ACUERDO 060 DE 2001

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ACUERDO 060 DE 2001
1 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades publicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
1.1 ART. 1
1.1.1 Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas con programas de gestión documental
1.2 ART. 2
1.2.1 Definida como un archivo electrónico, comunicaciones oficiales, correspondencia, documentos electrónicos de archivos, original y público , radicación de comunicaciones oficiales y por ultimo el registro de comunicaciones oficiales.
1.3 ART. 3
1.3.1 Establecer un acuerdo a su estructura unidades de correspondencia que gestiones de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicacóon y dirtribución.
1.4 ART. 4
1.4.1 Establecer un manual de procedimientos los cargos de funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución
1.5 ART. 5
1.5.1 procedimientos para la radicacion de comunicaciones oficiales velaran por la transparencia de la actuación administrativa
1.6 ART. 14
1.6.1 Reflejar una adecuada imagen corporativa, estableciendo manuales de procedimientos, teniendo en cuenta las normas ICONTEC para la elaboración de oficios, cartas, memorandos y otros.
1.7 ART. 11, 12, 13
1.7.1 - Las comunicaciones oficiales enviadas que se derivan a las que son enviadas en soporte papel y originales con dos copia, destinatarios, serie, anexos y por ultimo otra copia. Sin importar los destinatarios se deberán realizar todos los procesos.
1.7.2 - Las comunicaciones oficiales vía fax son efectuadas teniendo en cuenta la información que forma parte integral , garantizando la duración y la permanencia de información en el documento.
1.7.3 -Comunicaciones oficiales por correo electrónico reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 se debe atender a sus normas.
1.8 ART. 10
1.8.1 Verificación y anexos al destino de los datos de origen del ciudadano o entidad a la que fue remitida, dirección, asunto correspondiente.
1.9 ART. 6
1.9.1 Numeración de actos administrativos.
1.10 ART. 7
1.10.1 Las entidades deberán establecer controles y procedimientos para las comunicaciones internas, utilizando códigos de las dependencias la numeración y sistemas que permitan la consulta.
1.11 ART. 9
1.11.1 Incluir pautas que aseguren la integridad de documentos desde el momento de producción, utilización de papelería libre de ácido.Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte y la producción de copias de los datos originales (backups).
1.12 ART. 8
1.12.1 Elaborar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos.
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