Procedimiento de Ejecución Examen Especial

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Description

Se describe el proceso de un examen especial

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Procedimiento de Ejecución Examen Especial
1 Todo Examen Especial inicia con la necesidad de auditar una actividad de competencia de determinada institución.
1.1 El pedido de realizar esta inspección o auditoría puede venir del organismo de control, Contraloría General del Estado (por Auditoría Interna o Externa), o de la máxima autoridad de la institución a ser auditada.
1.1.1 La Contraloría General del Estado autoriza su inicio mediante una Orden de Trabajo.
1.1.1.1 Se envía la Notificación de inicio, por parte del Contralor del Estado, a la máxima autoridad de la Institución Auditada, en dónde se define el equipo de trabajo (auditoria interna o externa), se solicita la colaboración de las áreas involucradas y se pide la información para futuras notificaciones a la máxima autoridad.
1.1.1.1.1 La máxima autoridad pide mediante memorando la colaboración para la realización del examen especial a las áreas involucradas y mediante oficio responde al Contralor General del Estado la información solicitada en la Notificación de Inicio.
1.1.1.1.1.1 Se comunican los Resultados Provisionales del Examen a la máxima autoridad para que en caso de necesaria justificación (comprobable) se pueda desvirtuar y eliminar alguna conclusión en el informe de los Resultados Provisionales.
1.1.1.1.1.1.1 Se da contestación al informe de resultados provisionales, la cual contendrá un análisis verificando que la conclusión no es la adecuada y respaldando con los documentos necesarios.
1.1.1.1.1.1.1.1 Se convoca a la Conferencia Final en donde se dará lectura al Borrador del Informe Final, en este punto ya no se podrá cambiar el contenido principal del informe mas sí se podrán hacer aclaraciones para su mejor entendimiento.
1.1.1.1.1.1.1.1.1 A esta convocatoria, para lectura de borrador del informe, se podrá delegar la asistencia de la máxima autoridad a otra persona para lo cual se debe realizar un memorando delegando a la persona autorizada para asistir y un oficio notificando de la delegación al Contralor General del Estado. En ambos casos se pedirá una copia del Borrador del Informe General.
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 Se envía el Informe General aprobado por la Contraloría General del Estado a la máxima autoridad, el mismo que contiene los resultados, conclusiones y recomendaciones del Examen Especial.
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 Se remiten las recomendaciones, por parte de la máxima autoridad, para el cumplimiento por parte de los responsables y se da un tiempo de 60 días para su contestación con las aplicaciones que se han realizado.
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 Una vez que se hayan remitido todas las recomendaciones con su cumplimiento, la máxima autoridad enviará las mismas al órgano de control para que se verifique su cumplimiento y se de por cerrado el Examen Especial.
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 Remisión de cumplimiento al Órgano de Control
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.2 Disposición de Recomendaciones
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.2 Informe General Aprobado
1.1.1.1.1.1.1.1.1.2 Memorando y Oficio de Delegación de asistencia
1.1.1.1.1.1.1.1.2 Convocatoria a la Conferencia Final
1.1.1.1.1.1.1.2 Contestación justificada a los Resultados Provisionales
1.1.1.1.1.1.2 Comunicación de Resultados Provisionales
1.1.1.1.1.2 Memorando de Colaboración y Oficio de Señalamiento de Domicilio
1.1.1.1.2 Notificación Inicial
1.1.1.2 Orden de Trabajo
1.1.2 Solicitud de Examen Especial
1.2 Necesidad de Auditoría
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