UNIVERSIDAD DE LA COSTA

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Mapa Conceptual de Transferencia Documental realizado por: Katiusca Sarquis Centeno
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Sebastian Rivas
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UNIVERSIDAD DE LA COSTA
  1. PRODUCCION DOCUEMENTAL
    1. ELABORACION DEL DOCUEMENTO
      1. SECRETARIA DE GENERAL Y GESTION DOCUMENTAL
        1. Recibir las comunicaciones interna y externa, elabora su respectiva radicacion
          1. Los documentos se señaliza y/o se elabora un rotulo segun el soporte
          2. Elabora los documentos ,conservarlo depende a la TRD en todo sus soporte
            1. Conoce la normatividad que aplica a este proceso
              1. Es objeto de conservacion
                1. Ver TRD y calendario de transferencia documental de la entidad
                  1. Ver TRD proceder a la eliminacion de documentos mediante un acta de eliminacion
                  2. Norma NTC GP 1000- 2004 , Ley general del archivo 594 del 2000 y acuerdo 060
            2. RECEPCION DE DOCUMENTOS
              1. SECRETARIA GENERAL Y GESTION DOCUMENTAL
                1. Recepciona los documentos que llegan para el DIRECTOR
                  1. Entregar los documentos oficiales a las respectiva dependencia
                  2. Registra y radica en los libro auxiliares o planilla de control de correspondencia , todos los documentos que llegan, con numero o radicado y firma el recibo para el mensajero
                    1. Enviar por correo certificado los documentos oficiales
                2. ORGANIZACION DOCUMENTAL
                  1. Se organiza de acuerdo a la TRD
                    1. Se aplica la TRD y procede a clasificar los documentos de acuerdo a la informacion y el caracter de urgente
                      1. SECRETARIA GENERAL Y GESTION DOCUMENTAL
                        1. elabora el inventario, documental relaciondo la documentacion a transferir
                          1. REGISTRO
                            1. Base de datos excel, libros auxiliares, guia
                    2. INICIO
                      1. TRAMITE DE DOCUMENTOS
                        1. Por medio del Director, la secretaria da tramite a la ordenes de acuerdo a los docuementos recepcionado
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