Procedimientos para números de autorización

1. Cliente nuevo
   1. Enviar formatos correspondientes

      Annotations:

      • - Alta de cliente - lista de distribución - Microbiología- Residuo
      1. Generar cotización

         Annotations:

         • Cuando cliente envíe información de muestra
         1. Notificar a contabilidad para generar referencia bancaria
            1. Esperar pago de cliente para generar números de autorización

               Annotations:

               • Clientes nuevos para primer servicio deben pagar por anticipado
               1. Generar número de autorización de acuerdo a información enviada por el cliente en formato

                  Annotations:

                  • En correo enviado siempre poner con copia a Mexicali dispatch y dispatch
                  • Para dispatch poner la siguiente nota: Attached you will find authorization number assigned to your request. Regards. **DISPATCH PLEASE PRINT FOR DSR BINDER** Thank you
                  • Poner copia a muestreador correspondiente en caso necesario para que esté enterado o notificarlo vía telefónica
                  1. Imprimir formato y correo electrónico del cliente

                     Annotations:

                     • Pasar a Blanca para segunda revisión
                     • Consultar a cliente en caso de dudas con información (vía correo electrónico y telefónica)
                     • En caso de error de llenado en LIMS corregir las veces que sea necesario
                     • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
                     1. Esperar muestras para su recepción en laboratorio

                        Annotations:

                        • En caso de que su ciudad no sea Mexicali pedir número de guia de Baja Pack a muestreador correspondiente (consultar correo) y monitorearla
                        1. Una vez en laboratorio comprobar que información rotulada coincida con formato enviado por el cliente

                           Annotations:

                           • En caso de dudas o discrepancias consultar a muestreador, cliente o ambos según sea el caso
                           • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
                           1. Pasar muestra a laboratorio
                              1. Llenar el LIMS e imprimir formatos para laboratorio

                                 Annotations:

                                 • En caso de dudas o discrepancias consultar a muestreador, cliente o ambos según sea el caso
                                 • Tomar temperatura, hora de llegada, llenar cadena de custodia, millaje, tiempo de entrada (y salida en caso de ser necesario)y tiempo recorrido (especificar si es una vía o viaje completo)
                                 • En caso de muestras de agua llenar además punto de entrada y fecha y hora
                                 • Llenar información adicional (en caso de haber) pendiente en descripción de la muestra
                                 • Si muestra es foránea dar de baja número de guia en Master
                                 1. Dar a Blanca formato de cliente para segunda revisión

                                    Annotations:

                                    • o dar segunda revisión en caso correspondiente
                                    1. Archivar solicitud de cliente

                                       Annotations:

                                       • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
2. Cliente existente
   1. Comprobar que cliente vaya al corriente con pagos

      Annotations:

      • En caso contrario consultar con Juan Zavala o Manuel Flores según corresponda para consultar si se puede proceder con servicio
      1. Generar número de autorización de acuerdo a información enviada por el cliente en formato

         Annotations:

         • En correo enviado siempre poner con copia a Mexicali dispatch y dispatch
         • Para dispatch poner la siguiente nota: Attached you will find authorization number assigned to your request. Regards. **DISPATCH PLEASE PRINT FOR DSR BINDER**Thank you
         • Poner copia a muestreador correspondiente en caso necesario para que esté enterado o notificarlo vía telefónica
         1. Imprimir formato y correo electrónico del cliente

            Annotations:

            • Pasar a Blanca para segunda revisión
            • Consultar a cliente en caso de dudas con información (vía correo electrónico y telefónica)
            • En caso de error de llenado en LIMS corregir las veces que sea necesario
            • En caso de  cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
            1. Esperar muestras para su recepción en laboratorio

               Annotations:

               • En caso de que su ciudad no sea Mexicali pedir número de guia de Baja Pack a muestreador correspondiente (consultar correo) y monitorearla
               1. Una vez en laboratorio comprobar que información rotulada coincida con formato enviado por el cliente

                  Annotations:

                  • En caso de dudas o discrepancias consultar a muestreador, cliente o ambos según sea el caso
                  • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
                  1. Pasar muestra a laboratorio
                     1. Llenar el LIMS e imprimir formatos para laboratorio

