ACUERDO 07 DE 2014

Nathaly Gonzalez
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ACUERDO 07 DE 2014
1 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
1.1 EXPEDIENTE FISICOS
1.1.1 Creación de los expedientes
1.1.1.1 crearse a partir de los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental
1.1.1.1.1 desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo
1.1.1.1.1.1
1.1.2 Gestión
1.1.2.1 es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones
1.1.2.1.1 organizacion
1.1.2.1.1.1 se agruparán en series o subseries documentales dentro de una misma dependencia, de acuerdo con el principio de procedencia
1.1.2.1.1.1.1 Cierre de expediente
1.1.2.1.1.1.1.1 cierre administrativo
1.1.2.1.1.1.1.1.1 esuelto el trámite o procedimiento administrativo que le dio origen.
1.1.2.1.1.1.1.2 cierre definitivo
1.1.2.1.1.1.1.2.1 cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales
1.2 EXPEDIENTES ELECTRONICOS
1.2.1 Creacion
1.2.1.1 deben crearse a partir de las series documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental
1.2.1.1.1 Foliación he indice
1.2.1.1.1.1 implementar mecanismos para el foliado de los documentos electrónicos
1.2.1.1.1.1.1 Cierre
1.2.1.1.1.1.1.1 tilizar mecanismos electrónicos seguros, para garantizar la integridad y autenticidad en el cierre de los expedientes
1.2.2 Descripción
1.2.2.1 se deben describir desde su tramitación
1.2.2.1.1
1.3 Trasferencias
1.3.1 Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicación de las tablas de retención documental y la elaboración de inventarios documentales
1.3.1.1 depuracion
1.3.1.1.1 constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión
1.3.1.1.2 expedientes electrónicos se prohíbe cualquier intervención
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