y
visualizado por varias personas
incluso de forma simultanea
- Características principales de los sistemas de gestión integral
- 4. Contemplan y gestionan los
diferentes soportes documentales
existentes en la organización
- 3. Aportan soluciones que incluyen
todo el ciclo de vida de los
documentos
- 2. Tienen un carácter abierto y
dinámico, evolucionando junto a la
trayectoria de la organización
- 1. Responder de forma global a
las necesidades y problemas
de la gestión de la
información dentro de las
organizaciones
- 4. Contemplan y gestionan los
diferentes soportes documentales
existentes en la organización
- DATOS ADICIONALES. ACERCA
DE LOS ESCÁNERS
- Los escáners realizan el proceso de digitalización,
básicamente funcionan como una fotocopiadora
que en vez de copiar papel transforma el contenido
del documento leído en un archivo electrónico
conteniendo la imagen del documento físico.
- Existen escáners orientados a brindar
distintas soluciones, desde los que admiten
sólo alimentación automática y escaneo en el
orden de 160 páginas por minuto o más.
- El precio de los escáners varía
según la velocidad, calidad y
funcionalidad de su software
- Un escáner de alta velocidad con
software para procesamiento
electrónico de documentos tiene un
costo aproximado a $30,000
dólares.
- Los escáners realizan el proceso de digitalización,
básicamente funcionan como una fotocopiadora
que en vez de copiar papel transforma el contenido
del documento leído en un archivo electrónico
conteniendo la imagen del documento físico.
- ¿De donde surge el Electronic
Document Managment (EDM ?
- Este surge a raíz de la aparición de
las tecnologías ópticas para la
captura de la información y ha ido
evolucionando rápidamente desde
los años 80. en esas etapas se definía
básicamente como el sistema de
tratamiento de la documentación de
una 5 organización que combina la
digitalización en imagen con
información de texto asociada a ella
para su posterior búsquedad y
recuperación.
- COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM
- En la actualidad, las herramientas EDM
han incorporado gran variedad de
tecnologías que abarcan
principalmente los siguientes campos,;
Gestión de imágenes: utilización de la
tecnología que permite la captura
digital a través del escáner.
- Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres:
- La digitlización del texto tiene
como finalidad poder interpretar y
tratar electrónicamente ese texto
a través de programas de OCR, es
una alterntivamás rápida,
económica y segura para la
entrada automática del contenido
de los documentos.
- La digitlización del texto tiene
como finalidad poder interpretar y
tratar electrónicamente ese texto
a través de programas de OCR, es
una alterntivamás rápida,
económica y segura para la
entrada automática del contenido
de los documentos.
- Tecnologías de almacenamiento óptico.
- Para el almacenamiento de los
documentos electrónicos, y más aún
en el caso de imágenes digitales, es
necesario disponer de sistemas de
almacenamiento masivo, se trata de un
disco pregrabado y sólo de lectura, se
suelen utilizar por ello los discos
WROM, que permite grabar datos
varias veces para posterior
recuperación.
- Para el almacenamiento de los
documentos electrónicos, y más aún
en el caso de imágenes digitales, es
necesario disponer de sistemas de
almacenamiento masivo, se trata de un
disco pregrabado y sólo de lectura, se
suelen utilizar por ello los discos
WROM, que permite grabar datos
varias veces para posterior
recuperación.
- Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres:
- En la actualidad, las herramientas EDM
han incorporado gran variedad de
tecnologías que abarcan
principalmente los siguientes campos,;
Gestión de imágenes: utilización de la
tecnología que permite la captura
digital a través del escáner.
- COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM
- Este surge a raíz de la aparición de
las tecnologías ópticas para la
captura de la información y ha ido
evolucionando rápidamente desde
los años 80. en esas etapas se definía
básicamente como el sistema de
tratamiento de la documentación de
una 5 organización que combina la
digitalización en imagen con
información de texto asociada a ella
para su posterior búsquedad y
recuperación.
- Gestión Electrónica de
documentos.
- Se trata de módulos clásicos de las
gestiones documentales pero
aplicadas a los documentos
electrónicos donde los índices de
los atributos son factores
esenciales para la recuperación de
información, la utilización de varios
índices proporcionará mayor
versatilidad en la consulta; se
dividen en.
- Trabajo en grupo (Groupware)
- que está conformado
por las herramientas
de software como
correo electrónico,
bases de datos
compartidas, gestión
de flujos de trabajo,
etc. que permiten
trabajar de forma
coordinada e
integrada a un equipo
u organización.
- que está conformado
por las herramientas
de software como
correo electrónico,
bases de datos
compartidas, gestión
de flujos de trabajo,
etc. que permiten
trabajar de forma
coordinada e
integrada a un equipo
u organización.
- Flujos de trabajo (Workflow)
- permite establecer
una serie de reglas y
pautas en las que se
especifican las tareas y
pasos que se han de
seguir para la
consecución de un
proceso de negocio.
- permite establecer
una serie de reglas y
pautas en las que se
especifican las tareas y
pasos que se han de
seguir para la
consecución de un
proceso de negocio.
- Trabajo en grupo (Groupware)
- Se trata de módulos clásicos de las
gestiones documentales pero
aplicadas a los documentos
electrónicos donde los índices de
los atributos son factores
esenciales para la recuperación de
información, la utilización de varios
índices proporcionará mayor
versatilidad en la consulta; se
dividen en.
- Sistema de Gestión de Documentos (DMS)
- Beneficios Estratégicos.
- mejora en los tiempos
de producción o
atención de asuntos,
incremento de la
ventaja competitiva de
la organización, ahorro
de tiempo de ejecutivos,
incremento de la moral
y satisfacción del
personal.
- mejora en los tiempos
de producción o
atención de asuntos,
incremento de la
ventaja competitiva de
la organización, ahorro
de tiempo de ejecutivos,
incremento de la moral
y satisfacción del
personal.
- Beneficios Financieros:
- ahorro en espacio físico y
equipamiento para el
almacenamiento de
documentos, reducción
de costos administrativos
al evitar el uso de
servicios de mensajería
convencionales y de los
derivados del uso del
papel.
- ahorro en espacio físico y
equipamiento para el
almacenamiento de
documentos, reducción
de costos administrativos
al evitar el uso de
servicios de mensajería
convencionales y de los
derivados del uso del
papel.
- Beneficios Técnicos:
- rápida localización de los
documentos por múltiples
claves de acceso, evitando
realizar viajes o hacer
búsquedas tardadas y
tediosas para encontrar un
documento, utilizarlo y
nuevamente archivarlo en
su lugar; establecimiento
de diversas relaciones
entre documentos afines.
- rápida localización de los
documentos por múltiples
claves de acceso, evitando
realizar viajes o hacer
búsquedas tardadas y
tediosas para encontrar un
documento, utilizarlo y
nuevamente archivarlo en
su lugar; establecimiento
de diversas relaciones
entre documentos afines.
- Beneficios Estratégicos.
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