Administración de Documentos Digitalizados

BRAHYAN STIVEN S
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Administración de Documentos Digitalizados
1 ¿En que consiste?
1.1 Consiste en capturar los documentos mediante un escáner por medio de este proceso genera un archivo de imagen reflejo del mismo, que puede ser almacenado, compartido y visualizado por varias personas incluso de forma simultanea
2 Características principales de los sistemas de gestión integral
2.1 4. Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en la organización
2.2 3. Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo de vida de los documentos
2.3 2. Tienen un carácter abierto y dinámico, evolucionando junto a la trayectoria de la organización
2.4 1. Responder de forma global a las necesidades y problemas de la gestión de la información dentro de las organizaciones
3 DATOS ADICIONALES. ACERCA DE LOS ESCÁNERS
3.1 Los escáners realizan el proceso de digitalización, básicamente funcionan como una fotocopiadora que en vez de copiar papel transforma el contenido del documento leído en un archivo electrónico conteniendo la imagen del documento físico.
3.2 Existen escáners orientados a brindar distintas soluciones, desde los que admiten sólo alimentación automática y escaneo en el orden de 160 páginas por minuto o más.
3.3 El precio de los escáners varía según la velocidad, calidad y funcionalidad de su software
3.4 Un escáner de alta velocidad con software para procesamiento electrónico de documentos tiene un costo aproximado a $30,000 dólares.
4 ¿De donde surge el Electronic Document Managment (EDM ?
4.1 Este surge a raíz de la aparición de las tecnologías ópticas para la captura de la información y ha ido evolucionando rápidamente desde los años 80. en esas etapas se definía básicamente como el sistema de tratamiento de la documentación de una 5 organización que combina la digitalización en imagen con información de texto asociada a ella para su posterior búsquedad y recuperación.
4.1.1 COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM
4.1.1.1 En la actualidad, las herramientas EDM han incorporado gran variedad de tecnologías que abarcan principalmente los siguientes campos,; Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura digital a través del escáner.
4.1.1.1.1 Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres:
4.1.1.1.1.1 La digitlización del texto tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente ese texto a través de programas de OCR, es una alterntivamás rápida, económica y segura para la entrada automática del contenido de los documentos.
4.1.1.1.2 Tecnologías de almacenamiento óptico.
4.1.1.1.2.1 Para el almacenamiento de los documentos electrónicos, y más aún en el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de sistemas de almacenamiento masivo, se trata de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM, que permite grabar datos varias veces para posterior recuperación.
5 Gestión Electrónica de documentos.
5.1 Se trata de módulos clásicos de las gestiones documentales pero aplicadas a los documentos electrónicos donde los índices de los atributos son factores esenciales para la recuperación de información, la utilización de varios índices proporcionará mayor versatilidad en la consulta; se dividen en.
5.1.1 Trabajo en grupo (Groupware)
5.1.1.1 que está conformado por las herramientas de software como correo electrónico, bases de datos compartidas, gestión de flujos de trabajo, etc. que permiten trabajar de forma coordinada e integrada a un equipo u organización.
5.1.2 Flujos de trabajo (Workflow)
5.1.2.1 permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio.
6 Sistema de Gestión de Documentos (DMS)
6.1 Beneficios Estratégicos.
6.1.1 mejora en los tiempos de producción o atención de asuntos, incremento de la ventaja competitiva de la organización, ahorro de tiempo de ejecutivos, incremento de la moral y satisfacción del personal.
6.2 Beneficios Financieros:
6.2.1 ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costos administrativos al evitar el uso de servicios de mensajería convencionales y de los derivados del uso del papel.
6.3 Beneficios Técnicos:
6.3.1 rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso, evitando realizar viajes o hacer búsquedas tardadas y tediosas para encontrar un documento, utilizarlo y nuevamente archivarlo en su lugar; establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines.
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