                        Annotations:

                        • En caso de dudas o discrepancias consultar a muestreador, cliente o ambos según sea el caso
                        • Tomar temperatura, hora de llegada, llenar cadena de custodia, millaje, tiempo de entrada (y salida en caso de ser necesario)y tiempo recorrido (especificar si es una vía o viaje completo)
                        • En caso de muestras de agua llenar además punto de entrada y fecha y hora
                        • Llenar información adicional (en caso de haber) pendiente en descripción de la muestra
                        1. Dar a Blanca formato de cliente para segunda revisión

                           Annotations:

                           • o dar segunda revisión en caso correspondiente
                           1. Archivar solicitud de cliente

                              Annotations:

                              • En caso de  cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad

1. Cliente nuevo
   1. Pedir información básica

      Annotations:

      • Nombre, compañía, número telefónico, correo electrónico
      1. Enviar formatos para alta vía correo electrónico
         1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente nuevo

            Annotations:

            • Desde generar cotización en adelante
2. Cliente existente
   1. Pedir información para llenar solicitud de microbiología

      Annotations:

      • Información sobre el cliente: - correo electrónico - cliente - solicitado por (quien llama) - teléfono - fecha de muestreo (o recolección o entrega) depende de lo que aplique - Ciudad o locación - quien es el muestreador - facturación (comprobar información con LIMS o solicitudes previas)
      • Información sobre la(s) muestra(s) (dependiendo de lo que aplique): - Análisis a realizar - producto - agricultor - rancho/ empaque - lote - acres - fecha de cosecha - observaciones
      1. Llenar solicitud de LIMS

         Annotations:

         • Puede ser durante la llamada o pasar la información nuevamente
         1. Enviar solicitud vía correo elctrónico

            Annotations:

            • Pedir confirmación de conformidad
            1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente existente

               Annotations:

               • Desde imprimir formato en adelante

1. Cliente nuevo
   1. Imprimir formatos para su llenado

      Annotations:

      • -Alta de cliente -lista de distribución-Microbiología-Residuo
      1. Sin muestra
         1. Enviar cotización

            Annotations:

            • O darla según su caso
            • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
            1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente nuevo

               Annotations:

               • A partir de notificar a contabilidad para generar referencia bancaria
      2. Con muestra
         1. Enviar cotización

            Annotations:

            • O darla según su caso
            1. En caso de que cliente acepte resguardar muestra

               Annotations:

               • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
               1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente nuevo

                  Annotations:

                  • A partir de notificar a contabilidad para generar referencia bancaria
2. Cliente existente
   1. Número de autorización al momento
      1. Llenar LIMS
         1. Etiquetar muestra con número de autorización correspondiente

            Annotations:

            • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
            • Tomar temperatura y hora
            1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente existente

               Annotations:

               • A partir de pasar muestra a laboratorio
   2. Número de autorización vía correo electrónico
      1. Con correo previo
         1. Comprobar que información de solicitud coincida con la muestra

            Annotations:

            • Número de autorización generado previamente en LIMS, etiquetar muestra y tomar temperatura y hora
            1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente existente

               Annotations:

               • A partir de muestra a laboratorio
               • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
      2. Sin correo previo
         1. Comprobar que información de solicitud coincida con la muestra

            Annotations:

            • Tomar temperatura y hora, resguardar en refrigerador hasta que se genere  número de autorización y se rotule
            1. Generar número de autorización de acuerdo con solicitud que venía con muestra

               Annotations:

               • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
               • Una vez que se tenga número de autorización enviar solicitud vía correo electrónico
               1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente existente

                  Annotations:

                  • A partir de pasar muestra a laboratorio

Annotations:

• Con Juan Zavala o Manuel Flores

1. Generar número de autorización

   Annotations:

   • En subcontract type poner full
   • Elegir el estudio adecuado (en analysis (por ejemplo metaes pesados)
   1. USA
      1. Seguir proceso de Residuos según vía correspondiente (correo electrónico, teléfono, presencial)
         1. Enviar resultados a clientes recibidos por químicos
   2. México
      1. Llenar formato de solicitud de laboratorio subcontratado
         1. Pedir a Blanca número de guía de Estafeta para Emilio

