GENERALIDADES DE LA ADMINSTRACIÓN DOCUMENTAL

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GENERALIDADES DE LA ADMINSTRACIÓN DOCUMENTAL
1 DEFINICIÓN DE LA ADMINISTRACION
1.1 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
1.1.1 Son
1.1.1.1 todos aquellos procesos encargados a la elaboracion de documentos
1.1.1.1.1 y
1.1.1.1.1.1 y todo esto se rige con una normatividad, llevando un proceso administrativo
1.1.1.1.1.1.1 su finalidad
1.1.1.1.1.1.1.1 es
1.1.1.1.1.1.1.1.1 regular la administración de archivos
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 para
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 la recopilacion de datos
1.1.2 las
1.1.2.1 funciones buscan que los procesos administrativos sean cordinados
1.1.2.1.1 con
1.1.2.1.1.1 el fin de que el documento apoye la comunicación empresarial
1.1.2.1.1.1.1 las
1.1.2.1.1.1.1.1 funciones son
1.1.2.1.1.1.1.1.1 * CONTROL * MANTENIMIENTO * ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS * DESCARTE DE DOCUMENTOS * RECUPERACION DE LA INFORMACION
1.1.3 CONTROL
1.1.3.1 ES
1.1.3.1.1 apoyarse en herramientas , soportes y las disposiciones finales ejemplos; acuerdos, leyes, árticulos y las NTC
1.1.3.1.1.1 Y
1.1.3.1.1.1.1 una persona que este apoyada por instrumentos tecnologicos
1.1.3.1.1.1.1.1 como
1.1.3.1.1.1.1.1.1 el reloj radicador, sellos secos, húmedos, hologramas, tintas y detectores de seguridad en general.
1.1.3.2 MANTENIMIENTO
1.1.3.2.1 ES
1.1.3.2.1.1 El cuidado y la actualización que se le da al documento dependiendo el soporte en el cual esta guardado y en que condiciones esta se preserva.
1.1.3.2.1.1.1 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
1.1.3.2.1.1.1.1 ES
1.1.3.2.1.1.1.1.1 la funcion que consiste en lla recopilacion de los documentos debidamente clasificados y almacernarlos en el lugar adecuado, como lo indica la normatividad.
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1 DESCARTE DE DOCUMENTOS
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1.1 LOS
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1.1.1 Documentos con el pasar del tiempo pierden su valor administrativo, estos según las tablas de retención deben ser eliminados.
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1.1.1.1 RECUPERACIÓN DE LA INFORMACION
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 ES UN PROCESO DE EXPLORACIÓNN DE BASES DE DATOS, DOCUMENTOS Y TODO AQUELLO QUE GENERE SOPORTES O EVIDENCIEN ALGO
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 LOS RESULTADOS SON DOS
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar. Imagen No 9. El descarte de documentos requiere una previa revisión por parte del comité encargado. Í
1.1.3.2.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.2 Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados
1.2 PROCESO ADMINISTRATIVO
1.2.1 son
1.2.1.1 secuencias de acciones y operaciones logicas
1.2.1.1.1 que son
1.2.1.1.1.1 PLANEACION
1.2.1.1.1.1.1 son
1.2.1.1.1.1.1.1 todas las actividades que se deben realizar, para la obtenciónn de resultados y respuestas.
1.2.1.1.1.2 EJECUCIÓN
1.2.1.1.1.2.1 es
1.2.1.1.1.2.1.1 ya teniendo la planiación y la organización procedemos a la ejecucion de los recursos
1.2.1.1.1.2.1.1.1 y
1.2.1.1.1.2.1.1.1.1 teniendo o elaborando un plan de contigencia
1.2.1.1.1.3 CONTROL
1.2.1.1.1.3.1 este controla
1.2.1.1.1.3.1.1 las
1.2.1.1.1.3.1.1.1 actividades de PLANECION, ORGANIZACION Y EJECUCION
1.2.1.1.1.4 ORGANIZACION
1.2.1.1.1.4.1 son
1.2.1.1.1.4.1.1 todos aquellos elementos que establecen un orden y una secuencia
1.2.1.1.1.4.1.1.1 para
1.2.1.1.1.4.1.1.1.1 poder logar una buena planeación de los recursos.
1.3 Esta se divide en dos vocablos
1.3.1 Manus traher
1.3.1.1 y
1.3.1.1.1 ministrare
1.3.1.1.1.1 que significa
1.3.1.1.1.1.1 Gestion y Servicio
1.3.1.1.1.1.1.1 que al unirse quedan como
1.3.1.1.1.1.1.1.1 Gestión del Servicio
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