DECRETO 2578 DE 2.012

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DECRETO 2578 DE 2.012
  1. Se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado
    1. 1. NORMATIVIDAD RELACIONADA
      1. *Constitución Política, numeral 11 del artículo 189. * Ley 80 de 1989, artículo 3º . * Ley 594 de 2000, artículo 5º. * La Ley 1437 de 2011, Capítulo Cuarto del Título III “Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo”.
      2. 2. AMBITO DE APLICACIÓN
        1. Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se creen por Ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
        2. 3. FINES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
          1. Adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones en materia archivística y de gestión de documentos y archivos.
          2. 4. INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
            1. 1. A nivel nacional • El Archivo General de la Nación, los archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, y los archivos privados de interés público, Los archivos privados, con declaración de bien de interés cultural, los archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad archivística, podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. • El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. • Los Comités Técnicos.
              1. 2. A nivel territorial • Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos. • Los Consejos Territoriales de Archivo.
                1. 3. A nivel institucional • Los Archivos Institucionales
                2. 5. INSTANCIAS ASESORAS
                  1. 1. A nivel nacional El Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012, el cual cumplirá, entre otras, las funciones de Comité Interno de Archivo.
                    1. 2. A nivel territorial Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos creados por la Administración Departamental y Distrital, según el caso. En las entidades territoriales los Comités Internos de Archivo creados en las entidades públicas, así como en las entidades descentralizadas, autónomas de los municipios, distritos y departamentos, y en las entidades privadas que cumplan funciones públicas.
                    2. 6. ARCHIVOS GENERALES TERRITORIALES
                      1. OBJETIVOS: • Coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el AGN
                        1. FUNCIONES: Recibir las transferencias documentales que, de acuerdo con la TRD o TVD, hayan sido valoradas para conservación permanente
                          1. • Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, • Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra los fondos del ente territorial • Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente • Apoyar y estimular la investigación en los distintos archivos del ente territorial
                        2. 7. COMITÉS TÉCNICOS
                          1. Comités Técnicos Asesores: Instancias asesoras del SNA para el desarrollo de la función archivística, creados de acuerdo con las necesidades de la política archivística.
                            1. FUNCIONES: • Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción . • Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas . • Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nación .
                          2. 9. COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
                            1. Cada entidad establecerá su Comité. Propósito: Asesorar a la alta dirección en materia archivística y de gestión documental física y electrónica, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística de la respectiva Entidad. • Conformación • Funciones
                            2. 8. EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
                              1. • Responsabilidad de la Evaluación de Documentos de Archivo. • Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. • Planes de Acción de los Archivos Generales. • Inventarios de documentos. • Eliminación de documentos.
                              2. 10. ARCHIVOS HISTÓRICOS
                                1. Los archivos históricos que no estén adscritos a entidades públicas serán responsables por el patrimonio documental que tienen a cargo, así como por la adecuada organización y custodia de sus fondos y la prestación de los servicios archivísticos y de consulta sin ningún tipo de restricción. Sin embargo, al estar separados de la administración departamental, distrital o municipal NO podrán recibir transferencias secundarias provenientes de organismos de la administración pública.
                                2. 14. SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
                                  1. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.
                                  2. 11. SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
                                    1. El Archivo General de la Nación desarrollará la plataforma tecnológica para evaluar y hacer seguimiento en línea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos
                                    2. 12. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
                                      1. El Sistema Nacional de Archivos se integrará con el Sistema General de Información del Sector Público, el Sistema Nacional de Cultura, el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, el Sistema Nacional de Formación para el Trabajo –SNFT y el Sistema Nacional de Patrimonio, así como de los demás sistemas que establezca el Gobierno Nacional que sean acordes con su naturaleza.
                                      2. 13. ARCHIVOS DE ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
                                        1. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta las normas que regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
                                        2. 15. RED NACIONAL DE ARCHIVOS
                                          1. El Archivo General de la Nación desarrollará el Proyecto RED NACIONAL DE ARCHIVOS, con el fin de articular, integrar e interconectar mediante el uso de tecnologías de la información, sistemas de información y software especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional, departamental y municipal, así como a los archivos históricos de titularidad pública y a los archivos que conserven documentos declarados como Bienes de Interés Cultural.
                                            1. • El CENSO GUÍA DE ARCHIVOS. Responsabilidad del AGN y de los Archivos Generales Territoriales.
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