Classificação de documentos de arquivo

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Classificação de documentos de arquivo

Annotations:

  • o ato de atribuir ao documento um código que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.
  • A classificação do documento é feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. 
  1. Comissão Permanente de Avaliação de Documento

    Annotations:

    • Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão constituída exclusivamente para este fim.
    1. o estrutural ou organizacional

      Annotations:

      • que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição;
      1. o temático ou por assunto

        Annotations:

        • que classifica os documentos de acordo com seu conteúdo;
        1. o funcional

          Annotations:

          • que classifica os documentos de acordo com a função e as atividades desenvolvidas pela instituição.
          1. mais recomendado atualmente
        2. operações
          1. ESTUDO

            Annotations:

            • consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. 
            1. CODIFICAÇÃO

              Annotations:

              • consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
            2. Rotinas
              1. 1. Receber o documento para classificação;
                1. 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo (estudo);
                  1. 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
                    1. 4. Anotar o código na primeira folha do documento (codificação);
                      1. 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.
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