ACUERDO 02 DEL 2004

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ACUERDO 02 DEL 2004
1 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”
1.1 ARTICULO PRIMERO.- Establecer lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
1.2 ARTICULO SEGUNDO.- DEFINICIONES.
1.2.1 • CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Es un esquema donde se refleja la jerarquización y clasificación de los documentos registrando las secciones, subsecciones, las series y subseris documentales
1.2.2 • TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos en una entidad, a las cuales se les asignan el tiempo de permanencia en cada fase del archivo
1.2.2.1
1.2.3 • FONDO ACUMULADO:Conjunto de documentos sin ningún criterio de organización sin las mínimas condiciones de conservación
1.2.3.1
1.2.4 • TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: listado de series documentales el cual se les asignan el tiempo de permanencia y su disposicion final
1.3 ARTÍCULO TERCERO.- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS
1.3.1 CUARTA ETAPA. VALORACIÓN: se debe identificar los valores primarios y secundarios que posea la documentación el cual dará como resultado el establecimiento de tiempos y disposición final de los documentos los cuales reposaran en la tabla de valoración documental.
1.3.2 PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL: Búsqueda preliminar de la documentación en entes productores , búsqueda y recuperación de manuales de funciones, datos del archivo, planta física y conservación documental.
1.3.3 SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO: se elaborara un diagnostico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando, todas las circunstancias observadas tales como el estado de la organización documental, instrumentos de recuperación de la información.
1.3.4 TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL:Se debe tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma. También se debe tener en cuenta los procesos archivísticos tales como: -clasificación, ordenación y descripción
1.4 ARTICULO CUARTO.- FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas producida.
1.5 ARTÍCULO QUINTO.- FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
1.5.1
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