            Annotations:

            • Monitorear guía 
            • Proceso es similar a residuo con diferencia de que llega a otro laboratorio y no de Primus
            1. Pedir estatus a laboratorio de México una vez llegadas las muestras
               1. Hacer transcripción de resultados (una vez recibidos)

1. Ciente nuevo
   1. Enviar formatos correspondientes

      Annotations:

      • - Alta de cliente - lista de distribución - Microbiología - Residuo
      1. Generar cotización

         Annotations:

         • Cuando cliente envíe información de muestra
         1. Notificar a contabilidad para generar referencia bancaria
            1. Esperar pago de cliente para generar números de autorización

               Annotations:

               • Clientes nuevos para primer servicio deben pagar por anticipado
               1. Generar número de autorización de acuerdo a información enviada por el cliente en formato

                  Annotations:

                  • En correo enviado siempre poner con copia a Mexicali dispatch y dispatch
                  • Para dispatch poner la siguiente nota: Attached you will find authorization number assigned to your request. Regards. **DISPATCH PLEASE PRINT FOR DSR BINDER** Thank you
                  • Poner copia a muestreador correspondiente en caso necesario para que esté enterado o notificarlo vía telefónica
                  1. Imprimir formato y correo electrónico del cliente

                     Annotations:

                     • Pasar a Blanca para segunda revisión
                     • Consultar a cliente en caso de dudas con información (vía correo electrónico y telefónica)
                     • En caso de error de llenado en LIMS corregir las veces que sea necesario
                     • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
                     1. Tijuana
                        1. Llenar información

                           Annotations:

                           • Número de guía enviada por muestreadores en Master (monitorearla)
                           • Tiempo de entrada, tiempo de salida, millaje, tiempo recorrido, si es una vía o viaje completo (en caso de que muesterador no envíe formatos o lo solicite)
                           1. Revisar que muestra llegó a Santa María
                              1. Archivar solicitud del cliente

                                 Annotations:

                                 • En caso de cambios enviar  correo a cliente para que confirme de conformidad
                     2. Mexicali
                        1. Llenar información

                           Annotations:

                           • Número de guía enviada por muestreadores en Master (monitorearla)
                           • Tiempo de entrada, tiempo de salida, millaje, tiempo recorrido, si es una vía o viaje completo (en caso de que muesterador no envíe formatos o lo solicite)
                           1. Recibir muestras y comprobar que información coincida

                              Annotations:

                              • Imprimir formatos de residuo
                              • En caso de que no se envíen en el mismo momento refrigerar y rotular para que las vea Ricardo en el refrigerador
                              1. Dar muestras a Ricardo para su envío a Santa María

                                 Annotations:

                                 • Hacer lista de todas las muestras enviadas a Santa María
                                 1. Revisar que muestra llegó a Santa María
                                    1. Archivar solicitud del cliente

                                       Annotations:

                                       • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
2. Cliente existente
   1. Comprobar que cliente vaya al corriente con pagos

      Annotations:

      • En caso contrario consultar con Juan Zavala o Manuel Flores según corresponda para consultar si se puede proceder con servicio
      1. Generar número de autorización de acuerdo a información enviada por el cliente en formato

         Annotations:

         • En correo enviado siempre poner con copia a Mexicali dispatch y dispatch
         • Para dispatch poner la siguiente nota: Attached you will find authorization number assigned to your request. Regards.
         • Poner copia a muestreador correspondiente en caso necesario para que esté enterado o notificarlo vía telefónica
         1. Imprimir formato y correo electrónico del cliente

            Annotations:

            • Pasar a Blanca para segunda revisión
            • Consultar a cliente en caso de dudas con información (vía correo electrónico y telefónica)
            • En caso de error de llenado en LIMS corregir las veces que sea necesario
            • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
            1. Tijuana
               1. Llenar información

                  Annotations:

                  • Número de guía enviada por muestreadores en Master (monitorearla)
                  • Tiempo de entrada, tiempo de salida, millaje, tiempo recorrido, si es una vía o viaje completo (en caso de que muesterador no envíe formatos o lo solicite)
                  1. Revisar que muestra llegó a Santa María
                     1. Archivar solicitud del cliente

