ACUERDO 04-2013 URIEL BETANCOURT C. RICARDO FLORES R.

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ACUERDO 04-2013 URIEL BETANCOURT C. RICARDO FLORES R.

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ACUERDO 04-2013 URIEL BETANCOURT C. RICARDO FLORES R.
  1. I- DISPOSICIONES GENERALES
    1. Art 1- Ambito de aplicación: Entidades del estado de orden nacional, departamental y municipal, según Art 4-2013 y demas normas del AGN
      1. Pgrf. 1- >Por autonomía constitucional la rama Judicial adopta políticas archivísticas
        1. Pgrf. 2- El AGN define procedimientos especiales para entidades que no tienen estructura organizacional
        2. Art 2- Alcance: Las TRD se deben elaborar y aplicar a dctos físicos y electrónicos, según dec. 2609-2012 y las TVD para fondos documentales acumulados
          1. Art. 3- Equipo interdisciplinario para su elaboración; las TRD y TVD se eleboran por equipo de profesionales de diferentes ramas
            1. Art. 4- Cuadros de clasificación dctal. Las TRD y TVD deben elaborarse a partir de cuadros de valoración dctal.
            2. II. ELABORACION Y APROBACIÓN DE TRD Y TVD
              1. Art. 5- Las TRD y TVD se eleboran de acuerdo al instructivo del AGN
                1. Art. 6- Criterios de Elaboración.: Idoneidad- Análisis contextual - Trazabilidad y control
                  1. Art. 7- Firmas responsables. Las TRD y TVD deben ser suscritas por funcionarios autorizados
                    1. Art. 8- Aprobación - Las TRD y TVD deben ser aprobadas por Acto Administrativo o por el representante legal de la entidad
                    2. III-PUBLICACIÓN Y APROBACIÓN
                      1. aRT. 9- Las TRD y TVD se deben publicar en la pag. Web de la institución
                        1. Art. 10- Presentación, Revisión y Ajustes
                          1. a. La presentación, revisión y ajustes de las Tablas, se debe hacer dentro de los 30 dias siguientes a su aprobación
                            1. b. Solicitar la inscripción de las tablas en el RUSD del AGN
                              1. c. Si la TRD y la TVD no cumple con los requisitos técnicos del AGN se debe hacer ajustes en los 30 días siguientes
                                1. d: El incumplimiento de ajustes determinaran las sanciones a que haya lugar en el Art. 35 de la Ley 594-2000
                                  1. e. Si transcurridos 90 dias de la presentación de la TRD y TVD las instancias encargadas no se pronuncian, la entidad procederá a la implementación de ésta
                        2. IV. - EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN
                          1. Art. 11- Evaluzción técnica y solicitud de ajustes, tendrá 90 días el evaluador del AGN pára la recepción y aprovación
                          2. v. IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
                            1. Art. 12- Obligatoriedad para realizar ajustes que son de obligatirio cumplimiento o será sujeto a sanciones según Art. 35 de la ley 594 de 2000
                              1. Art. 13- Implementación. Las entidades deben proceder con las modificaciones y con su implementación
                                1. Art. 14- Actualización. deben realizarse en los casos: a. Existen cambios en la estructura orgánica. b. cuando existan cambios en las funciones. c. cuando la Entidad sufra procesos de fusión, supresión, ensición o liquidación de la entidad. d. Cuando se produzcan cambios normativos del país. e. cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. f. Cuando se generen nuevas series y tipos documentales, g. Cuandpo se hagan cambios en los criterios de valoración, soporte y procedimientos que afecten la producción del dcto.
                            2. VI. - DISPOSICIONES FINALES
                              1. Art. 16- Inspección y vigilancia: El AGN revisará las TRD y TVD y su proceso de implementación
                                1. Art. 17- Sanciones: El incumplimiento dará sanciones de acuerdo al Art. 35 de la ley 594/2000
                                  1. Art. 18- Uso de las tecnologías de la información.
                                    1. Art. 19- Obligatoiredad de las Entidades privadas: Es la responsabilidad de las Superintendencias y Ministerios solicitar a las entidades privadas bajo la supervisión de sus TRD y TVD de acuerdo al AGN
                                      1. Art. 20- Transitorio: Las entidades públicas y privadas tendran 180 días para inscribir las TRD y TVD al RUSD
                                        1. Art. 21- El acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las nornas que le sean contrarias
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