Principios del PGD

Angela del cielo
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A continuación se presentan los principios del PGD, de acuerdo al decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.5. Principios del proceso de gestión documental. gestión documentos en toda administración pública se regirá por los siguientes principios. Hoja No. 121
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Principios del PGD
1 Planeación

Annotations:

  • La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que  determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión.
2 Eficiencia

Annotations:

  • Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un procceso.
3 Economía

Annotations:

  • Las  entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
4 Control y seguimiento

Annotations:

  • Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
5 Oportunidad

Annotations:

  • Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
6 Transparencia

Annotations:

  • Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
7 Disponilbilidad

Annotations:

  • Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.
8 Agrupación

Annotations:

  • Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases  o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.
9 Vínculo archivístico

Annotations:

  • Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de  clasificación, descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
10 Protección del medio ambiente

Annotations:

  • Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información.
11 Autoevaluación

Annotations:

  • Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
12 Coordinación y acceso

Annotations:

  • Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
13 Cultura archivística

Annotations:

  • Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.
14 Modernización

Annotations:

  • La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
15 Interoperabilidad

Annotations:

  • Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
16 Orientación al ciudadano

Annotations:

  • El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).
17 Neutralidad Tecnológica

Annotations:

  • El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
18 Protección de la información y los datos

Annotations:

  • Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.
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