                        Annotations:

                        • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad
            2. Mexicali
               1. Llenar información

                  Annotations:

                  • Número de guía enviada por muestreadores en Master (monitorearla)
                  • Tiempo de entrada, tiempo de salida, millaje, tiempo recorrido, si es una vía o viaje completo (en caso de que muesterador no envíe formatos o lo solicite)
                  1. Recibir muestras y comprobar que información coincida

                     Annotations:

                     • Imprimir formatos de residuo
                     1. Dar muestras a Ricardo para su envío a Santa María

                        Annotations:

                        • Hacer lista de todas las muestras enviadas a Santa María
                        1. Revisar que muestra llegó a Santa María
                           1. Archivar solicitud del cliente

                              Annotations:

                              • En caso de cambios enviar correo a cliente para que confirme de conformidad

1. Cliente Nuevo
   1. Imprimir formatos para su llenado

      Annotations:

      • -Alta de cliente -lista de distribución -Microbiología -Residuo
      1. Sin muestra
         1. Enviar cotización

            Annotations:

            • O darla según su caso
            • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
            1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente nuevo

               Annotations:

               • A partir de notificar a contabilidad para generar referencia bancaria
      2. Con muestra
         1. Enviar cotización

            Annotations:

            • O darla según su caso
            1. En caso de que cliente acepte resguardar muestra

               Annotations:

               • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
               1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente nuevo

                  Annotations:

                  • A partir de notificar a contabilidad para generar referencia bancaria
2. Cliente existente
   1. Número de autorización al momento
      1. Llenar LIMS
         1. Etiquetar muestra con número de autorización correspondiente

            Annotations:

            • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
            • Tomar temperatura y hora
            1. Recibir muestras y comprobar que información coincida

               Annotations:

               • Imprimir formatos de residuo
               • En caso de que no se envíen en el mismo momento refrigerar y rotular para que las vea Ricardo en el refrigerador
               1. Dar muestras a Ricardo para su envío a Santa María

                  Annotations:

                  • Hacer lista de todas las muestras enviadas a Santa María
                  1. Archivar solicitud del cliente

                     Annotations:

                     • Hacer lista de todas las muestras enviadas a Santa María
   2. Número de autorización vía correo electrónico
      1. Con correo previo
         1. Comprobar que información de solicitud coincida con la muestra

            Annotations:

            • Número de autorización generado previamente en LIMS, etiquetar muestra
            1. Seguir proceso vía Presencial (en laboratorio) de cliente con número de autorización al momento

               Annotations:

               • A partir de Recibir muestras y comprobar que información coincida
      2. Sin correo previo
         1. Comprobar que información de solicitud coincida con la muestra

            Annotations:

            • Resguardar muestra en refrigerador
            1. Generar número de autorización de acuerdo con solicitud que venía con muestra

               Annotations:

               • A partir de aquí presencia de cliente no es necesaria
               • Una vez que se tenga número de autorización enviar solicitud vía correo electrónico
               1. Seguir proceso vía Presencial (en laboratorio) de cliente con número de autorización al vía correo electrónico

                  Annotations:

                  • A partir de comprobar que la información de solicitud coincida con la muestra 

1. Cliente Nuevo
   1. Pedir información básica

      Annotations:

      • Nombre, compañía, número telefónico, correo electrónico
      1. Enviar formatos para alta vía correo electrónico
         1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente nuevo

            Annotations:

            • Desde generar cotización
2. Cliente existente
   1. Pedir información para llenar solicitud de Residuo

      Annotations:

      • Información sobre el cliente: - correo electrónico - cliente - solicitado por (quien llama) - teléfono - fecha de muestreo (o recolección o entrega) depende de lo que aplique - Ciudad o locación - quien es el muestreador - facturación (comprobar información con LIMS o solicitudes previas)
      • Información sobre la(s) muestra(s) (dependiendo de lo que aplique):- Análisis a realizar- producto- agricultor- rancho/ empaque
      1. Llenar solicitud de LIMS

         Annotations:

         • Puede ser durante la llamada o pasar la información nuevamente
         1. Seguir proceso vía correo electrónico para cliente existente

            Annotations:

            • Desde imprimir formato en adelante