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ACUERDO 04-2013 URIEL
BETANCOURT C. RICARDO FLORES R.
- I- DISPOSICIONES GENERALES
- Art 1- Ambito de aplicación: Entidades del estado
de orden nacional, departamental y municipal,
según Art 4-2013 y demas normas del AGN
- Pgrf. 1- >Por autonomía constitucional la
rama Judicial adopta políticas archivísticas
- Pgrf. 2- El AGN define procedimientos
especiales para entidades que no tienen
estructura organizacional
- Pgrf. 1- >Por autonomía constitucional la
rama Judicial adopta políticas archivísticas
- Art 2- Alcance: Las TRD se deben elaborar y aplicar a
dctos físicos y electrónicos, según dec. 2609-2012 y
las TVD para fondos documentales acumulados
- Art. 3- Equipo interdisciplinario para su
elaboración; las TRD y TVD se eleboran por
equipo de profesionales de diferentes ramas
- Art. 4- Cuadros de clasificación dctal.
Las TRD y TVD deben elaborarse a partir
de cuadros de valoración dctal.
- Art 1- Ambito de aplicación: Entidades del estado
de orden nacional, departamental y municipal,
según Art 4-2013 y demas normas del AGN
- II. ELABORACION Y APROBACIÓN DE TRD Y TVD
- Art. 5- Las TRD y TVD se eleboran de
acuerdo al instructivo del AGN
- Art. 6- Criterios de Elaboración.: Idoneidad-
Análisis contextual - Trazabilidad y control
- Art. 7- Firmas responsables. Las TRD y
TVD deben ser suscritas por
funcionarios autorizados
- Art. 8- Aprobación - Las TRD y TVD deben
ser aprobadas por Acto Administrativo o
por el representante legal de la entidad
- Art. 5- Las TRD y TVD se eleboran de
acuerdo al instructivo del AGN
- III-PUBLICACIÓN Y APROBACIÓN
- aRT. 9- Las TRD y TVD se deben publicar en la
pag. Web de la institución
- Art. 10- Presentación, Revisión y Ajustes
- a. La presentación, revisión y ajustes
de las Tablas, se debe hacer dentro de
los 30 dias siguientes a su aprobación
- b. Solicitar la inscripción de las tablas en el RUSD del AGN
- c. Si la TRD y la TVD no cumple con los requisitos técnicos del AGN
se debe hacer ajustes en los 30 días siguientes
- d: El incumplimiento de ajustes determinaran las sanciones a que
haya lugar en el Art. 35 de la Ley 594-2000
- e. Si transcurridos 90 dias de la
presentación de la TRD y TVD las
instancias encargadas no se
pronuncian, la entidad procederá
a la implementación de ésta
- e. Si transcurridos 90 dias de la
presentación de la TRD y TVD las
instancias encargadas no se
pronuncian, la entidad procederá
a la implementación de ésta
- d: El incumplimiento de ajustes determinaran las sanciones a que
haya lugar en el Art. 35 de la Ley 594-2000
- c. Si la TRD y la TVD no cumple con los requisitos técnicos del AGN
se debe hacer ajustes en los 30 días siguientes
- b. Solicitar la inscripción de las tablas en el RUSD del AGN
- a. La presentación, revisión y ajustes
de las Tablas, se debe hacer dentro de
los 30 dias siguientes a su aprobación
- aRT. 9- Las TRD y TVD se deben publicar en la
pag. Web de la institución
- IV. - EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN
- Art. 11- Evaluzción técnica y solicitud de
ajustes, tendrá 90 días el evaluador del
AGN pára la recepción y aprovación
- Art. 11- Evaluzción técnica y solicitud de
ajustes, tendrá 90 días el evaluador del
AGN pára la recepción y aprovación
- v. IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
- Art. 12- Obligatoriedad para realizar ajustes que
son de obligatirio cumplimiento o será sujeto a
sanciones según Art. 35 de la ley 594 de 2000
- Art. 13- Implementación. Las entidades deben proceder
con las modificaciones y con su implementación
- Art. 14- Actualización. deben realizarse en los casos: a. Existen cambios en la estructura
orgánica. b. cuando existan cambios en las funciones. c. cuando la Entidad sufra procesos de
fusión, supresión, ensición o liquidación de la entidad. d. Cuando se produzcan cambios
normativos del país. e. cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. f.
Cuando se generen nuevas series y tipos documentales, g. Cuandpo se hagan cambios en los
criterios de valoración, soporte y procedimientos que afecten la producción del dcto.
- Art. 14- Actualización. deben realizarse en los casos: a. Existen cambios en la estructura
orgánica. b. cuando existan cambios en las funciones. c. cuando la Entidad sufra procesos de
fusión, supresión, ensición o liquidación de la entidad. d. Cuando se produzcan cambios
normativos del país. e. cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. f.
Cuando se generen nuevas series y tipos documentales, g. Cuandpo se hagan cambios en los
criterios de valoración, soporte y procedimientos que afecten la producción del dcto.
- Art. 13- Implementación. Las entidades deben proceder
con las modificaciones y con su implementación
- Art. 12- Obligatoriedad para realizar ajustes que
son de obligatirio cumplimiento o será sujeto a
sanciones según Art. 35 de la ley 594 de 2000
- VI. - DISPOSICIONES FINALES
- Art. 16- Inspección y vigilancia: El AGN revisará las
TRD y TVD y su proceso de implementación
- Art. 17- Sanciones: El incumplimiento dará
sanciones de acuerdo al Art. 35 de la ley 594/2000
- Art. 18- Uso de las tecnologías de la información.
- Art. 19- Obligatoiredad de las Entidades privadas: Es la responsabilidad de las
Superintendencias y Ministerios solicitar a las entidades privadas bajo la
supervisión de sus TRD y TVD de acuerdo al AGN
- Art. 20- Transitorio: Las entidades públicas y privadas
tendran 180 días para inscribir las TRD y TVD al RUSD
- Art. 21- El acuerdo rige a partir de su publicación
y deroga las nornas que le sean contrarias
- Art. 21- El acuerdo rige a partir de su publicación
y deroga las nornas que le sean contrarias
- Art. 20- Transitorio: Las entidades públicas y privadas
tendran 180 días para inscribir las TRD y TVD al RUSD
- Art. 19- Obligatoiredad de las Entidades privadas: Es la responsabilidad de las
Superintendencias y Ministerios solicitar a las entidades privadas bajo la
supervisión de sus TRD y TVD de acuerdo al AGN
- Art. 18- Uso de las tecnologías de la información.
- Art. 17- Sanciones: El incumplimiento dará
sanciones de acuerdo al Art. 35 de la ley 594/2000
- Art. 16- Inspección y vigilancia: El AGN revisará las
TRD y TVD y su proceso de implementación
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